Perustelut
Kuntalain 140 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.
Myös päätösten ja pöytäkirjojen, jotka on tehty ennen uuden kuntalain ko. säännösten voimaantuloa eli 1.6.2017, sisältämät henkilötiedot tulee poistaa verkosta. Vaatimus perustuu tietosuoja-asetukseen ja tietosuojalakiin.
Kuntalain 140 §:n mukaan päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle on sidottu pöytäkirjan nähtävillä pitoon yleisessä tietoverkossa. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluessa siitä, kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi yleiseen tietoverkkoon.
Tuusulan kunnan hallintosäännön 129 §:ssä todetaan pöytäkirjojen julkaisemisesta tietoverkossa seuraavaa:
”Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.
Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Lautakunta voi antaa tarkentavaa ohjeistusta omalla toimialueellaan tai palvelualueellaan.”
Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Säännöksessä korostetaan, että verkkoviestinnässä on huolehdittava siitä, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.
Kuntalaki ei edellytä, että tietoverkkoon tulisi viedä toimielinten esityslistat, mutta se on kunnissa yleisin tapa tiedottaa asioiden valmistelusta ja vireillä olevista asioista.
Tuusulan kunnan hallintosäännön 110 §:n mukaan esityslista ja liitteet, joissa ei ole henkilötietoja, julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta ja liitteistä poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Erityisestä syystä verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäinen kokousasia.
Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tavanomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Epäsuoria tunnistetietoja ovat esimerkiksi erilaiset kuvaukset, joista henkilö on tunnistettavissa. Tunnistettavuus on tapauskohtaista ja se voi syntyä myös asiakirjan tietoja yhdistelemällä taikka yhdistelemällä asiakirjan tietoja verkosta löytyviin tietoihin.
Henkilötieto voi määritelmän mukaan olla myös esimerkiksi paikkatieto, joka kertoo jotakin tietystä henkilöstä; kuva, joka yhdistettynä esimerkiksi osoitetietoihin kertoo jotakin tietystä henkilöstä tai tämän elinolosuhteista tai IP-osoite, jos tämä voidaan liittää tiettyyn käyttäjään tai käyttäjätunnus. Paitsi henkilötunnusta myös esimerkiksi kiinteistötunnusta voidaan pitää henkilötietona, koska sen perusteella kiinteistön omistajat ovat kohtuullisen vaivatta selvitettävissä - samoin auton rekisterinumeroa ja henkilön tarkkaa osoitetta.
Pöytäkirjaa (ja esityslistaa) julkaistaessa se saa sisältää ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Hallituksen esityksessä kuntalaiksi henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitilin numero ja tieto perheenjäsenistä on mainittu tiedoiksi, mitkä eivät yleensä itse päätöksen tiedoksiannon kannalta ole olennaisia mutta voivat altistaa ao. henkilön erilaisten rikosten kohteeksi. Näin ollen näiden tietojen verkkoon laittamista tulee välttää.
Henkilövaalia koskevissa asioissa valitun ja varalle valitun henkilön nimitietojen sekä mahdollisesti ammattia ja koulutusta koskevien tietojen julkaiseminen voi olla tarpeellista. Myös luottamushenkilöitä koskevissa asioissa, kuten henkilön valinta toimielimeen ja sieltä eroaminen, voidaan henkilön nimiä julkaista myös verkossa.
Erityistä huomiota tulee kiinnittää siihen, ettei sellaisia osoite ja puhelinnumerotietoja, joita koskee ns. turvakielto, laiteta tietoverkkoon.
Tuusulan kunta otti käyttöön CaseM-asianhallintajärjestelmän toukokuussa 2017. Syyskuussa 2018 CaseM-asianhallintajärjestelmään saatiin ominaisuus, joka mahdollistaa päätöspöytäkirjojen julkaisemisen siten, että otsikossa, kuvauksessa, päätösehdotuksessa ja päätöksessä olevat henkilötiedot voidaan määritellä henkilötiedoiksi ja korvata ne vaihtoehtoisella tekstillä oikaisuvaatimus- tai valitusajan jälkeen. Henkilötietoja sisältävät liitteet poistuvat automaattisesti oikaisuvaatimus- tai valitusajan jälkeen.
Yksittäiset päätöspöytäkirjat saattavat sisältää henkilötietoja, koska aikaisempi versio CaseM:sta ei mahdollistanut yllä kuvattua toiminnallisuutta.
Kuten edellä on jo todettu, myös päätösten ja pöytäkirjojen, jotka on tehty aiemmin kuin 1.6.2017, sisältämät henkilötiedot tulee poistaa verkosta. Ennen uuden kuntalain voimaantuloa Kuntatoimisto-asianhallintajärjestelmällä laaditut toimielinten pöytäkirjat sisältävät henkilötietoja, mistä syystä ne on poistettu kunnan verkkosivuilta. Vaikka päätöspöytäkirjat/päätökset on poistettu kunnan verkkosivuilta, asiakirjoista voi pyytää tietoja ja saada tiedot salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta.
Kuntatoimistolla laadittujen pöytäkirjojen muokkaamista ja niissä olevien henkilötietojen poistamista on selvitetty melko perusteellisesti. Selvityksen perusteella voidaan todeta, että henkilötietojen poistaminen em. asianhallintajärjestelmässä laadituista pöytäkirjoista ei onnistu automaattisesti vaan vaatisi paljon manuaalista työtä. Liitteiden poistaminen on mahdollista Triplanin eli Kuntatoimisto-järjestelmän toimittajan tekemänä työnä. Tällöin kaikki liitteet poistuvat, mutta henkilötietojen julkaisemista koskeva ongelma ei poistu, sillä mahdolliset henkilötiedot jäävät edelleen päätöspöytäkirjoihin.
Tuusulan kunnassa on laadittu seuraava ohjeistus esityslistojen, pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla:
- Henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen kirjaaminen suoraan esityslistatekstiin tulee minimoida ja viedä henkilötiedot liitteisiin
- Pöytäkirjoissa/päätöksissä olevat henkilötiedot tulee poistaa oikaisuvaatimus- tai valitusajan jälkeen kunnan verkkosivuilta
- Henkilötietoja sisältävät pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten liitteet viedään kunnan verkkosivuille, mutta ne poistetaan verkkosivuilta oikaisuvaatimus- tai valitusajan jälkeen.
Kunnanhallituksen on syytä linjatta, kuinka kauan päätöksiä pidetään yleisessä tietoverkossa ja antaa ohjeistus esityslistojen ja päätösten julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla.
Kunnanhallituksen 18.6.2018 § 231 hyväksymässä Kansallisen kynnysarvon ja EU -kynnysarvon ylittävät hankinnat -hankintaohjeessa todetaan mm. seuraavaa:
Hankintapäätöksen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintapäätös on julkinen, kun päätös on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu (julkisuuslaki 6 § 1 mom 8 kohta). Käytännössä tämä koskee usein kuitenkin valitun toimijan nimeä tai lyhennystä päätöksestä, sillä muu tarjousasian käsittelyssä syntynyt materiaali kuten esim. tarjousten vertailutaulukot, ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä asiakirjoja hankintasopimuksen allekirjoittamiseen saakka (julkisuuslaki 7 § 2 mom). Hankinta-asiakirjat tulevat kokonaisuudessaan yleisöjulkisiksi liikesalaisuuksia lukuun ottamatta, kun sopimus asiassa on tehty. Kunnan viranomaisen harkinnassa on, halutaanko hankinta-asiasta julkaista tietoa ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Hankintalain piiriin kuuluvissa hankinnoissa hankintapäätöksen lainvoima ei riipu siitä, julkaistaanko se kunnan internet- sivuilla, sillä valitusoikeus asiassa on vain asianosaisilla tarjoajilla. Hankintaohjeessa suositellaan, että päätös julkaistaisiin vasta valitusajan päättymisen jälkeen päätöksen tultua lainvoimaiseksi.
Hankintaohjeen 10. kohdassa todetaan, että erityistä huomiota tulisi kiinnittää hankintaa koskevan päätösesityksen julkisuuteen. Tarjoajan suojaksi säädetty avoimuus, syrjimättömyys ja tasapuolinen kohtelu voidaan turvata vain pitämällä tarjoajan valintaa koskeva päätösesitys salassa päätöksentekoon saakka. Julkisuuslain mukaan asianosaisella, saati ulkopuolisilla tahoilla, ei ole oikeutta esittelymuistioon, ratkaisuehdotukseen ja niihin verrattavaan muuhun asian valmistelua varten viranomaisen laatimaan asiakirjaan ennen kuin asian käsittely kysymyksessä olevassa viranomaisessa on päättynyt (julkisuuslaki 11 § 2 mom 3 kohta). Tämän vuoksi toimielimen esityslistalla julkaistaan tieto hankinta-asian käsittelystä vain otsikkotasolla tai lyhennettynä tiivistelmänä julkaisematta tietoja mm. tarjousvertailusta ja valituksi esitetystä toimijasta.
Kunnanhallituksen 5.3.2018 § 82 hyväksymän pienhankintaohjeen hankinta-asiakirjojen julkisuutta koskeva 17. kohdan säännökset vastaavat pääosin em. Kansallisen kynnysarvon ja EU -kynnysarvon ylittävät hankinnat -hankintaohjeen säännöksiä. Hankintaa koskeva asiakirja tulee julkiseksi asianosaisille eli tarjoajille liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta, kun hankintapäätös on tehty. Yleisesti julkisiksi hankintapäätökseen liittyvät asiakirjat tulevat, kun sopimus on allekirjoitettu. Myös hankintaan liittyvä ratkaisuehdotus on julkisuuslain mukaan salassa pidettävä tieto, johon ei ole oikeutta edes asianosaisilla tarjoajilla.
Pienhankinnoissa on poikettava julkisuuslain säännöksistä hankintapäätöksen lainvoimaisuuden saavuttamiseksi, koska kuntalaisilla on myös mahdollisuus muutoksenhakuun kuntalain nojalla. Tämän vuoksi tarjoajille tiedoksi annettava hankintapäätös liitteineen on julkaistava yleisesti nähtäväksi tarjoajille tehdyn tiedoksiannon lisäksi kunnan internet-sivuilla oikaisuvaatimusohjeineen. Kunnan jäsenen katsotaan tällöin saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Liike- ja ammattisalaisuudet ovat kuitenkin aina salassa pidettäviä tietoja, eli niitä ei tule toimittaa tiedoksiannon yhteydessä muille tarjoajille saati kunnan internet-sivuille.
Hankintapäätösten osalta em. ohjeita on sovellettu siten, että internet-sivuilla julkaistaan esityslista-/ehdotusvaiheessa vain otsikko, ja sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty, päätös julkaistaan ilman liitteitä. Liitteet, joista on poistettu liike- ja ammattisalaisuudet, julkaistaan vasta sen jälkeen, kun hankintasopimus on tehty.