Perustelut
Toimivalta
Tuusulan kunnanvaltuuston 4.9.2017 § 159 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan kunnanhallitus päättää kunnan yhteisistä hankinnoista, joiden arvo ylittää 200 000 euroa.
Taustaa
Tuusulan kunnan kalusteiden hankintojen tilaajaa sitomaton arvio vuositasolla on noin 711 360 euroa. Summa jakautuu vuositasolla seuraavasti: hoivakalusteet noin 45 000 euroa, päiväkotikalusteet noin 76 000 euroa, koulukalusteet noin 340 360 euroa ja toimistokalusteet noin 250 000 euroa. Kalusteita hankkii useampi kuin yksi toimiala.
Tuusulan kunta on liittynyt vs. kunnanjohtajan 31.7.2015 allekirjoittamalla sitoumuksella kalusteiden hankinnassa KuntaPro Oy:n puitesopimukseen ajalle 11.8.2015 – 31.9.2018. Puitesopimuksen sopimuskausi päättyy 31.9.2018, joten Tuusulan kunnan tulee uudelleen arvioida kuinka se järjestää kalusteiden hankinnan tämän jälkeen.
Yhteishankintayksikkö
KL-Kuntahankinnat Oy on Suomen Kuntaliitto ry:n omistama hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö. Kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia KL-Kuntahankintojen kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
KL-Kuntahankinnat Oy tarjoaa yhteishankintatoimintoja. Näin ollen kunta voi halutessaan liittyä KL-Kuntahankintojen tulevaan tarjouskilpailuun ja sen perusteella solmittaviin sopimuksiin.
Kalusteet KLKH 136
KL-Kuntahankinnat Oy on kilpailuttamassa kalusteiden puitesopimusta tarkoituksenaan julkaista tarjouspyyntö maaliskuun 2018 aikana. Sopimuksen on tavoitteena astua voimaan huhtikuussa 2018, sopimuskausi on 4/2018–4/2022. KL-Kuntahankinnat kerää sitoutumisilmoituksia 28.2.2018 saakka. Ilmoittamalla sitoumuksensa Tuusulan kunnan on mahdollista vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön ja saada sopimukseen kunnan edun mukaisia ehtoja.
KL-Kuntahankintojen tarjouskilpailu tulee koskemaan toimisto-, koulu-, päiväkoti- ja hoivakalusteita.
KL-Kuntahankintojen asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta. Näin ollen Tuusulan kunta voi sitoutua puitesopimukseen, ja jos sote- ja maakuntauudistus toteutuu, kunta säilyy sopimuksessa sitoutuneena, mutta ostovolyymi muuttuu.
KL-Kuntahankinnat ei veloita asiakkaitaan palveluistaan, vaan kattaa kulunsa toimittajalta perittävällä palvelumaksulla. KL-Kuntahankintojen palvelumaksu on 2 % ostojen arvosta ja se laskutetaan toimittajalta. Ennen hankintailmoituksen julkaisua sitoutuneet asiakkaat saavat palvelumaksuhyvitystä 1 %. Palvelumaksuhyvitys maksetaan kerran vuodessa.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä KL-Kuntahankinnat Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Uudella kilpailutuksella tavoitellaan asiakkaille valinnanvaraa niin tuotealueen kuin toimittajavalinnankin suhteen.
Puitesopimus on rakennettu niin, että kunkin osa-alueen sisällä kalusteita hankitaan etusijajärjestyksen mukaan 60 000 euron kertahankintarajaan saakka. Tämän summan ylittävistä kertahankinnoista järjestetään osa-alueeseen valittujen toimittajien kesken kevennetty kilpailutus. Asiakas voi järjestää kevennetyn kilpailutuksen ranskalaisena urakkana perinteisen kilpailutuksen sijaan ja testata projektiin tilattavat kalusteet asiakasryhmän kanssa. Kevennetyissä kilpailutuksissa asiakkaat saavat lisäksi kilpailutetut hinnat isojen projektien tuotteisiin ja asiakkaat voivat määrittää projektiin liittyen toimitusehdot ja palvelusisällöt.
Tämä toimintamalli hyödyttää kunnan hankintoja tekeviä henkilöitä, koska mallin kevennetyn kilpailutuksen euromääräinen alaraja on tarpeeksi korkea. Yksittäisten kalusteiden hankinta saadaan tehtyä aikaa säästävästi valmiiksi kilpailutetuilla ehdoilla ja hinnoilla, mutta suurempien kokonaisuuksien hankintaan on mahdollista kilpailuttaa kokonaistaloudellisesti parhaat ratkaisut.
Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.