Perustelut
Perusteita uudistamiselle
Valtuusto hyväksyi kunnan uuden strategian kokouksessaan 19.3.2018 § 19. Strategian päämäärinä ovat Sujuva, Hyvinvoiva ja Vireä Tuusula. Päämääriä toteutetaan valtuuston hyväksymillä valtuustokauden tavoitteilla. Yhdeksi valtuustokauden tavoitteeksi määriteltiin uuden kunnan organisaation ja prosessien kehittäminen. Tavoite kunnan, palveluiden ja organisaation uudistamisesta on myös yksi kuluvan vuoden talousarviotavoitteista.
Uudessa kuntastrategiassa painottuvat kasvun ja elinvoiman vahvistamisen, kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen sekä kuntalaisvaikuttamisen ja ympäristön kehittämisen teemat. Johtamisen ja johtamisjärjestelmän uudistamisella voidaan osaltaan varmistaa ja luoda edellytyksiä kuntastrategian tavoitteiden tehokkaalle toteuttamiselle.
Tuusulan valtuusto päätti kokouksessaan 4.6.2018 siirtää kunnan sote-tuotannon Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymään 1.1.2019 lukien. Tämä osaltaan painottaa tarvetta tarkastella kunnan johtamisen rakennemalleja ja johtamisjärjestelmää. Kunnan oman palvelutuotannon määrä vähenee huomattavasti.
Tuusulan kunnan toimintaympäristö on kaikkiaan merkittävässä muutoksessa. Maakuntauudistus, Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä, talous- ja velkaneuvonnan siirtyminen valtiolle, digitalisaatio ja palvelurakenteen muutos ovat tästä esimerkkeinä.
Toimintaympäristön muuttuessa myös kunnan rooli muuttuu. Kuntien keskinäinen kilpailu asukkaista, yrityksistä ja osaavasta henkilöstöstä kiristyy. Kunnan rooli edunvalvonnassa ja omistajaohjauksessa korostuu. Vuorovaikutusvaatimukset myös kasvavat.
Kaikkiaan Tuusulan on vastattava muutokseen, uusiuduttava, kehityttävä.
Valmistelun sisällöstä
Johtamisen rakenteiden ja johtamisjärjestelmän uudistamistyö käynnistettiin kunnan johtoryhmässä keväällä 2018. Yhteistyökumppanina valmistelussa on ollut FCG Konsultointi Oy.
Johtoryhmässä määriteltiin kriteerit, joiden perusteella uudistamista tehdään. Kriteerien toteutus tapahtuu joko rakenteen (”organisaatiolaatikot”) tai johtamisjärjestelmän (mm. johtamisen foorumit) kautta. Työn perustana olleet kriteerit ovat seuraavat:
Rakenteen kautta toteutettavat:
- Kunnan uuden strategian painopistekokonaisuuksien selkeä vastuuttaminen.
- Palvelukokonaisuuksien johtaminen (esim. hyte, elinvoima, turvallisuus)
- Uusiutuva, innovatiivinen, taloudellinen kunta
- Resurssien joustava kohdennettavuus.
Johtamisjärjestelmän kautta toteutettavat:
- Asiakkuuksien kokonaisjohtaminen.
- Vahva poikkihallinnollinen yhteistyö ja verkostomainen toiminta.
- Poliittisen johtamisen ja viranhaltijaorganisaation saumaton yhteistyö.
- Tietojohtamisen sekä osaamisen laajamittainen hyödyntäminen.
- Kunnan eri maantieteellisten alueiden kokonaiskehittämisen vastuuttaminen.
Uudistuksella haetaan myös rakenteen ja johtamisjärjestelmän selkeyttä, yksinkertaisuutta ja helppoa ymmärrettävyyttä.
Johtamisen rakennemallia ja johtamisjärjestelmän sisältöjä on valmisteltu johtoryhmässä, erillisissä alatyöryhmissä ja toimialueiden esimiesten kanssa. Uudistamistyön sisältöä on käsitelty ja valmisteltu kunnanhallituksen seminaarissa 14.6.2018. Yhteistyökomitea on käsitellyt uudistamisehdotuksia kokouksessaan 15.8.2018 ja paikalliset ammatilliset järjestöt antavat mahdolliset lausuntonsa 27.8.2018 mennessä.
Tarkoitus on, että valtuusto linjaisi kokouksessaan 3.9.2018 johtamisrakenteen keskeiset muutokset. Valmistelua jatkettaisiin syksyllä valtuuston linjausten pohjalta. Tarkistettu hallintosääntö tulisi valtuuston hyväksyttäväksi 10.12.2018 kokoukseen. Muilta osin muutokset johtamisrakenteissa päätettäisiin hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaisesti. Uusi johtamisen rakenne tulisi voimaan 1.1.2019.
Johtamisjärjestelmän muutoksien valmistelu etenisi syksyllä ja muutoksia otettaisiin asteittain käyttöön jo syksyn aikana.
Keskeiset muutosehdotukset
Muutokset johtamisen rakenteisiin
1. Yhden toimialan malli
Uudessa rakennemallissa siirryttäisiin yhden toimialan malliin. Toimialan nimi olisi Kuntatoimiala. Kuntatoimialaa johtaisi kansliapäällikkö pormestarin alaisuudessa ja toimivallan jako vastaisi voimassa olevan hallintosäännön mukaista jakoa. Toimialatasolla vahvistetaan kuntastrategian toteutuksen ohjausta ja seurantaa, sekä kunnan edunvalvontaa, omistajaohjausta ja kuntatasoista yhdyspintatyöskentelyä.
Yhden toimialan mallissa talouden ohjauksen toimivaltaan tulisi muutoksia. Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimialan sitovat tehtäväkohtaiset toiminnan ja talouden tavoitteet sekä niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot, liikelaitoksen talousarvion sitovat erät ja liikelaitoksen sitovat toiminnan ja talouden tavoitteet sekä kuntakonsernin toiminnan ja talouden tavoitteet. Rahoituksen osalta valtuusto vahvistaa puitteet taloussuunnitelmaan perustuvalle lainanotolle
Perusperiaatteena olisi, että talousarvion määrärahojen sitovuustaso valtuustoon nähden olisi toimialataso. Poikkeuksena olisivat valtuuston erikseen määrittelemät erät, kuten esimerkiksi verotulot, valtionosuudet ja käyttöomaisuuden myyntivoitot. Kunnanhallitukseen nähden sitovina tasoina olisivat toimialueet. Lautakuntien rooli substanssilautakuntina vahvistuisi. Lautakunnat valmistelisivat edelleen nykyiseen tapaan talousarvion toiminnallisen sisällön, mutta määrärahojen osalta lausuisivat kunnanhallitukselle määrärahatarpeista.
Palvelualueet raportoisivat pääsääntöisesti kuukausittain kunnanhallitukselle siten, että raportoinnissa ovat mukana ennusteet. Raportit tuotaisiin valtuustolle sähköisesti tiedoksi. Laajempi talouden ja toiminnan seuranta laaditaan valtuustolle osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöksen yhteydessä.
Kunnanhallitukselle siirtyy enemmän operatiivista vastuuta talouden ohjauksesta ja tavoitteiden toteutumisesta.
Kaikkiaan tavoitteena olisi talousarvioprosessin jäntevöittäminen ja talouden ohjauksen joustavoittaminen sekä poliittisen ohjauksen vahvistaminen. Lisäksi tavoitteena on parantaa yhteistä sitoutumista tavoitteisiin sekä madaltaa toimielinten ja palveluorganisaation välisiä raja-aitoja.
Talouden ohjauksen yksityiskohtainen sisältö valmistellaan syksyn aikana hallintosäännön valmistelun yhteydessä.
2. Palveluorganisaation rakenne ja toimialuejako
Palveluorganisaatio jakaantuisi toimialan sisällä jatkossa kolmeen toimialueeseen ja ne jakaantuisivat edelleen palvelualueisiin ja palveluyksiköihin. Palvelualueet olisivat Yhteiset palvelut, Sivistys, Kasvu ja ympäristö.
Valmistelussa on laadittu luonnokset toimialueiden jakaantumisesta palvelualueisiin. Lisäksi valmistelussa on kuvattu johtamiseen, työnjakoihin ja toimintatapoihin liittyviä uudistamisen toimenpiteitä.
Yhteisten palveluiden (nykyinen yleisjohto ja konsernipalvelut - toimiala) osalta keskeisinä muutoksina tulisivat olemaan keskeisten toiminallisten kokonaisuuksien yhdistäminen samaan palvelualueeseen, hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen tehtävien olennainen vahvistaminen, kunnan kehittämistyön vahvistaminen sekä talouden, henkilöstöpalveluiden ja hallinnon kuntatasoisen ohjauksen keskittäminen ja vahvistaminen. Kunnan henkilöstömäärän ja omalla organisaatiolla tuottamien palveluiden väheneminen tarkoittaa sisäisissä palveluissa eräin osin palvelutarpeen vähenemistä.
Sivistyksen toimialueella (nykyinen kasvatuksen ja sivistyksen toimiala) on valmisteltu varhaiskasvatuksen ja oppimisen palveluiden eriyttämistä omiksi palvelualueiksi. Lisäksi sivistyksen hallinto kevenee yhteisten palveluiden keskittämisellä.
Kasvun ja ympäristön palvelualueella (nykyinen kuntakehityksen ja tekniikan toimiala) keskeinen muutoskohde on elinkeino- ja kasvupalveluiden vahvistaminen ja niiden sisäisen roolin muuttaminen. Muutoksen tarkoituksena on vahvistaa asiakaslähtöistä palvelua ja sujuvia asiakasprosesseja.
Elinkeino- ja kasvupalveluita johtaisi uuteen perustettavaan virkaan valittava elinvoimajohtaja. Avoimeksi tullut elinkeinopäällikön virka jätettäisiin toistaiseksi täyttämättä. Elinvoimajohtajan virka tulisi perustaa heti johtamaan Kuntakehityksen tulosaluetta ja täyttää mahdollisuuksien mukaan jo ennen 1.1.2019. Virka siirtyisi 1.1.2019 lukien johtamaan organisaatiomuutosehdotuksen mukaisesti Elinkeino- ja kasvupalveluita.
Elinkeino- ja kasvupalveluita tulisi vahvistaa myös ainakin hankejohtamisen resurssilla siten, että tehtävinä olisivat erityisesti asumisen ratkaisujen ja mahdollisuuksien toteuttaminen, sekä mahdollisesti myös yrityspalveluun osoitettavalla resurssilla. Elinkeino- ja kasvupalvelut toimisi asiakasrajapinnassa yrityksiin ja vastaisi sujuvien poikkihallinnollisten prosessien kehittämisestä asiantuntijaosaajien välillä. Tavoitteena on myös vahvistaa ja koota yhteen toimialueen projektijohtamista. Elinkeino- ja kasvupalveluihin sisältyisi myös matkailun kehittäminen.
3. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunnan perustaminen
Kunnan keskeisenä lakisääteisenä tehtävänä on kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen. Kunnan lakisääteisiä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen tehtäviä ovat:
- asukkaiden terveyden ja hyvinvoinnin sekä niihin vaikuttavien tekijöiden seuranta väestöryhmittäin
- kuntalaisten terveydestä ja hyvinvoinnista sekä toteutetuista toimenpiteistä raportointi valtuustolle vuosittain
- hyvinvointikertomuksen valmistelu valtuustolle kerran valtuustokaudessa
- tavoitteiden ja toimenpiteiden asettaminen hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen paikallisiin olosuhteisiin ja tarpeisiin perustuen
- päätösten vaikutusten ennakkoarvioinnin toteuttaminen
- vastuutahojen nimeäminen hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen
- yhteistyö muiden kunnassa toimivien tahojen kanssa, kuten 1.1.2019 lukien Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä sekä järjestöt.
Kunnat päättävät monista tehtävistä ja toimista, joilla on ratkaiseva merkitys asukkaiden hyvinvointiin, osallisuuteen, työllistymiseen ja toimintakykyyn. Ihmisten hyvinvointiin ja terveyteen vaikuttavia asioita ovat muun muassa varhaiskasvatus ja koulutus, liikuntamahdollisuudet, ruoka- ja kulttuuripalvelut, asuminen, kaavoitus ja liikennejärjestelyt. Näiden ja monien muiden asioiden hoidosta päätetään kunnassa.
Tuusulassa ei ole toistaiseksi ollut riittävästi resurssia hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen työhön. Hyvinvoinnin edistäminen on kuitenkin yksi kuntastrategiamme kolmesta päämäärästä. Lisäksi työn yhteistyötarpeet kasvavat mm. kun sotepalvelut siirtyvät Keski-uudenmaan sote –kuntayhtymälle.
Valmistelussa on päädytty esittämään Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunnan perustamista 1.1.2019 lukien Sosiaali- ja terveyslautakunnan tilalle. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunnan keskeisiä tehtäviä olisivat ainakin kuntatasoinen
- hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen ja yhteistyön ohjaus
- hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen suunnitelman valmistelu, seuranta ja raportointi
- kunnan päätöksenteon vaikutusten ennakkoarviointimenettely ohjaus ja ohjeistus hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen näkökulmasta
- kuntalaisvaikuttamisen ohjaus.
Lautakunnan käsittelyyn tulevat asiat valmisteltaisiin ja täytäntöönpanosta huolehtisi Yhteisten palveluiden -toimialue.
Johtamisjärjestelmä
Johtamisjärjestelmän uudistamistyössä on kuvattu nykyiset johtamisen foorumit ja alustavasti hahmoteltu muutostarpeet. Erikseen on yksityiskohtaisemmin määritelty uudistamisen sisällöt mm. poliittisen johtoryhmän, kunnan johtoryhmän ja toimialueiden johtoryhmien keskinäisessä roolissa ja yhteistyössä.
Johtamisjärjestelmään sisältyvien johtamisen foorumeiden kokoonpanojen ja tehtävien tarkempi uudistamisen määrittely jatkuu syksyn aikana. Uudistuksia otetaan käyttöön asteittain jo syksyllä.