Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunta on hankkinut hallinnon Microsoft-lisenssit vuonna 2009 tehdyllä EA-vakiointisopimuksella (Enterprise Agreement). Vuonna 2012 päätettiin käyttää EA-sopimuksen jatko-optio, jolla hankitut lisenssit siirtyivät SA-ylläpitoon (Software Assurance). Vuonna 2015 päätettiin edelleen jatkaa SA-ylläpitoa. Ylläpitosopimus mahdollistaa uusien ohjelmistoversioiden käyttöönoton Windows-käyttöjärjestelmästä ja Office-toimistosovelluksista sekä tiettyjen lisäominaisuuksien käyttämisen edellä mainituissa ohjelmistoissa. Vuonna 2015 tehty ylläpitosopimus päättyy 31.7.2018.
Tuusulan nykyisen EA-vakiointisopimuksen piiriin kuuluvat Windows-käyttöjärjestelmä, Office Professional Plus-ohjelmisto sekä Core CAL (Client Access License) Suite-lisenssipaketti. Windows- ja Office-lisenssit on hankittu laitekohtaisina ja Core CAL-lisenssit ovat olleet käyttäjäkohtaisia vuodesta 2015 lähtien. Edellä mainitut lisenssit koskevat kaikkia hallintoverkon työasemia ja käyttäjiä, pois lukien ne työasemat ja käyttäjät, jotka kuuluvat opetuksen EES-vakiointisopimuksen piiriin (koulut, päiväkodit, kirjastot, nuorisotilat, jne).
Nykyisen ylläpitosopimuksen päättyessä käyttöoikeus hankittuihin ohjelmistoihin säilyy, vaikka ylläpitoa lisensseille ei enää jatkettaisi. Käyttöoikeus koskee kuitenkin vain sopimuksen päättymishetkellä julkaistuja ohjelmisto-versioita. Hankittujen Windows- ja Office-lisenssien määrä on nykyisen sopimuksen päättyessä (31.7.2018) noin 1000 kpl ja CAL-lisenssien määrä on noin 1050 kpl.
EA-vakiointisopimukseen liittyy optio, jolla hankittujen lisenssien ylläpitoa voidaan haluttaessa edelleen jatkaa 36 kk:n ajaksi uudella ylläpitosopimuksella. Perinteisessä EA-sopimusmallissa sopimuksentekohetkellä olevia lisenssien lukumääriä ei kuitenkaan voida pienentää kesken sopimuskauden. Edellisestä aiheutuu ongelmia Tuusulan sosiaali- ja terveystoimialan työntekijöiden siirtyessä Kuuden Sote-kuntayhtymään 1.1.2019 alkaen ja myöhemmin mahdollisesti myös Uudenmaan maakuntaan. Maakuntauudistuksen ICT-valmisteluryhmä on suosittanut kuntia päivittämään nykyiset EA-sopimukset sopimusmalliin, joka sallii lisenssimäärien laskemisen sopimuskaudella.
KL-Kuntahankinnat on viimeksi vuonna 2017 kilpailuttanut Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynnin ja niihin liittyvät palvelut ja toimittajaksi valittiin Atea Finland Oy. Tuusula voi liittyä KL-Kuntahankintojen voimassaolevaan puitesopimukseen, jolloin lisenssien hinnat määräytyvät tämän sopimuksen mukaisesti eikä kunnan tarvitse erikseen itse kilpailuttaa hankintaa.
Tietojärjestelmäpalvelut on pyytänyt Atealta ehdotusta EA-sopimuksen päivittämisestä muuttuvaan tilanteeseen sopivaksi. Atea on ehdottanut luopumista EA-sopimuksen perinteisestä omistusmallista ja siirtymistä M365-lisensseihin. M365-lisenssit sisältävät aiemman EA-sopimuksen komponentit, pois lukien Office-ohjelmisto, joka puuttuu suppeimmasta M365-lisenssistä. M365-lisensseihin sisältyy myös uusia komponentteja, kuten Enterprise Mobility Suite (EMS), joka on aiemmin pitänyt hankkia erikseen. Kunnan aikaisemmin hankkimien Office-ohjelmien käyttöoikeus säilyy myös suppeinta M365-lisenssiä käytettäessä, tosin ilman versiopäivitysoikeutta. Atean ehdotus mahdollistaa lisenssimäärien pienentämisen myös kesken sopimuskauden eli kunnan ei tarvitse hankkia sote-kuntayhtymään siirtyville työntekijöille ja laitteille lisenssejä koko sopimuskaudelle. Tietojärjestelmäpalveluiden neuvotteleman uuden Enterprise Agreement -sopimuksen arvo on kolmen vuoden sopimuskaudella noin 560 000 euroa. Ensimmäisenä vuonna eli vuonna 2018 vuosikustannus on noin 280 000 euroa ja vuosina 2019 ja 2020 noin 140 000 euroa. Esitetyt hinnat ovat arvolisäverottomia hintoja.
Sopimukseen sisältyy mahdollisuus tarkistaa käyttöoikeuksien määrää vuosittain (tarkistuspäivä on 31.7.) alaspäin, kun lisenssitarve muuttuu sopimuskauden aikana muun muassa Kuuden Sote-kuntayhtymästä johtuen. Perinteiseen EA-sopimusmalliin verrattuna uusi malli tulee kunnalle noin 200 000 euroa edullisemmaksi koko sopimuskaudelle laskettuna. Lisäkäyttöoikeuksia voidaan hankkia kesken sopimuskauden tarpeen mukaan minä hetkenä tahansa. Sopimuksen alkuvaiheessa M365-lisenssimäärä on laskettu 1050 henkilölle, mikä sisältää erityyppisiä lisenssejä käyttäjän käyttötarpeista riippuen. Tämä lisenssimäärä sisältää myös lisenssit sijaisille ja määräaikaisille työntekijöille. Tarkka lisenssimäärä kuitenkin muuttuu tarpeen mukaan ja näin ollen myös edellä esitetyt kustannukset ovat arvioita.
Myös erilliset O365-pilvilisenssit hankitaan jatkossa suoraan Atealta. M365-lisensseihin siirryttäessä erillisiä O365-lisenssejä tarvitaan vain kasvatus- ja sivistystoimen työntekijöille, jotka ovat muuten opetuspuolen EES-lisenssisopimuksen piirissä. Aiemmin O365-lisenssit on hankittu Kuntien Tiera Oy:n kautta.
Toimivalta
Tuusulan kunnanvaltuuston 7.12.2016 § 116 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan lautakunta/kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo ylittää 200.000 euroa.
Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.
Päätös
Ehdotus hyväksyttiin.
Puheenjohtaja oli poissa kokouksesta tämän asian käsittelyn ajan. Puheenjohtajana toimi kunnanhallituksen 1. varapuheenjohtaja Jussi Salonen.