Perustelut
Taustaa
Tuusulan kunta on liittynyt KL- Kuntahankintojen sopimukseen KLKH 136 Kalustehankinnat kunnanhallituksen 26.2.2018 § 72 toimitila-, oppi- ja päiväkotikalusteiden hankinnassa. Tämän sopimuksen toimitila- ja oppikalusteiden sopimuskausi on päättynyt 1.4.2022, päiväkotikalusteiden osalta sopimuskausi päättyy 2.9.2022.
Tuusulan kunnan toimistokalusteiden hankintojen tilaajaa sitomaton arvio vuositasolla on noin 200 000 euroa, koulukalusteiden noin 150 000 euroa ja päiväkotikalusteiden noin 50 000 euroa. Kalusteita hankkii useampi kuin yksi toimiala.
Tuusulan kunnan palveluverkko-ohjelmassa on useita merkittäviä uudisrakennuskohteita, joihin lähivuosina tullaan hankkimaan kokonaiskalustus, mainittakoon Riihikallion koulukampus, Kirkonkylän koulukampus, Monio ja Rykmentinpuiston monitoimikampus. Irtokalustuksen hankinnan toteutusmuoto päätetään hankekohtaisesti, yhteishankintasopimuksen kautta hankinta on myös mahdollista. Näiden kohteiden tilaajaa sitomaton hankinnan arvo on arviolta noin 500 000 euroa per kohde.
Yhteishankintayksikkö
Julkisten hankintojen osaaminen on syyskuun 2019 alusta koottu yhteen yhtiöön. Jatkossa kaikki julkishallinnon yhteishankinnat kilpailuttaa Hansel Oy. Omistus- ja yritysjärjestelyn myötä Hansel Oy:n omistajat ovat 2.9.2019 alkaen valtiovarainministeriö (65 %) ja Suomen Kuntaliitto ry (35 %).
Hansel Oy on hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia sen kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Toimitilakalusteet 2021–2025
Hansel Oy on kilpailuttanut toimitilakalusteet sopimuskaudelle 12.11.2021 - 11.11.2025. Hankintamalli on Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS).
Tämän dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kautta Hansel Oy:n asiakkaat voivat hankkia toimitilakalusteita sekä niihin liittyviä palveluita. DPS:ssä on kaksi toisistaan erillistä luokkaa, joiden käyttämisestä asiakas voi päättää minikisakohtaisesti:
Luokka 1 (Kalusteet tavarahankintana): Asiakas tekee hankinnan luokasta 1, mikäli Asiakas hankkii tuotteet tavarahankintana. Tavarahankintamallissa tuotteiden omistusoikeus siirtyy Asiakkaalle tai Asiakkaan määrittämälle kolmannelle osapuolelle.
Luokka 2 (Kalusteet palveluhankintana): Asiakas tekee hankinnan luokasta 2, mikäli Asiakas hankkii tuotteet palveluhankintana. Palveluhankintamallissa Asiakas maksaa palveluista ja niihin sisältyvistä tuotteista kuukausittaista palvelumaksua. Palvelumallissa tuotteiden omistusoikeus jää Toimittajalle.
Päiväkoti- ja oppikalusteet 2021-2025
Hansel Oy on kilpailuttanut päiväkoti- ja oppikalusteet sopimuskaudelle 15.12.2021 - 14.12.2025. Hankintamalli on Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS).
Tämän dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kautta Hansel Oy:n asiakkaat voivat hankkia päiväkoti- ja koulukalusteita sekä niihin liittyviä palveluita. Tuotteita hankitaan pääsääntöisesti päiväkoteihin ja kouluihin. Tuotteita voidaan hankkia myös muihin Asiakkaiden tiloihin, jotka ovat tarkoitettu lasten ja nuorten käyttöön. Tällaisia Asiakkaan muita tiloja ovat esimerkiksi lapsille ja nuorille tarkoitetut kerhohuoneet, leirikeskukset, iltapäiväkerhot ja julkisten tilojen odotustilat/leikkinurkkaukset.
Hankintamalli
Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa toimittajavalinta tehdään DPS:n sisäisellä kilpailutuksella joko Tuusulan kunnalle Cloudia kilpailutusjärjestelmään jaetun valmiin pohjan avulla tai Hansel Oy:n verkkosivuilla Minikisa-apurin avulla. Kynnysarvon alittavissa hankinnoissa voidaan hyödyntää Minikisa-apuria.
Hansel Oy on voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, jonka tavoitteena on säästää yhteiskunnan varoja lisäämällä tuottavuutta valtion, kuntien, korkeakoulujen ja seurakuntien hankintatoimeen. Toiminta rahoitetaan sopimustoimittajilta perittävällä palvelumaksulla, joka perustuu tehtyihin hankintoihin. Palvelumaksu on keskimäärin 1 % hankinnan arvosta.
Vastuullisuus
Ympäristövastuu
Hankinnan kohde täyttää ympäristövaatimukset, perustuvat GPP Toolkit:iin. Materiaaleille on asetettu erillisiä vaatimuksia esim. kestävän metsänhoidon periaatteiden noudattamisesta sekä pakkausjätteiden minimoimisen puolesta.
Kiertotalousnäkökulmasta hankinnalle on asetettu vaatimuksia liittyen rikkoutuneiden komponenttien asianmukaiseen käsittelyyn sekä kierrätykseen. Sopimuksesta on mahdollista hankkia myös käytettyjä kalusteita sekä kalusteiden korjaus- ja huoltopalveluja. Toimittajilta vaaditaan korkeita laatuvaatimuksia ja pitkiä takuuaikoja. Osana sopimusta Code of Conduct, jossa kohta myös ympäristönsuojelusta.
Sosiaalinen vastuu
Sosiaalisen vastuun osalta huomiota on kiinnitetty erityisesti työ- ja ihmisoikeuksien noudattamisen ja ihmisarvoisen työn edistämiseen. Osa kalusteiden osista valmistetaan usein Aasiassa, mahdollisesti riskimaissa. Tämän vuoksi sopimuksiin on otettu mukaan toimittajia velvoittava Code of Conduct -vaatimukset (sopimusliite). Hansel voi halutessaan suorittaa toimittajan vastuullisuusauditoinnin
Taloudellinen vastuu
Toimittajilta vaaditaan riittävää taloudellista suorituskykyä, jota mitataan mm. riskiluokkavaatimuksella (tässä yhteishankinnassa 1-3) ja liikevaihtovaatimuksella (tässä yhteishankinnassa vähintään 3,0 M€). Sopimustoimittajien taloudellista suorituskykyä valvotaan automatisoidusti Hanselin toimesta koko sopimuskauden ajan. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset tehdään keskitetysti Hanselin toimesta.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Hansel Oy:n sopimukseen säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Muita hyötyjä ovat esimerkiksi
- Sopimustoimittajien soveltuvuus tarkistettu
- Hyvät sopimusehdot
- Hanselin asiantuntijoiden tuki sopimuskauden aikana (esim. asiakkaan edunvalvonta ja toimittajahallinta)
- Minikilpailutus on avointa kilpailutusta nopeampi ja helpompi, koska Hansel on jo varmistanut toimittajien soveltuvuuden
- Minikilpailutus sähköisesti valmiita mallipohjia käyttäen
- Tarpeitamme tukevat sopimus- ja palvelutasoehdot, joihin on mahdollisuus vaikuttaa minikilpailutuksen tarjouspyynnössä tarkennettavilla vaatimuksilla
- Hanselin asiantuntijoiden laaja tuki koko sopimuskauden ajaksi, muun muassa asiakkaan edunvalvonta ja toimittajahallinta sekä kilpailutusasiakirjojen kommentointi tarvittaessa
Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.