Kunnanhallitus, kokous 27.4.2020

Ehdotus

Tuusulan kunnassa on ollut selkeä tarve sopimushallinnan ohjeistukselle. Sopimusprosessia tai sopimusprosessin eri toimijoiden roolia ei ole kuvattu kunnan ohjeistuksissa riittävällä tarkkuudella.  

Kunnassa on nyt laadittu sopimushallinnan ohje, jossa määritellään kunnan sopimusohjauksen periaatteet ja niiden toteuttaminen. Ohje sisältää kuvauksen sopimusprosessin eri vaiheiden kulusta ja siinä määritellään sopimushallintaan liittyvät olennaiset toimijat, toimijoiden roolit ja heidän tehtävänsä. 

Ohje auttaa kuntaa kehittämään sopimuksiin liittyviä prosesseja, eri toimijoiden välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua. Sopimusohjaus parantaa sopimusten laatua, kun kunnassa havaitaan ja korjataan mahdolliset virheet riittävän aikaisessa vaiheessa. Sopimusohjaus hyödyttää kuntaa toteuttamalla säästöjä hankinnan tarpeen oikea-aikaisen havaitsemisen ja arvioinnin sekä kustannusten, sopimusriskien ja prosesseihin hukattavan työajan vähenemisen kautta. Sopimusohjauksella varmistetaan, että sopimuksiin kirjatut vastuut ja velvollisuudet täytetään täysimääräisesti sopimusprosessin kuluessa ja mahdollisiin epäkohtiin puututaan oikea-aikaisesti. Lisäksi sopimusohjauksella valvotaan sopimusprosesseja, niiden toimivuutta ja noudattamista ja ylläpidetään tilannekuvaa olemassa olevista ja päättyvistä sopimuksista ja niihin liittyvistä ongelmista.
Sopimushallinnan tavoitteena on varmistua siitä, että sopimuksista on yhteinen rekisteri ja arkistointi, sopimusten teolle on selkeä prosessi ja valtuudet, sopimuksia allekirjoittavat henkilöt, joilla on siihen valtuudet, sopimuksissa on kuntaa suojaavat ehdot ja sopimus on kauttaaltaan kunnan edun mukainen. Lisäksi sopimushallinnan tavoitteena on varmistua siitä, että jokaisella sopimuksella on yhteyshenkilö, joka seuraa mm. sopimuksen irtisanomista, voimassaoloa, maksujen aiheellisuutta, oikeellisuutta ja mahdollista korotusta ja sitä, että sopimukset irtisanotaan heti, kun ne eivät enää ole tarpeen. 

Päävastuu sopimusten kokonaisohjauksesta ja -valvonnasta on yhteisten palveluiden toimialueen hallintopalvelut -palvelualueella. Vastuu yksittäisestä sopimuksesta koko sopimuksen elinkaaren ajan on kyseisestä sopimuksesta vastaavalla toimialueella.