Perustelut
Tuusulan kunta on viimeksi vuonna 2017 tehnyt Microsoftin kanssa Enrollment for Education Solutions (EES) -sopimuksen kolmeksi vuodeksi. Tämän lisenssisopimuksen piiriin ovat kuuluneet kaikki oppilaat ja sekä sivistys-toimialueen toimipisteiden työntekijät ja Windows-tietokoneet museota lukuun ottamatta. Tämä vakiointisopimus kattaa Windows-käyttöjärjestelmän, Office-toimistosovellukset, O365-pilvipalvelut (opetuspuoli) sekä ns. CAL-lisenssit, jotka tarvitaan jokaiselle Microsoftin palvelinpalveluiden käyttäjälle. Nykyinen sopimus päättyy 31.5.2020 ja Atea on Microsoft-lisenssien kilpailutettuna jälleenmyyjänä tarjonnut sopimuksen jatkoa kolmella vuodella. Voimassa oleva lisenssisopimus on ns. vuokramalli eli ohjelmistojen käyttöoikeus päättyy ellei sopimusta uusita tai korvata toisella lisenssisopimuksella.
Ennen sopimuskauden päättymistä lisenssien jälleenmyyjä Atea Oy ilmoitti, että uudelle EES-sopimukselle voidaan jatkossakin liittää myös Sivistys-toimialueen hallinnossa työskentelevät työntekijät ja heidän laitteensa, riippumatta työntekijöiden toimipisteestä, sekä koulujen ja päiväkotien toimitiloissa työskentelevät työntekijät sekä heidän laitteensa riippumatta henkilöiden toimialueesta. Ainoastaan museoiden ja matkailun työntekijöitä ja heidän käyttämiään laitteita ei voida liittää EES-sopimukseen vaan heidät ja heidän laitteet tulee liittää kunnan hallintopuolen Enterprise Agreement (EA) -vakiointisopimukselle.
Uudessa EES-sopimusmallissa laskutusperusteena on ainoastaan henkilökunnan määrä. Henkilökunnan määrän laskentatapa on muuttunut siten, että jatkossa myös lyhytaikaiset sijaiset ja määräaikaiset työntekijät lasketaan mukaan. Aiemmin määrään laskettiin vain yli 200 tuntia vuodessa työskennelleet sivistyksen työntekijät. EES-sopimuksen piiriin kuuluvat jatkossakin oppilaitosten lisäksi myös kirjastot, päiväkodit, työväen- ja kansalaisopistot, nuorisotilat ja liikuntapalvelut sekä käytännössä kaikki sivistys-toimialueen työntekijät museoita ja matkailua lukuun ottamatta. Käyttäjämäärät ilmoitetaan jälleenmyyjälle kerran vuodessa sopimuksen vuosipäivänä. Mahdollinen käyttäjämäärien nousu nostaa vuosittaista lisenssimaksua ja väheneminen laskee vuosittaista lisenssimaksua kuitenkin niin, että sopimuksen aloitushetken käyttäjämäärää ei voida sopimuskaudella alittaa. Kotikäyttöoikeus sisältyy myös uuteen EES-sopimukseen.
EES-sopimuksen vaihtoehtona aiemmin tarjolla ollut School Agreement-sopimusmalli on poistunut saatavilta.
Atea Finland Oy on toimittanut Tuusulan tietohallinnolle EES-sopimuksen uudet hinnat ja vaihtoehtoisen CSP-hinnoittelun vertailua varten:
| Enrollment for Education Solutions (EES) |
| M365 EDU A3 Unified + O365ATP |
5,28 e/työntekijä/kk |
| CSP-lisensointimalli |
| Microsoft 365 A3 for faculty |
5,04 e/työntekijä/kk |
| Microsoft 365 A3 for students |
3,73 e/oppilas/kk |
| Office 365 Advanced Threat Protection |
1,10 e/työntekijä/kk |
| Office 365 Advanced Threat Protection (Plan 1) for students |
0,55 e/oppilas/kk |
Tuusulalle EES-sopimusmalli on selkeästi edullisempi kuin CSP-sopimusmalli. Käyttöjärjestelmä-, Office-toimistosovellus- ja CAL-lisenssien vuosihinta nykyisillä käyttäjämäärillä on EES-sopimusmallilla noin 82 000 eur/v ja CSP-sopimusmallilla noin 400 000 eur/v. Kustannusero on noin 318 000 eur/v EES-mallin eduksi. Kustannusero perustuu siihen, että EES-sopimusmallissa oppilaiden lisenssit ovat maksuttomia, toisin kuin CSP-sopimusmallissa.
Tuusula liittyi 18.6.2018 KL-Kuntahankintojen puitesopimukseen KLKH 131, joka kattaa Microsoft-lisenssien jälleenmyynnin ja niihin liittyvät palvelut 31.12.2020 saakka. Tuusula voi tämän puitesopimuksen kautta hankkia erikseen kilpailuttamatta Microsoft-lisenssit Atea Finland Oy:ltä.
Tietohallintopäällikkö esittää, että Tuusulan kunnan ja Microsoftin välistä EES-lisenssisopimusta jatketaan kolmella vuodella ajalle 1.6.2020-31.5.2023 edellä esitetyin uusin ehdoin ja perustein. Sopimuksen kokonaishinta kolmelle vuodelle laskettuna on nykyisellä henkilöstömäärällä laskettuna noin 247 000 € (ALV0).
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeusopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun Eu-kynnysarvon.
Hankintapäätös ja sopimus
Tuusula uusii Enrollment for Education Solutions (EES) -sopimuksen Microsoftin kanssa kolmeksi vuodeksi ajalle 1.6.2020-31.5.2023. Tuusula hankkii sopimuksen lisenssit Atea Finland Oy:ltä.
Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Microsoftin kanssa tehdään kirjallinen sopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Toimivalta
Tuusulan kunnanvaltuuston 10.12.2018 § 150 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan kunnanhallitus päättää yhteisistä hankinnoista, joiden arvo ylittää 200.000 euroa.
Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.