Kunnanhallitus, kokous 19.10.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 396 Virkamiesten ja poliittisten luottamushenkilöiden käytössä olevien kunnan luottokorttien ohjeistuksen tarkentaminen, aloite

TUUDno-2020-1484

Aikaisempi käsittely

Valtuusto, 8.6.2020

Perustelut

Lea Ahonen esitti seuraavan aloitteen:

"Uuden johtamisjärjestelmän myötä on syytä tarkistaa ohjeistusta luottokorttien käytössä. Vaihtuvuus korttien käyttäjissä on jo poliittisen johtajuuden myötä suurempi. Ohjeistusten tulee olla selkeitä ja yksiselitteisiä. Tiedossa tulee olla myös, kuka luottokortit luovuttaa ja ohjeistaa käytön.

Tällä hetkellä on olemassa ohjeistus luottokortin käytöstä vuodelta 2012. (Kunnan Eurocard-kortin käyttö, ohjeet 16.8.2017, talousjohtaja Markku Vehmas)
Kansliapäällikkö Harri Lipasti on antanut vielä ohjeistuksen alkoholijuomien ja tarjoilun suhteen 13.1.2020.
(Kunnan varojen ja luottokortin käyttö alkoholitarjoiluun kunnan tilaisuuksissa ja edustamisessa, 13.1.2020, Harri Lipasti )

Ohjeistusta tulee selkeyttää. Mitä esim. tarkoittaa ”kohtuullisesti ” tai” tavanomaiset ja kohtuulliset”.

Samalla tulee ottaa huomioon, että kaikessa on kysymys kuntalaisten verorahojen käytöstä. Näin ollen ohjeistuksen tulee olla yksiselitteisen selkeä, ettei tulkintoja synny.

Mitä laskujen hyväksyntään tulee on uuden poliittisen johtamisjärjestelmän yhteydessä tarkennettava, ettei synny tilannetta, jossa vastavuoroisesti toinen hyväksyy toisensa laskun ja päinvastoin.

Tarkennetut ohjeistukset ja hyväksyjäluettelo tulee saattaa valtuutetuille tiedoksi."

Ehdotus

Aloite lähetettiin kunnanhallituksen valmisteltavaksi.

Valmistelija

  • Kirsi Kurtti, vs. kunnansihteeri, kirsi.kurtti@tuusula.fi

Perustelut

Tuusulan kunnassa on laadittu ohjeistus kunnan luottokortien käytöstä (liitteenä). Kunnan talousjohtaja Markku Vehmas on 16.8.2017 tarkentanut ohjeistusta kunnan luottokorttien käyttöä koskien. Ohjeistuksessa todetaan mm., että kun korttia käytetään maksuvälineenä, tulee kirjanpitoon tulevasta kuitista/tositteesta selvitä maksutapahtuman tarkoitus, esimerkiksi mitä on hankittu ja miksi, mikä tilaisuus on kysymyksessä ja keitä on ollut läsnä, mikä matka on kyseessä ja mikä on sen tarkoitus. Lisäksi edellytetään kortinhaltijan allekirjoitusta kuittiin. Tilanteissa, joissa kortinhaltija ei anna riittävää selvitystä maksukortin käytöstä, peritään epäselvä erä kortinhaltijalta. 

Kansliapäällikkö Harri Lipasti on edelleen tarkentanut kunnan luottokorttiohjeistusta. Tarkennuksen mukaan kunnan sisäisissä virkistys-, seminaari- ja juhlatilaisuuksissa alkoholia tarjoillaan vain ruokailun yhteyteen kohtuullisesti nautittuna ruokajuomana ja/tai kahvin kanssa nautittuna jälkiruokana. Virkistys-, sauna- tai vastaavan tilaisuuden yhteydessä on mahdollista tarjoilla siihen välittömästi liittyen tavanomaiset ja kohtuulliset alkoholiakin sisältävät virvokkeet. Edellä mainittuja periaatteita sovelletaan myös kunnan edustamisessa. 

Eri tilaisuuksien kesto huomioiden on mahdotonta yksilöidä esimerkiksi alkoholiannoskohtaisesti, mitä tarkoittaa ”kohtuullisesti ” tai” tavanomaiset ja kohtuulliset”. On tarkoituksenmukaista, että kunkin tilaisuuden kohdalla tarkastellaan erikseen kohtuullisuutta ja tavanomaisuutta. Edellä mainittu huomioiden voidaan katsoa, että kunnassa laadittu luottokorttiohjeistus täydennyksineen on riittävällä tarkkuudella laadittu. 

Kunnan maksuliikenteen hoitoa koskevien ohjeiden mukaan toimielimet määräävät ne henkilöt, jotka toimielinten puolesta hyväksyvät kunnan suoritettavat menot ja kunnalle kannettavat tulot. Lautakunnat ovat tehneet päätöksiä lautakunnan palvelualueille ja -yksiköille osoitettujen laskujen hyväksymistä koskien (Tekninen lautakunta 10.12.2019, § 132: Teknisen lautakunnan laskujen hyväksyjät vuonna 2020, Kuntakehityslautakunta 11.12.2019, § 151: Kuntakehityslautakunnan laskujen hyväksyjät vuonna 2020, Kasvatus- ja sivistyslautakunta 19.11.2019, § 117: Kasvatus- ja sivistyslautakunnan laskujen hyväksyjät vuonna 2020, Vesihuoltoliikelaitoksen johtokunta 17.12.2019, § 33: Tuusulan Veden laskujen hyväksyjät vuonna 2020, Kunnanhallitus 13.1.2020, § 9: Laskujen ja maksuunpanojen hyväksyminen vuonna 2020, kuntatoimiala ja yhteiset palvelut).

Lisäksi kunnan hallintosäännössä on määräykset maksujen hyväksyntää koskien. 

Ehdotus

Esittelijä

  • Arto Lindberg, pormestari, arto.lindberg@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää 

  • hyväksyä edellä olevan vastauksen aloitteen johdosta
  • ehdottaa edelleen valtuustolle, että 

VALTUUSTO päättää

  • katsoa Lea Ahosen 8.6.2020 § 74 esittämän aloitteen tulleen käsitellyksi. 

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Liitteet

Kunnan luottokorttien käyttö, khall 19.10.2020.pdf (pdf, 227 kt)
Kuuntele Kunnan luottokorttien käyttö, khall 19.10.2020.pdf