Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunta on liittynyt talousjohtajan päätöksellä KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamaan vakuutusmeklaripalveluita koskevaan puitesopimukseen. KL-Kuntahankinnat Oy on kilpailuttanut vakuutusmeklaripalvelut ja valinnut kolme puitetoimittajaa, jotka puitejärjestelyyn liittyneen on tullut minikilpailuttaa. Tuusulan kunta on järjestänyt puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti minikilpailutuksen ja valinnut Tuusulan kunnan vakuutusmeklaripalveluiden toimittajaksi Meklaritalo Oy:n. Meklaritalo Oy:n kanssa solmittu toimeksiantosopimus kattaa Tuusulan kunnan vakuutusten kilpailutuksen ja niiden jatkuvan hoidon sekä erilaisia lisäpalveluita. Tytäryhtiöiden vakuutukset kipailutetaan erikseen.
Tuusulan kunnan vakuutukset on viimeksi kilpailutettu edellisen vakuutusmeklarin Novum Oy:n toimesta vuonna 2012.
Hankinnan kohde ja sopimuskausi
Meklaritalo Oy on toteuttanut vakuutusten kilpailutuksen Tuusulan kunnan toimeksiannosta. Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan vakuutusten hankinta. Kilpailutettavina vakuutuksina ovat olleet Tuusulan kunnan lakisääteiset ja vapaaehtoiset vakuutukset. Tarjouspyynnössä tarjouksia pyydettiin henkilövakuutuksista, työntekijän ryhmähenkivakuutuksista, omaisuusvakuutuksista, ajoneuvovakuutuksista ja toiminnan vastuuvakuutuksista. Lisäksi mukana oli optiona hallinnon laaja vastuuvakuutus. Kunta voi halutessaan ottaa optiona tarjotun vakuutuksen käyttöön. Option tarjoaminen oli vakuutusyhtiöille vapaaehtoista. Ensimmäinen vakuutuskausi on vakuutuksissa 1.1.- 31.12.2018, minkä jälkeen vakuutuksia jatketaan toistaiseksi voimassaolevina. Työ- ja ammattitautivakuutukset siirretään, kun se on mahdollista.
Hankintamenettely
Hankintamenettelynä kilpailutuksessa oli avoin menettely. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).
Kilpailutus toteutettiin vakutuuslajipohjaisena kilpailutuksena osakokonaisuuksittain, missä tavoitteena ei ollut valita vain yhtä vakuutusyhtiötä vaan parhaat tarjoukset vakuutuslajeittain vakuutusyhtiöiltä. Tarjoukset on pyydetty lähinnä nykyisellä turvan tasolla sekä omavastuutasoilla. Vakuutusta laajennettiin vastuuvakuutuksen, matkavakuutuksen sekä ryhmätapaturmavakuutuksen sekä vapaaehtoistyöntekijöiden vakuutuksen osalta.
Kilpailutus jaettiin kolmeen osakokonaisuuteen:
osakilpailutus 1 – omaisuus ja vastuuvakuutukset
osakilpailutus 2 - liikenne- ja ajoneuvovakuutukset
osakilpailutus 3 – työtapaturma- ja ammattitautivakuutus ja muut henkilövakuutukset
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät olleet sallittuja. Kilpailutukseen saattoi osallistua tarjoamalla osatarjouksia yhteen tai useampaan osa-alueeseen.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin (2017-021296) Hilma ilmoituskanavassa 5.10.2017 klo 11.15 osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/view/2017-021296.
Tarjoukseen liittyvät kysymykset pyydettiin 16.10.2017 klo 16:00 mennessä ja vastaukset toimitettiin tarjoajille sähköpostitse 27.10.2017.
Saadut tarjoukset
Tarjousajan päättymisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten avaus 8.11.2017 klo 8:00 Meklaritalo Oy:n tiloissa Vaajakoskella. Avaustilaisuus ei ollut julkinen.
Tuusulan kunnan vakuutusten tarjouskilpailussa vuodelle 2018 tarjouksensa[KM1] jättivät määräpäivään mennessä (7.11.2017 klo 16 mennessä) Keskinäinen vakuutusyhtiö Fennia, Lähitapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö, Protector Forsikring ASA filial Finland sekä OP Vakuutus Oy ja IF- vahinkovakuutusyhtiö Oyj, Suomen sivuliike. Avauspöytäkirjasta käy ilmi saapuneet tarjoukset osa-alueittain.
Avaustilaisuuden jälkeen tarjouksia arvioitiin kolmessa vaiheessa:
-
Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen
-
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus
-
Tarjousten vertailu
Ehdokkaiden kelpoisuuden sekä tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjouspyynnössä oli tarjoukselle ja tarjoajalle asetettu ehdottomia vaatimuksia. Kelpoisuusvaatimuksena oli mm. että vakuutusyhtiö on rekisteröitynyt Finanssivalvonnan rekisteriin ja sillä on voimassa toimilupa. Kaikki tarjoajat todettiin kelpoisiksi tarjoamaan. Kaikki saapuneet tarjoukset myös todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousten vertailu ja päätös
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin kokonaishinta/osakokonaisuus tarjouspyynnön ja liiteasiakirjojen mukaisesti. Tarjouspyynnössä ja liitteissä on pyydetty laajaa turvatasoa, joten hinta valintaperusteena on riittävä.
Vertailun perusteella edullisimmat tarjoukset jakautuivat vakuutuslajeittain seuraavasti:
Osa-alue 1 / Omaisuus -ja vastuuvakuutukset
OP- Vakuutus Oy teki hinnaltaan halvimman tarjouksen, 81 053 euroa/vuosi.
Osa-alue 2 / Liikenne- ja ajoneuvovakuutukset
IF- vahinkovakuutusyhtiö Oyj teki hinnaltaan halvimman tarjouksen, 23 543 euroa/vuosi.
Osa-alue 3 / Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus sekä muut
a. nykyinen vahinkomeno ja siihen sattuva suurvahinko
b. 1,5 kertainen vahinkomeno ja siihen sattuva suurvahinko
Normaalivahinkomenon painoarvo 85%
Suurvahinkolaskelman painoarvo 15%
Laskimme viiden vuoden maksuista keskimääräisen yhden vuoden maksun yllä mainitut painotukset huomioiden. Saimme kaksi keskimääräistä vuosimaksua, huomioon ottaen molemmat vaihtoehdot a ja b
Painotimme lopullisessa valinnassa vaihtoehtoa: a) 80% b) 20%.
Lähitapiolan tarjous on kokonaisedullisin huomioon ottaen Työtapaturma ja ammattitautivakuutuksen valintaperusteet 1-5 vuoden maksut ja painotukset sekä muut henkilövakuutusten vuosimaksut.
Lähitapiola laskennallinen kokonaismaksu 209 985 euroa/vuosi.
Optiona ollutta hallinnon laajaa vastuuvakuutusta tarjosi vain Protector Forsikring ASA filial Finland.
Työtapaturma ja ammattitautivakuutusta tarjosivat Protector Forsikring ASA filial Finland, Lähitapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö sekä IF-vahinkovakuutusyhtiö Oyj, Suomen sivuliike. Ryhmähenkivakuutus on työtapaturma ja ammattitautivakuutuksen lisäosa ja se tulee ottaa siltä vakuutusyhtiöltä, joka tarjoaa myös työtapaturma ja ammattitautivakuutusta.
Tarjottujen vakuutusten arvioitu yhteenlaskettu vuosikustannus on noin 274 000 euroa, jossa olisi säästöä voimassa oleviin arvioituihin vuosikustannuksiin noin 133 000 euroa.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen tiedoksi.
Lisätiedot: talousjohtaja Markku Vehmas 040 314 3060, lakimies Mia Kontio-Kaskikallio 040 314 3608
Ehdotus
Esittelijä
-
Harri Lipasti, vt. hallintojohtaja
Esitetään, että kunnanhallitus päättää
- valita tarjouskilpailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneet tarjoajat Tuusulan kunnan vakuutusten vakuutusyhtiöiksi seuraavasti:
Osa-alue 1 / Omaisuus -ja vastuuvakuutukset:
OP-Vakuutus Oy
Osa-alue 2 / Liikenne- ja ajoneuvovakuutukset:
IF-vahinkovakuutusyhtiö Oyj, Suomen sivuliike
Osa-alue 3 / Työtapaturma-, ammattitauti- sekä muut henkilövakuutukset:
Lähitapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö
Optio / Laaja hallinnon vastuuvakuutus, jonka kunta voi tarvittaessa ottaa käyttöön kansliapäällikön erillisellä päätöksellä:
Protector Forsikring ASA filial Finland
- oikeuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan ja hyväksymään vakuutuksia koskevat sopimukset, kun hankintapäätös on lainvoimainen
- tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta välittömästi kokouksessa.