Perustelut
Tausta
Tuusulan kunta on sitoutunut Hansel Oy:n toimistotarvikkeet 2020-2022 (2024) yhteishankintasopimukseen kunnanhallituksen 16.9.2019 päätöksellä § 360. Tämä sopimuskausi päättyy 14.3.2025. Tuusulan kunnan asiakaskohtainen sopimus on voimassa 14.9.2025 saakka. Sopimustoimittaja on Wulff Solutions Oy.
Tuusulan kunnan toimistotarvikkeiden ja – papereiden hankintojen tilaajaa sitomaton arvio vuositasolla on noin 95 000 euroa. Summa jakautuu seuraavasti: toimistotarvikkeet noin 64 500 euroa, tulostustarvikkeet noin 5 500 euroa, kopio- ja tulostuspaperit noin 25 000 euroa. Toimistotarvikkeita hankkii kaikki kunnan toimialueet.
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeusopimuksista annettua lakia (1397/2016).
Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU-kynnysarvon.
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan kunnanhallitus päättää kunnan useampaa kuin yhtä toimialaa koskevista hankinnoista, joiden arvo on vähintään 200 000 euroa.
Yhteishankintayksikkö
Julkisten hankintojen osaaminen on syyskuun 2019 alusta koottu yhteen yhtiöön. Jatkossa kaikki julkishallinnon yhteishankinnat kilpailuttaa Hansel Oy. Omistus- ja yritysjärjestelyn myötä Hansel Oy:n omistajat ovat 2.9.2019 alkaen valtiovarainministeriö (65 %) ja Suomen Kuntaliitto ry (35 %).
Hansel Oy on hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia sen kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Hansel Oy on voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, jonka tavoitteena on säästää yhteiskunnan varoja lisäämällä tuottavuutta valtion, kuntien, korkeakoulujen ja seurakuntien hankintatoimeen. Toiminta rahoitetaan sopimustoimittajilta perittävällä palvelumaksulla, joka perustuu tehtyihin hankintoihin. Palvelumaksu on keskimäärin 1 % hankinnan arvosta.
Toimistotarvikkeet 2025 – 2027 (2029)
Hansel Oy valmistelee uutta toimistotarvikkeiden yhteishankintaa, joka on jatkoa 14.3.2025 päättyvälle puitesopimukselle. Kilpailutuksella valitaan yksi kokonaistoimittaja, jolta asiakkaat tekevät tilaukset. Hansel Oy kerää hankintayksiköiden liittymisilmoituksia 17.5.2024 saakka.
Tavoitteena on, että uuteen puitesopimukseen perustuva tilaaminen on mahdollista alkaa 15.3.2025. Liittyneet asiakkaat voivat ottaa uuden sopimuksen käyttöön oman nykyisen sopimuksen päättymisaikataulun puitteissa. Uusi sopimuskausi tulee olemaan kaksi vuotta, jota on mahdollista jatkaa kahdella optiovuodella.
Hankinnan kohteen tuotteet ja palvelut
Hankinnan kohteeseen sisältyvät seuraavien tuoteryhmien tuotteet:
- Arkistointi ja säilytystuotteet
- Postitustuotteet
- Kopio- ja tulostuspaperit
- Työpistetarvikkeet
- Toimiston pienlaitteet ja taulut tarvikkeineen
- Ensiaputarvikkeet
- Ergonomiatuotteet
- IT-tarvikkeet
- Tulostustarvikkeet
Sopimustuotevalikoimaan sisältyviä tuotteita voi tilata myös painettuna organisaation logolla tai nimellä. Lisäksi hankinnan kohteeseen kuuluu vähäisessä määrin asiakkaiden tarvitsemia ja toimittajan valikoimassa olevia liikelahjoja ja markkinointituotteita.
Tilaamiseen ja toimittamiseen liittyviä palveluja, kuten toimittajan tukipalvelut, logistiikkapalvelut, täyttöpalvelu, varastointipalvelu ja kierrätyspalvelu, tullaan sisällyttämään hankinnan kohteeseen.
Vastuullisuus
Sosiaalinen vastuu
- Sopimuksessa noudatetaan Hanselin Code of Conduct -mukaisia vastuullisuuden vähimmäisvaatimuksia
- Sosiaalisen vastuun osalta huomiota on kiinnitetty erityisesti työ- ja ihmisoikeuksien noudattamisen ja ihmisarvoisen työn edistämiseen
- Toimittajilla on raportointivastuu Hanselille
Ympäristövastuu
Painopisteet ovat muun muassa:
- Haitallisten aineiden vähentäminen puukuidusta valmistetuissa tuotteissa sekä värikaseteissa (Joutsenmerkin kriteerit)
- Tuotteissa käytettävän puukuidun alkuperä metsistä, joiden hoidossa noudatetaan periaatteita ja toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on taata kestävän kehityksen mukainen metsänhoito (PEFC- ja FSC-sertifiointi)
- Pakkausmateriaalien ja muovituotteiden kierrätettävyys
- Värikasettien, paristojen sekä sähkö- ja elektroniikkajätteen kierrätyspalvelu
- Kuljetuksista aiheutuvien päästöjen seuranta, raportointi ja vähentäminen
Taloudellinen vastuu
- Toimittajalta vaaditaan riittävää taloudellista suorituskykyä (mm. riskiluokka- ja liikevaihtovaatimus)
- Sopimustoimittajan taloudellista suorituskykyä valvotaan automatisoidusti Hanselin toimesta koko sopimuskauden ajan
- Hansel tekee sopimustoimittajasta tilaajavastuulain mukaisen seurannan lain edellyttämällä tavalla sopimuskauden ajan
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Hansel Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun ja sopimukseen säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu.
Hansel Oy vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden. Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.
Lisätiedot:
Inkeri Kontiola, hankintapäällikkö, inkeri.kontiola@tuusula.fi, puh 040 314 3145