Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunta haluaa uudistaa verkkosivustonsa www.tuusula.fi. Samalla valmistaudutaan myös muiden organisaation verkkosivustojen uudistamiseen. Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan WordPress-verkkopalvelukokonaisuuden toteuttaminen sekä toteutetun kokonaisuuden ylläpito- ja käyttöpalvelut. Kokonaisuuteen kuuluvat Tuusula.fi-pääsivusto sekä samaan ympäristöön erillissivustoina toteutettavat neljä sivustoa - Keski-Uudenmaan ympäristökeskuksen, Kulttuurikasvatussuunnitelman sekä Taiteilijakoti Erkkolan että Halosenniemen sivustot.
Kunta pyysi tarjouksia verkkopalvelukokonaisuuden suunnittelusta ja toteutuksesta sekä ylläpito- ja käyttöpalvelusta (hosting) WordPress-alustalla
Hankinnan arvioitu tilaajaa sitomaton arvo on noin 350 000 euroa (alv 0%). Sopimuskausi alkaa arviolta 1.3.2024, hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU-kynnysarvon.
Tarjouspyyntö julkaistiin 16.11.2023 hankintailmoitukset.fi-portaalissa (HILMA) ilmoituksen numerolla 2023-001978 sekä Tenders Electronics Daily (TED) virallisen lehden lisäosassa ilmoituksen numerolla 695660-2023. Tarjouskilpailussa noudatettiin avointa hankintamenettely. Tarjousten vertailuperusteina käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta. Vertailuhinnan painoarvoa 35 %, ratkaisukuvaus 45 % ja toimitussuunnitelma 20 %.
Tarjouspyynnössä kerrottiin, että julkisena hankintana toteutettavassa hankinnassa toimittajan soveltuvuudelle asetetaan ehdottomia poissulkemisperusteita, joita ovat riittävä tekninen suorituskyky, ammatillinen pätevyys ja kokemus hankinnan kohdetta vastaavien palveluiden tuottamisesta. Tarjouspyynnössä kerrottiin, että toimittajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät henkilöstöresurssit, ja kaikilta projektiin nimettäviltä henkilöiltä edellytetään riittävää työkokemusta. Valittavan toimittajan edellytettiin lisäksi olevan yhteistyökykyinen ja proaktiivinen sekä käyttävän kaikessa yhteistyössä suomen kieltä.
Tarjousten käsittely
Tarjousten avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten käsittely ennen vertailua on kolmivaiheinen, ensin avataan saapuneet tarjoukset ja tämän jälkeen tarkistetaan tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuusehtojen täyttyminen. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään ja vaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousten avaus, tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuus
Tarjouksia saatiin määräaikaan 22.12.2023 12:00:00 mennessä 10 kappaletta:
- Ambientia Oy
- Avidly Oy
- Avoin.Systems Oy
- Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy
- Exove Oy
- Hion Digital Oy
- Into-Digital Oy
- Oy Poutapilvi Web Design Ab
- Red & Blue Oy
- Siili Solutions Oyj
Tarjoukset avattiin suljetussa tilaisuudessa 22.12.2023 hankintayksikön tiloissa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei ollut.
Avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjoajien oli osoitettava pätevyytensä ja kokemuksensa WordPress-sisällönhallinta-järjestelmästä kolmella referenssillä vastaavan kokoluokan www-palveluista. Kriteerit sille, miten referenssien tulee vastata hankinnan kohdetta, oli esitetty tarjouspyynnön liitteessä 3 (Referenssit).
Esitetyistä referensseistä vähintään kahden oli oltava ratkaisu, jossa tilaajana on kunta, kaupunki tai muu julkisen sektorin organisaatio. Avidly Oy:n ja Avoin.Systems Oy:n liitteessä 3 esittämät referenssit eivät tältä osin vastanneet hankintayksikön esittämiä vastaavuusvaatimuksia. Tästä syystä tarjoukset eivät täyttäneet tarjoajia koskevia kelpoisuusehtoja, joten tarjoukset hylätään.
Muiden tarjoajien tarjoukset hyväksyttiin tarjousten vertailuvaiheeseen.
Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä. Määräaikaan 5.12.2023 kello 12.00 mennessä esitettiin kysymyksiä, joihin vastattiin tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta kaikille tarjoajille 11.12.2023.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä on kerrottu, että hankintaa toteuttamaan valitaan yksi toimittaja. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyi seuraavien tekijöiden ja niistä annettujen vertailupisteiden mukaan: ratkaisukuvaus (45 %), toimitussuunnitelma (20 %) ja hinta (35 %). Edellä mainitulla tavalla määräytyneet vertailupisteet laskettiin yhteen.
Hankintayksikkö on tarjouksia vertaillessaan soveltanut vain etukäteen tarjouspyynnössä ilmoittamiaan valintaperusteita kaikkiin tarjouksiin tasapuolisesti ja syrjimättä. Tarjousten arvioinnissa ja vertailussa huomioitiin vain tarjoajien tarjouksissaan määräaikaan mennessä ilmoittama tieto.
Tarjousten vertailumuistiossa kuvataan tarkemmin tarjoajien tarjousten vertailu.
Tarjousten kokonaistaloudellisuutta kuvaavat kokonaispisteet:
- Oy Poutapilvi Web Design Ab 95,95
- Hion Digital Oy 93,23
- Into-Digital Oy 90,70
- Exove Oy 79,78
- Ambientia Oy 74,03
- Red & Blue Oy 72,03
- Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy 63,97
- Siili Solutions Oyj 62,31
Hankintapäätös
Tarjousvertailun kokonaispisteiden perusteella Poutapilvi Web Design Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin ja valitaan Tuusulan kunnan verkkopalvelukokonaisuuden uudistamisen ja ylläpidon toimittajaksi.
Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien kanssa tehdään erillinen kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi
Toimivalta
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan kunnanhallitus päättää yhteisistä hankinnoista, joiden arvo on vähintään 200 000 euroa.
Lisätiedot:
Paula Miettinen, viestintäpäällikkö, paula.miettinen@tuusula.fi, puh 040 314 2004