Tekninen lautakunta, kokous 21.11.2017

Perustelut

Asiaselostus

Tuusulan kunnan tilakeskus on kilpailuttanut talvikunnossapidon Tuusulan kiinteistöjen alueille ajalle 1.10.2017 – 30.4.2020 sekä yhdelle optiovuodelle. Hankintailmoitus tarjouskilpailusta on julkaistu 13.7.2017 Hilmassa, tarjouspalvelu.fi:ssä ja TED-tietokannassa. Tuusulan tekninen lautakunta on valinnut 20.9.2017 § 118 päätöksellä Lassila & Tikanoja Oyj:n kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen talvikunnossapitoalueiden 1-10 toimittajaksi.

Kiinteistöjen talvikunnossapitoa koskevaan tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoajat Esa Heikkilä sekä Lemmelän Koneet Oy ovat vaatineet oikaisua aurausalueiden 1-10 urakoitsijavalintaan hankintaoikaisuvaatimuksella. Heikkilän vaatimus on saapunut Tuusulan kunnan kuntakehityksen ja tekniikan kirjaamoon 10.10.2017. Lemmelän Koneet Oy:n oikaisuvaatimus on päivätty vastaanotetuksi kuntakehityksen ja tekniikan kirjaamossa 12.10.2017.

Hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) 132-135 §:n mukaan hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa. Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Kiinteistöjen talvikunnossapitoa koskeva hankintapäätös on annettu tiedoksi 25.9.2017 klo 08.38 kaikille tarjoajille. Sähköisestä tiedoksiannosta on kuitenkin puuttunut tarjousten vertailutaulukko. Tämän vuoksi hankintapäätös on annettu tiedoksi vielä kaikille tarjoajille uudelleen postin kautta erillisellä kirjeellä, jossa on ollut vertailutaulukko mukana. Siten määräaika hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle on laskettava hankintapäätöksen lähettämisestä postitse. Hallintolain 59 §; n mukaan kirjeitse tapahtuvassa tiedoksiannossa vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Hankintapäätös liitteineen on postitettu 25.9.2017, joten tiedoksiannon on katsottava tapahtuneen 2.10.2017 ja valitusajan alkaneen 3.10.2017 ja päättyneen 16.10.2017. Hankintaoikaisuvaatimukset ovat siten saapuneet muutoksenhakuajalle säädetyn määräajan kuluessa.

Hankintaoikaisuvaatimukset

Esa Heikkilä on vaatinut urakoitsijavalinnan uudelleen tekemistä 1-10 alueille ja kokonaiskustannusten huomioon ottamista tarjouskilpailussa. Perusteena Heikkilä on esittänyt mm. valitun toimittajan käyttämän manipuloinnin tarjouskilpailussa siten, että hiekoitustyössä käytetty sepeli on voittaneissa tarjouksissa ylihinnoiteltu. Tarkemmat perustelut selviävät liitteenä olevasta oikaisuvaatimuksesta.

Lemmelän Koneet Oy on vaatinut tarjouspyynnössä lisätöihin kuuluvan sepelin poistamista hankinnassa ja asian palauttamista teknisen lautakunnan käsittelyyn. Perusteluina oikaisuvaatimuksen tehnyt on mm. esittänyt, että tarjouskilpailussa ei toteudu halvin hinta. Tarkemmat tiedot ovat liitteenä olevassa oikaisuvaatimuksessa.

Käytännössä edellä mainittuihin vaatimuksiin suostuminen tarkoittaa kiinteistön talvikunnossapidon tarjouskilpailun keskeyttämistä, sillä tarjousvertailua ei voida toteuttaa tarjouspyynnöstä poikkeavalla tavalla muuttamatta tarjouspyyntöä.

Hallintolain mukainen kuuleminen

Hallintolain (434/2003) 34 §:n mukaan asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiassa sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.

Hankintayksikkö on kuullut tarjouskilpailussa valittua toimittajaa Lassila Tikanoja Oyj:tä hallintolain mukaisesti varaamalla mahdollisuuden kirjallisen vastineen antamiseen 13.10.2017 ja 20.10.2017 mennessä.

Kuultava on toimittanut asiassa vastineen 13.10.2017 sekä 20.10.2017. Vastineissa kuultava on ottanut kantaa oikaisuvaatimuksessa esitettyihin väitteisiin ja vastustaa hankinnan keskeyttämistä. Kuultava myös tuo esille, että ei ole manipuloinut ilmoitettuja tarjoushintoja. Hinnat ovat noudattaneet normaaleja yrityksen tarjouslaskentakäytäntöjä, esim. toisessa tarjouskilpailussa yhtiö on tarjonnut täysin samat hinnat vastaavista hankinnan kohteista. Lisäksi kuultava yritys on tuonut esille, että Lemmelän koneet Oy on tehnyt oikaisuvaatimuksen kaikkiin aurauksen osa-alueisiin vaikka tarjouksen yritys on tehnyt vain osa-alueisiin 1-7. Samoin Esa Heikkilä on tarjonnut kiinteistönhoitopalveluita vain yhteen osa-alueeseen ja vaatinut oikaisua silti koko kilpailutuksen osalta. Kuultava katsoo, että hankintaoikaisuvaatimuksen tekijöillä ei näin ollen ole asianosaisasemaa niiden alueiden osalta, johon he eivät ole tarjousta antaneet. Tarkemmat tiedot ovat oheisissa vastineissa.

Johtopäätökset

Hankintalain 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Kiinteistöjen talvikunnossapitoa koskeva tarjouspyyntö on valmisteltu edellisten vuosien tapaan. Myös aiemmin on tarjousvertailun ulkopuolelle jäänyt konehiekoitustyössä käytetty hiekoitushiekka. Aiemmin ongelmia tarjouskilpailua järjestettäessä ei ole tullut. Tarjousvertailun ulkopuolelle on jäänyt nyt 13.7.2017 julkaistussa tarjouspyynnössä myös muita lisätöitä esim. lumenkuormaustyö, lumenajo ja imulakaisukoneen käyttö. Näiden merkitys ei kuitenkaan korostu yhtä suurena kuin hiekoitushiekan käyttö. Tarjouspyynnön mukaan tarjousvertailussa on ollut mukana koneauraustyöt 60 %:n painoarvolla, hiekoitustyö 25 %:n painoarvolla ja käsilumityöt 15 %:n painoarvolla. Tarjouspyyntöön liittyvässä palvelunkuvauksessa kerrotaan työn sisältävän koneellisen auraustyön ja hiekoituksen sekä käsilumityöt ja käsihiekoituksen. Tarjoukset ovat olleet keskenään vertailukelpoisia, sillä kukaan tarjoajista ei ole ilmoittanut tarjouksessa tarjouspyynnöstä poikkeavasti hiekoituksen sisältyvän konehiekoitukseen, eli tarjoukset on tehty vain pelkästä työstä. Myöskään kysymyksiä tarjouspyynnöstä ei esitetty, joten tarjouspyyntöä ei pidetty tältä osin epäselvänä.

Mikäli tarjouskilpailu nyt keskeytettäisiin ja oikaisuvaatimukset hyväksyttäisiin. Tarkoittaisi tämä sitä, että uutta kilpailutusta ei ehditä enää talvelle 2017-2018 järjestää vaan hankintayksikön olisi solmittava väliaikainen sopimus tulevan talven ajalle ja kilpailutettava kiinteistöjen talvikunnossapitotyöt ajalle syksy 2018-2021 kevät ja lisänä yhden vuoden optio. Tämä tarkoittaisi väliaikaisen sopimuksen solmimista tulevalle talvelle. Väliaikainen sopimus olisi välttämätöntä tehdä, koska hankintaa ei voida jättää talvikauden jo alettua tekemättä ja kiinteistöjä hoitamatta.

Kyseessä olisi tällöin suorahankintasopimus hankintapäätöksellä 20.9.2017 § 118 valitun toimittajan kanssa. Hankintalaki mahdollistaa sopimuksen solmimisen sangen vapaasti joko aiempien toimittajien tai uuden toimittajan kanssa hankintayksikön harkinnan mukaan. Aiempien toimittajien kanssa sopimukset ovat kuitenkin jo päättyneet, joten järkevää on solmia väliaikainen sopimus valitun toimittajan kanssa tulevalle talvelle. Tällöin sopimus on tarjouspyynnön liitteenä ollut sopimus tarjouskilpailussa annetuilla ehdoilla. Talven tultua tänä vuonna aikaisin oli väliaikainen sopimus jo solmittava teknisen toimialajohtajan päätöksellä. Sopimus tehtiin kuitenkin vain ajalle 1.11.-31.12.2017, jotta varsinainen hankintasopimus on mahdollista solmia 1.1.2018 alkaen.

Mikäli hankinta keskeytetään, on kaikilla tarjouksen tehneillä mahdollisuus hakea päätökseen muutosta markkinaoikeudelta sekä tehdä hankintaoikaisuvaatimus 14 päivän määräajassa keskeytyspäätöksen tiedoksiannosta. Markkinaoikeuden päätökseen on vielä mahdollista hakea muutosta KHO:lta. Edessä saattaa olla vuosien valitusprosessi. Lisäksi markkinaoikeus sekä etenkin suorahankintoja valvomaan perustettu Kilpailu- ja kuluttajavirasto suhtautuu suorahankintana tehtyihin sopimuksiin tiukasti. Hankintapäätöksestä 20.9.2017 § 118 ei ole tehty valituksia markkinaoikeuteen.

Edellä mainitun vuoksi hankintayksikkö katsoo, että hankintapäätöksessä 20.9.2017 § 118 esitetty lopputulos on oikea eikä tarjousvertailun muuttamiseen ja hankintapäätöksen kumoamiseen ole tarvetta.  Tämän osoittaa myös liitteenä oleva taulukko, johon on laskettu valitun toimittajan Lassila Tikanoja Oyj:n ja oikaisuvaatimuksen tehneiden tarjoajien tarjoushintojen sekä erillishintojen vaikutus aikaisempien talvien keskimääräisten työtuntien perusteella. Taulukko osoittaa, että hiekoitushiekan menekillä ei kuitenkaan ole sellaista vaikutusta jonka vuoksi oikaisuvaatimukset tulisi hyväksyä. Siten esitetään, että Lemmelän Koneet Oy; n ja Esa Heikkilän hankintaoikaisuvaatimukset hylätään.

Tuusulan kunnan johtoryhmän päätöksen mukaan hankintaoikaisun käsittelee hankintapäätöksen tehnyt toimielin tai viranhaltija talousarvion toimivaltasäännösten mukaan. Oikaisuvaatimusten hylkäämisestä päättää tässä tapauksessa siten tekninen lautakunta, joka on tehnyt hankintapäätöksen.

Liitteet

• Hankintaoikaisuvaatimus Esa Heikkilä

• Hankintaoikaisuvaatimus Lemmelän koneet Oy

• Lassila Tikanoja Oyj:n vastineet hankintaoikaisuvaatimukseen 13.10.2017 ja 20.10.2017

Lisätiedot

Kiinteistönhoitopäällikkö Atso Vesa 040-314 2246 atso.vesa@tuusula.fi, lakimies Mia Kontio-Kaskikallio, 040-314 3608, mia.kontio-kaskikallio@tuusula.fi

Ehdotus

Esittelijä

Tekninen lautakunta päättää

• hylätä Esa Heikkilän ja Lemmelän Koneet Oy:n hankintaoikaisuvaatimukset, jolloin hankintapäätös 20.9.2017 § 118 pysyy voimassa 
• hyväksyä kuntakehitysjohtajan allekirjoittaman väliaikaisen sopimuksen kiinteistöjen talvikunnossapidosta ajalle 1.11. - 31.12.2017
• valtuuttaa tilakeskuksen päällikön allekirjoittamaan talvikunnossapitoa koskevan varsinaisen hankintasopimuksen ajalle 1.1.2018 – 30.4.2020

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.