Perustelut
Taustaa
Vuonna 2019 tuli voimaan laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta. Lain tarkoitus on ”edistää digitaalisten palvelujen saatavuutta, laatua, tietoturvallisuutta sekä sisällön saavutettavuutta ja siten parantaa jokaisen mahdollisuuksia käyttää yhdenvertaisesti digitaalisia palveluja.” (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019.)
Digitointi on paperisten aineistojen muuttamista digitaaliseen muotoon. Tuusulan kunnalla ei ole voimassa olevaa sopimusta asiakirjojen digitointi- eli skannauspalveluista. Toimialueilla on tarve saada paperisia dokumentteja sähköiseen arkistoitavaan muotoon. Tavoitteena on saada pysyvään säilyttämiseen kuuluvat asiakirjat digitoiduksi hävittämiseen tähtäävän digitointivaatimusten mukaisesti.
Digitoitu aineisto on helpommin ja nopeammin saatavilla kuin paperinen aineisto. Tämä auttaa asiakasta saamaan palvelua nopeammin sekä myös aineiston haltijaa tarjoamaan palvelua tehokkaammin, kun aineistoa ei tarvitse hakea erikseen arkistosta. Paperinen aineisto myös kuluu joka kerta, kun aineistoa käsittelee, mutta digitaalisessa muodossa oleva aineisto ei. Digitoinnilla saa kasvatettua aineiston käyttöikää ja myös suojeltua aineiston säilymistä tuleville sukupolville. Digitoitu aineisto myös mahdollistaa tietojen hakemisen erilaisilla hakusanoilla.
Hallintopalveluiden päätearkistossa olevien päättötodistusten ja oppilaskorttien arkistoitujen paperiversioiden digitoimista harkitaan. Muiden toimialueiden tarpeiden kartoittaminen tehdään sopimuskauden aikana.
Rakennusvalvonnalla on arkistossa n. 270 hyllymetriä paperia aineistoa vuosilta 1943-2003. Aineisto sisältää pysyvään säilytykseen kuuluvaa aineistoa ja määräajan säilytettävää aineistoa. Vuosien 2003-2016 aineistot on digitoitu palvelun tuottajan toimesta sähköiseen muotoon aikaisemmissa digitointiprojekteissa vuonna 2016 - 2019. Digitointi edellyttää useamman vuoden työpanoksen. Osa tästä työstä tehdään omana työnä. Vuonna 2015 helmikuussa rakennusvalvonta otti käyttöönsä sähköisen asiointipalvelun Cloudpermit/Lupapiste, jonka jälkeen rakennuslupahakemusasiakirjat ovat vain sähköisessä muodossa.
Tuusulan kunnan rakennusvalvonnalla on vielä paljon pitkäaikaista säilyttämistä edellyttävää materiaalia paperisena. Strategiamme mukaisesti prosesseja on pyritty digitoimaan ja olemassa olevien materiaalien saattaminen digitaaliseen muotoon on osa tätä kehityskaarta. Jokaisen aineistoerän digitoimisen tarvetta on arvioitava erikseen käyttötarve sekä säilytysaika huomioon ottaen.
Digitointipalvelujen hankinnan tilaajaa sitomaton arvio arvosta on noin 100 000 euroa vuodessa (alv 0 %), josta rakennusvalvonnan osuus on noin 75 000 euroa.
Yhteishankintayksikkö
Sarastia Oy tuottaa palveluja omistajilleen. Omistajina voivat olla kunnat, kaupungit, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Omistajuuden kautta asiakkaat voivat ostaa palveluja ilman kilpailutusta. Sarastia Oy on yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Tuusulan kunta on omistajaosakkaana Sarastia Oy:ssä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja. Näin ollen Tuusulan kunta voi halutessaan liittyä Sarastia Oy:n kilpailuttamiin sopimuksiin.
Asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu, sopimus
Sarastia Oy on kilpailuttanut Sähköinen arkistoratkaisu tiedonohjauksella ja asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu sopimuksen. Sopimus sisältää kaksi osakokonaisuutta, 1. Sähköinen arkistoratkaisu tiedonohjauksella sekä 2. Asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu. Tuusulan kunnalla on tarve osakokonaisuuden 2 palveluihin.
Asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu perustuu SÄHKE2-standardin mukaisiin vaatimuksiin asiakkaan niin edellyttäessä. Käytännössä tarjoaja noutaa asiakkaan koostaman / määrittelemän fyysisen aineiston, vie sen skannattavaksi ja skannaa aineiston asiakkaan kanssa sovitun mallin/tavan mukaisesti ja syöttää esim. metadatan skannatulle aineistolle. Fyysinen aineisto joko hävitetään tietoturvallisesti tai palautetaan asiakkaan toivomalla tavalla jäsenneltynä tai jäsentämättömänä asiakkaalle. Digitoitu aineisto palautetaan suoraan asiakkaan sähköiseen arkistoon tai muulla sähköisellä tavalla (verkkolevylle, fyysisellä medialla tms.).
Sopimustoimittaja on PunaMusta Oy. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sarastia Oy:n puolelta irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta ja toimittajan puolelta kaksitoista (12) kuukautta. Lisäksi toimittajalla on kuusi (6) kuukautta kestävä avunantovelvollisuus sopimuskauden päätyttyä. Asiakaskohtaiset toimeksiantosopimukset noudattavat pääsopimusta.
Tuusulan kunnan kaikki toimialueet voivat hyödyntää sopimusta.
Sarastia Oy:n asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta. Sarastia Oy ei veloita asiakkaitaan palveluistaan, vaan kattaa kulunsa toimittajalta perittävällä palvelumaksulla. Sarastia Oy perii valitulta sopimustoimittajalta kaikista sopimuksenalaisista myynneistä komissiomaksun, joka on keskimäärin 1 %.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Sarastia Oy:n hankintasopimukseen säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.
Hallintosäännön hankintojen toimivaltataulukon mukaan kunnanhallitus päättää yhteisistä hankinnoista (kahdella tai useammalla toimielimellä tilaaja-asema).