Kunnanhallitus, kokous 10.9.2018

Perustelut

Tuusulan kunnanhallitus on hyväksynyt Pienhankintaohjeet 23.6.2008 § 366. Ohjetta on päivitetty ajoittain hankintalakien muuttuessa.  Pienhankintaohjeet koskevat hankintalainsäädännön ulkopuolelle jääviä kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja. Näihin hankintoihin ei sovelleta julkisia hankintoja koskevaa lakia (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) tai erityisalojen hankintalakia (Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016) hankintaoikaisua lukuun ottamatta. Tästä huolimatta lainsäädännön ulkopuolelle jäävissä hankinnoissa on noudatettava avoimuuden ja tasavertaisuuden periaatteita, jotka ovat johdettavissa Euroopan unionin perustamissopimuksesta ja etenkin Suomen kansallisesta lainsäädännöstä mm. hallintolaista. Myös kunnan omien hankintaohjeiden on perus-tuttava edellä mainituista johdettaville hyvän hallinnon periaatteille.

Tuusulan kunnassa voimassa olevat pienhankintaohjeet ovat vanhentuneet hankintalakeihin tulleiden muutosten myötä. Uudet hankintoja koskevat lait ovat tulleet voimaan 1.1.2017, jolloin kansalliset kynnysarvot ovat huomattavasti nousseet.

Uudet kansalliset kynnysarvot hankintalaissa ovat seuraavat:

• Tavara- ja palveluhankinnat     60 000
• Käyttöoikeussopimukset / palvelut           500 000
• Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut           400 000
• Muut erityiset palvelut             300 000
• Rakennusurakat       150 000
• Käyttöoikeusurakat   500 000
• Suunnittelukilpailut    60 000

1.1.2018 kansallisiin kynnysarvoihin ei tullut muutoksia, vain Eu-kynnysarvoja sekä hankintalaissa että erityisalojen hankintalaissa hieman nostettiin.

Erityisalojen hankinnoissa lakia noudatetaan vain Eu-kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta. Pienhankintaohjetta ei suoranaisesti ole tehty erityisalojen Eu-kynnysarvon alittaviin hankintoihin mutta ohjetta voi noudattaa soveltuvin osin myös erityisalojen hankinnoissa, joissa niin ikään on toimittava tasapuolisesti ja syrjimättömästi Eu-perustamissopimuksen ja kansallisen lainsäädännön periaatteet huomioiden. 

Pienhankintaohjeessa ei ole olennaisia muutoksia aikaisempaan. Pääperiaatteet ovat säilyneet entisellään. Ohjeessa on tarkistettu kansalliset kynnysarvot, korjattu sähköistä tiedoksiantoa, sekä tehty muutamia pieniä lisäyksiä mm. tarjouspyynnön sisällön osalta sekä viitattu kunnan käytössä olevaan Cloudia-kilpailutusjärjestelmään sekä tilaajavastuu.fi-järjestelmän käyttämiseen hankintoja tehtäessä. Lisäksi ohjeessa on huomioitu uusi asianhallintajärjestelmä CaseM hankintojen kannalta.

Olennaisin muutos uudessa ohjeistuksessa on kirjallisen hankintapäätöksen rajan nostaminen 4.000 eurosta 10.000 euroon. Ohjeistuksessa on vaadittu, että kaikista vähintään 10.000 euron hankinnoista on tehtävä kirjallinen hankinta-päätös. Lisäksi samansuuruisista hankinnoista on tehtävä kirjallinen hankinta-sopimus.  Lisäksi arvoltaan 9.000 euron palveluhankinnoissa, on aina myös tarkistettava tilaajavastuulain soveltuminen (Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006). Tilaajavastuulaki velvoittaa työn tilaajan selvittämään sopimuskumppaninsa valmiuksia hoitaa lainmukaisia velvoitteita. Lain velvoitteet tulee huomioida hankintaa tehtäessä ja valmistelussa. Tilaajavastuulakia sovelletaan 9.000 euron suuruisista alihankintasopimuksista alkaen.

Alle 10.000 euron jäävissä pienhankinnoissa sopimuksen tekeminen on arvioitava tapauskohtaisesti. Mikäli erillistä sopimusta ei laadita, on varmistettava, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista.

Hankintalakia sekä erityisalan hankintalakia uudistettiin laajasti 1.1.2017 voimaan tulleilla uusilla säädöksillä. Tämän vuoksi kunnan voimassaoleva hankintalain kansallisen kynnysarvon ylittävä ohjeistus on myös vanhentunut. Ohjetta muutetaan perusteellisesti ja tuodaan kunnanhallituksen käsiteltäväksi myöhemmin.

Tuusulan voimassaolevan pienhankintaohjeen vanhentumisen vuoksi uudet Tuusulan kunnan pienhankintaohjeet olisi saatettava voimaan välittömästi. Ohjeiden tulisi myös korvata nykyinen voimassaoleva Tuusulan kunnan pienhankinnat-ohje.

Perustelut

Kunnanhallitus on hyväksynyt ”hankintaohjeet kansallisen ja Eu-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa” päätöksellä 12.3.2012 § 101. Hankintalakia sekä erityisalan hankintalakia uudistettiin laajasti 1.1.2017 voimaan tulleilla uusilla säädöksillä. Tämän vuoksi kunnan voimassaoleva hankintalain kansallisen kynnysarvon ylittävä ohjeistus on vanhentunut ja on tarpeen päivittää.

EU-kynnysarvon ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalainsäädäntöä: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 (hankintalaki), Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016 (erityisalojen hankintalaki).

Hankinnat jaetaan kokonaisarvonsa mukaisesti EU-kynnysarvon ylittäviin, kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja pienhankintoihin. Kunnanhallitus on hyväksynyt päivitetyn kunnan pienhankintaohjeen päätöksellään 5.3.2018 § 82. Tämä ohje koskee kansallisen kynnysarvon ja EU – kynnysarvon ylittäviä hankintoja.

Hankintalain mukaiset kynnysarvot ovat seuraavat:

Ympäristö- ja sosiaaliset näkökulmat, hankinnoilla työllistäminen sekä innovatiivisuus huomioidaan hankintakohtaisesti kun se on kunnan kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaista. Tuusulan kunta on laatinut energiatehokkuussopimuksen toimintasuunnitelman 5.10.2017 vuosille 2017 – 2025, jonka kunnanhallitus on hyväksynyt 16.10.2017 § 453. Energiatehokkuussopimuksen toimintasuunnitelma hyväksytään suositukseksi ja osaksi hankintaohjetta.

Ohjeessa kuvataan keskeisimmät hankintalain säädökset, jotka tulee ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon tai EU – kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Hankintaohjeen tarkoituksena on varmistaa, että hankinnan valmistelijalla on selkeät ohjeet ja kehys, jonka mukaan hankinta tehdään hankintalakia noudattaen lain vaatimusten mukaisesti mutta huomioon ottaen myös lain suomat mahdollisuudet mm. hankintamenettelyjen suhteen. Ohjeessa kerrotaan keskeiset erot kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen ja EU – kynnysarvon ylittävien hankintojen välillä, ja listataan pakolliset hankintaa koskevat ilmoitukset, jotka julkaistaan HILMAssa (hankintailmoitukset.fi). Hankintaohjeessa viitataan hankintalain pykälään tekstissä niin, että lisää tietoa ko. asiasta on helppo löytää.

Hankintojen ennakoimiseksi on ohjeessa uutena asiana kirjoitettu toimialoilla vuosittain talousarvion laadinnan yhteydessä kirjattava hankintasuunnitelma, joka toimitetaan hankintapalveluille. Tämän avulla voidaan hankintojen valmistelu ja läpivieminen tehdä hallitusti ja vältytään itseaiheutetulta kiireeltä. Lisäksi kunnan internet – sivuille julkaistaan hankintakalenteri, joka lisää tietoisuutta sekä kuntalaisille että kunnassa toimiville yrityksille. Uutena on esitelty tekninen vuoropuhelu, jota suositellaan sekä ohjeessa että hankintalaissa hyödyntämään.

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) on tullut voimaan toukokuussa 2016 ja sitä sovelletaan kansallisesti 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetus tulee huomioida myös hankintoja valmistellessa ja sopimusta solmittaessa. Mikäli palveluntuottajan toiminnassa käsitellään henkilötietoja, tulee sekä tarjouspyynnössä että sopimuksessa huomioida tietosuoja-asetuksen ja siihen liittyvän lainsäädännön asettamat vaatimukset. Tämä on hankintaohjeeseen uutena asiana kirjoitettu.

Erityistä huomiota ohjeessa kiinnitetään hankintapäätöksen julkisuuteen. Hankintapäätöksen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Ohjeessa on kuvattu yksityiskohtaisesti hankintapäätöksen julkisuus kussakin päätöksen vaiheessa. Tarjoajan suojaksi säädetty avoimuus, syrjimättömyys ja tasapuolinen kohtelu voidaan turvata vain pitämällä tarjoajan valintaa koskeva päätösesitys salassa päätöksentekoon saakka. Hankintalain piiriin kuuluvissa hankinnoissa hankintapäätöksen lainvoima ei riipu siitä, julkaistaanko se kunnan internet- sivuilla, sillä valitusoikeus asiassa on vain asianosaisilla tarjoajilla. Tämän vuoksi toimielimen esityslistalla julkaistaan tieto hankinta-asian käsittelystä vain otsikkotasolla tai lyhennettynä tiivistelmänä julkaisematta tietoja mm. tarjousvertailusta ja valituksi esitetystä toimijasta.

Ohjeessa muistutetaan hankintaa valmistelevan tahon ja luottamushenkilöiden vaitiolovelvollisuudesta ja mahdollisesta esteellisyydestä hankinta-asioissa. Koska julkisia hankintoja myös valvotaan, on tärkeää, että niitä koskevaa lainsäädäntöä noudatetaan. Tämä hankintaohje ohjaa kunnan hankintojen oikeellisuutta ja osaltaan varmistaa, että lakia julkisista hankinnoista noudatetaan.