Tekninen lautakunta, kokous 10.8.2021

Perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Lukitus- ja muiden oviympäristöjen varusteluihin liittyvien töiden sekä lukitus-, avain- ja heloitustarvikkeiden hankinta puitesopimusperiaatteella Tuusulan kunnan sekä sen omistamiin kiinteistöihin. Lukitustöitä ja hankintaan kuuluvia tarvikkeita tilataan puitesopimusperiaatteella. Tilaajan tavoitteena on saada hankinnan avulla sellaiset sopimuskumppanit, joiden kanssa Tuusulan kunnan omistamien kiinteistöjen lukitus- ja oviympäristöratkaisuja voidaan ylläpitää ja kehittää koko kiinteistökannan osalta mahdollisimman kustannustehokkaasti, pitkäjänteisesti ja joustavasti siten, että myös turvallisuuteen liittyvät näkökohdat huomioidaan riittävän tehokkaasti. Tilaajan tavoitteena on myös, että sopimuskumppanit toteuttavat tuottamiaan palveluita mahdollisimman asiantuntevasti ja ammattitaitoisesti sekä se, että palveluntuottajalla on riittävä ja monipuolinen yhteistyö- ja hankintaverkosto, jonka avulla palveluntuottaja voi osaltaan antaa tuottamilleen palveluille lisäarvoa.

Tuusulan kunta on kilpailuttanut lukitus- ja muiden oviympäristöjen varusteluihin liittyvien töiden, kuten sarjoitusten, lukitus- ja oviympäristöön asennettavien muiden tuotteiden ja komponenttien asennus- ja huoltotöiden suorittaminen sekä lukitus-, avain- ja heloitustarvikkeiden myynti sopimuskaudelle 1.9.2021– 30.8.2025.  Tilaajalle varataan mahdollisuus kahden (1+1) optionvuoden käyttöönottoon varsinaisen sopimuskauden jälkeen. Hankinnan perusteella solmitaan puitesopimukset 2-3:n palveluntuottajan kanssa. Sopimuskauden hankinnat tullaan tekemään etusijajärjestyksen perusteella.

Hankinnan kohteena olevat sopimuskauden toimitukset käsittävät:

• Tuusulan kunnan omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen lukitusten ja muiden oviympäristöjen tuotteisiin liittyvät pienehköt huolto-, korjaus- ja asennustyöt sekä edellä mainituissa töissä käytettävät tuotteet, tarvikkeet ja materiaalit ja ne tarvikkeet, joita Tuusulan kunnan palveluksessa ole huoltohenkilöstö noutaa Toimittajan toimipisteestä.
• Suuremmat urakkamuotoiset hankkeet, kuten koko Tuusulan Kunnan omistaman kiinteistön, yksittäisen rakennuksen tai useaa rakennusta koskevat lukitusuudistukset.

Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeusopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun Eu-kynnysarvon.

Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin 14.5.2021 Hilma-​ilmoituskanavassa numerolla 2021-073410  sekä EU:n virallisen lehden täydennysosassa numerolla 2021/S 094-247373. Hankintamenettelynä oli avoin menettely, tarjousten vertailuperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus.

Tarjousten käsittely

Tarjousten avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten käsittely ennen vertailua on kolmivaiheinen, ensin avataan saapuneet tarjoukset ja tämän jälkeen tarkistetaan tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuusehtojen täyttyminen. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään ja vaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousten avaus,​ tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjoajien soveltuvuus

Tarjouksia saatiin asetettuun määräaikaan 18.6.2021 klo 12.00 mennessä seitsemän (7) kappaletta: Certego Oy, Itä-Helsingin Lukko Oy, LukkoLuket Oy, TS Turvasi Oy, Turvaexpertit Helsinki Oy, Tuusulan Lukko ja Viria Security Oy. Tarjoukset avattiin suljetussa tilaisuudessa 21.6.2021 klo 10.52 hankintayksikön tiloissa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei ollut.  .

.Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä. Määräaikaan 31.5.2021 kello 12.00 mennessä ei esitetty kysymyksiä.

Ensin tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjoajien soveltuvuus. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjojalle asetetut ehdot ja voitiin todeta soveltuviksi tarjoajiksi. 

Tarjousten vertailu 

Tarjousvertailussa tarjousten arvioinnin painotusten osuudet ja niiden perusteella tehtävä pisteytys oli kerrottu tarjouspyynnössä jaettavan: 35% kokonaisvertailuhinta, 35% tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit ja 30 % tarjouksessa esitetyt toimittajan laadulliset tekijät. Tarjoajan saamat hintapisteet (enintään 35 pistettä), tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit -osa-alueen pisteet (enintään 35 pistettä) ja laatupisteet (enintään 30 pistettä) lasketaan yhteen. Näistä muodostuvat kunkin tarjoajan tarjouksen kokonaispisteet (kokonaispisteet voivat olla enintään 100 pistettä). Eniten kokonaispisteitä saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun.

Tarjouspyyntö ja tarjoukset ovat nähtävillä kokouksessa.

Tarjousvertailuun hyväksyttiin Itä-Helsingin Lukko Oy, TS Turvasi Oy, Turvaexpertit Helsinki Oy ja Viria Security Oy. 

Certego Oy:n, LukkoLuket Oy:n ja Tuusulan Lukko Oy:n tarjoukset todettiin tarjouspyynnön vastaisiksi, ja näin ollen ne tulee hylätä. Jäljempänä lyhyet perustelut hylkäyksille, liitteenä tarkemmat perustelut, jotka annetaan tiedoksi kullekin tarjoajalle.

Certego Oy

Tarjoaja ei ole ilmoittanut tarjouslomakkeen välilehdellä 2 sarakkeeseen D vaadittuja tietoja eli kaikkia keltaisia soluja ei ole täytetty tai niihin on mainittu ainoastaan tuote, eikä hintaan sisältyviä töitä. Vertailuhinnan muodostamistapa ja tarjousten vertailumenetelmä huomioon ottaen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus edellyttää, että jokaisen tarjouslomakkeella yksilöidyn tuotteen hinnan muodostuminen on ollut selkeästi todennettavissa tarjoajan toimittamasta tarjouslomakkeesta. Tarjouslomakkeen toimittaminen puutteellisin tiedoin on vaikuttanut tarjouksen vertailuhintoihin, eikä tarjous ole näin ollen ollut omiaan tuottamaan yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tulosta suhteessa kilpailijoiden tarjouksiin. Koska kuvauksia ei ole toimitettu, ei voida luotettavasti todeta, mitä ilmoitettu hinta pitää sisällään. Voidaan myös tulkita, että tarjoaja on jättänyt vaihtoehtoisen tarjouksen. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei tässä kilpailutuksessa hyväksytty.

LukkoLuket Oy

Tarjoaja ei ole toimittanut tarjoustaan vaaditulla, palautettavalla tarjouslomakkeella (Excel-taulukko). Tarjouksen yhteydessä on toimitettu ainoastaan osa tarjouspyyntölomakkeen liitteestä 2 - Hinnoittelulomake (3. palveluihin liittyvät työlajit) pdf-muotoisena. Koska em. tarjouslomaketta ei ole toimitettu, hankinnan osa-alueita ei voida vertailla. Vertailuhinnan muodostamistapa ja tarjousten vertailumenetelmä huomioon ottaen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus edellyttää, että jokaisen tarjouslomakkeella yksilöidyn tuotteen hinnan muodostuminen on ollut selkeästi todennettavissa tarjoajan toimittamasta tarjouslomakkeesta. Hakijan tarjous on tältä osin tarjouspyynnön vastainen.

Tuusulan Lukko Oy

Tarjoaja ei ole ilmoittanut tarjouslomakkeen välilehdellä 3 sarakkeeseen F vaadittuja tietoja eli kaikkia keltaisia soluja ei ole täytetty. Tarjoaja ei ole ilmoittanut em. sarakkeeseen valmistajan/valmistajien tai maahantuojan/maahantuojien hinnastoa, josta alennusprosentit lasketaan. Jos hinnastoja ei ilmoiteta, ei voida todeta, mistä hinnastosta alennusprosentit lasketaan. Vertailuhinnan muodostamistapa ja tarjousten vertailumenetelmä huomioon ottaen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus edellyttää, että jokaisen tarjouslomakkeella yksilöidyn tuotteen hinnan muodostuminen on ollut selkeästi todennettavissa tarjoajan toimittamasta tarjouslomakkeesta. Hakijan tarjous on tältä osin tarjouspyynnön vastainen. Asiassa voidaan myös tulkita, että tarjoaja on jättänyt vaihtoehtoisen tarjouksen. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei tässä kilpailutuksessa hyväksytty.

Pisteet jakantuivat hyäksyttejen tarjousten osalta seuraavasti alla olevan mukaisesti:

• TS Turvasi Oy 86,70 pistettä
• Viria Oy 82,84 pistettä
• Turvaexpertit Oy 76,99 pistettä
• Itä-Helsingin Lukko Oy 54,37 pistettä

Tarjousten vertailu ja pisteiden erittely on tämän päätöksen liitteenä.

Hankintapäätös ja sopimus

Palvelun tuottajiksi valitaan TS Turvasi Oy sekä Viria Oy jotka saivat korkeimmat pisteet vertailussa.

Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien kanssa tehdään erillinen kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.

Toimivalta

Tuusulan kunnanvaltuuston 10.12.2018 § 150 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan lautakunta päättää hankinnoista, joiden arvo ylittää 200.000 euroa.

Lisätiedot:

Mikko Simpanen, tilapalvelupäällikkö, mikko.simpanen@tuusula.fi 040 314 4350

Ehdotus

Esittelijä

Tekninen lautakunta päättää

• valita tarjouskilpailussa eniten pisteitä saaneet Turvasi Oy:n ja Viria Oy:n tarjoukset tehneet toteuttamaan hankinta

• hylätä tarjoajat Certego Oy:n, LukkolLuket Oy:n  ja Tuusulan Lukko Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisena

• oikeuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittamaan hankintasopimukset

• tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta välittömästi kokouksessa.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.