Perustelut
Tuusulassa siirryttiin sähköiseen kokouskäytäntöön valtuustokaudella 2017–2021. Valtuustokaudelle 2021-2025 kunta hankki kaikille valtuutetuille ja muille varsinaisten toimielinten jäsenille kannettavat tietokoneet luottamustehtävien hoitamista varten. Hankittujen tietokoneiden käyttöaste jäi kuitenkin melko alhaiseksi.
Keväällä 2025 kunta ottaa käyttöön uuden asianhallintajärjestelmän ja siihen liittyvän uuden sähköisen kokouksen ratkaisun. Uusi sähköisen kokouksen ratkaisu on käytettävissä niin Windows-tietokoneilla kuin iOS- sekä Android-mobiililaitteilla. Kaikille luottamushenkilöille, mukaan lukien varajäsenet, tarvitaan jatkossakin Windows-käyttäjätunnukset ja -lisenssit Tuusulan kunnan IT-ympäristöön.
Tietohallinto suosittelee edelleen luottamushenkilöille kunnan kannettavien tietokoneiden käyttöä. Tällöin laitteet ovat Tuusulan ICT-palveluiden hallinnassa ja ylläpidossa eikä käyttäjän tarvitse huolehtia laitteen ja ohjelmistojen ylläpidosta itse.
Tietohallinto on selvittänyt uuden sähköisen kokousratkaisun teknistä toteutusta ja todennut sen käytön olevan riittävän turvallista ohjeistettuna myös luottamushenkilöiden omilla laitteilla. Tietohallinnon on mahdollista rajoittaa omien laitteiden käyttöä, mikäli käytetyn laitteen tietoturvan taso ei täytä sähköisen kokousratkaisun käytöltä vaadittuja minimivaatimuksia, esim. käyttöjärjestelmän tietoturvapäivitysten osalta. Kunnan ICT-palvelut ei myöskään anna IT-tukipalvelua käyttäjän omiin laitteisiin liittyen kuin rajoitetusti.
Esitetään, että Tuusula hankkii kaikille luottamushenkilöille valtuustokaudelle 2025–2029 sähköiseen työskentelyyn tarvittavat Microsoft-ohjelmistolisenssit ja lisäksi kannettavat Windows-tietokoneet kaikille niille varsinaisten toimielinten varsinaisille luottamushenkilöjäsenille, jotka haluavat käyttää kunnan tarjoamaa päätelaitetta luottamustehtävien hoitamiseen. Luottamushenkilöiden omien päätelaitteiden käytöstä ei makseta käyttökorvausta. Microsoft-lisenssien hankintakustannus on noin 50 000 €/v (ALV0) ja kannettavien tietokoneiden liising-kustannus on noin 10 000 €/v (ALV0). Jälkimmäinen kustannus perustuu arvioon, että noin kolmasosa luottamushenkilöistä haluaa käyttää kunnan tarjoamaa päätelaitetta. Näin ollen hankinnan kokonaiskustannukset koko valtuustokaudelle 2025-2029 ovat noin 240 000 € (ALV0). Hankinnoissa käytetään valmiiksi kilpailutettuja puitesopimuksia, joten erillistä kilpailutusta ei tarvita. Kustannukset katetaan käyttötalousmenoista ja kustannuspaikalta Valtuusto.