Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunta on hankkinut hallinnon Microsoft-lisenssit alun perin vuonna 2009 tehdyllä EA-vakiointisopimuksella (Enterprise Agreement). Vuonna 2012 päätettiin käyttää EA-sopimuksen jatko-optio, jolla hankitut lisenssit siirtyivät SA-ylläpitoon (Software Assurance). Vuonna 2015 päätettiin edelleen jatkaa SA-ylläpitoa. Vuonna 2018 EA-sopimuksen uusinnan yhteydessä siirryttiin omistuspohjaisten työasemalisenssien ylläpidosta käyttäjäkohtaisiin M365-vuokralisensseihin, palvelinlisenssien osalta omistuspohjaisten lisenssien SA-ylläpitoa jatkettiin. Vuonna 2018 tehty EA-sopimus päättyy 31.7.2021.
Tuusulan nykyisen EA-vakiointisopimuksen piiriin kuuluvat M365 E3-lisenssillä työasemien Windows-käyttöjärjestelmä, Office-työasemaohjelmistot sekä O365-pilvipalvelut. Lisäksi vakiointisopimus mahdollistaa työasemien keskitetyn hallinnan ja ylläpidon sekä erinäisiä tietoturvaominaisuuksia kuten mobiililaitehallinnan sekä virustorjunnan. Edellä mainitut EA-sopimuksen lisenssit koskevat kaikkia hallintoverkon työasemia ja käyttäjiä, pois lukien ne työasemat ja käyttäjät, jotka kuuluvat sivistyksen EES-vakiointisopimuksen piiriin (koulut, päiväkodit, kirjastot, nuorisotilat ja kaikki sivistykset työntekijät museon henkilöstöä lukuun ottamatta). Hallintoverkon O365-palveluiden (sähköposti, Teams, intranet) käyttöön on sivistyksen työntekijöille hankittu erilliset lisenssit erillisellä CSP-sopimusmallilla.
Nykyisen EA-sopimuksen päättyessä käyttöoikeus käyttäjäkohtaisiin ohjelmistoihin ja palveluihin päättyy. Palvelinohjelmistojen käyttöoikeus säilyy, vaikka ylläpitoa palvelinlisensseille ei enää jatkettaisi, mutta palvelinohjelmistojen käyttöoikeus koskee kuitenkin vain sopimuksen päättymishetkellä julkaistuja ohjelmisto-versioita. Hankittujen M365 E3-lisenssien määrä on nykyisen sopimuksen päättyessä (31.7.2021) noin 470 kpl.
EA-vakiointisopimukseen liittyy optio, jolla nykyisten lisenssien käyttöä ja ylläpitoa voidaan haluttaessa edelleen jatkaa 36 kk:n ajaksi uudella vakiointisopimuksella.
Hansel Oy on viimeksi vuonna 2020 kilpailuttanut Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynnin ja niihin liittyvät palvelut ja toimittajaksi valittiin Crayon Oy. Tuusula on vuonna 2020 liittynyt Hanselin voimassaolevaan puitesopimukseen, jolloin lisenssien hinnat määräytyvät tämän puitesopimuksen mukaisesti eikä kunnan tarvitse erikseen itse kilpailuttaa hankintaa.
Tuusulan tietohallinto on pyytänyt Crayonilta ehdotusta EA-sopimuksen uusimisesta nykyisillä lisenssimäärillä ja sillä muutoksella, että palvelimien Windows-käyttöjärjestelmälisenssien ylläpidosta luovutaan. Palvelimien siirtyessä vuoden 2021 loppuun mennessä Kuntien Tieran Oy:n kapasiteettipalveluun ei kunnalla ole tarvetta jatkaa palvelimien Windows-lisenssien ylläpitoa. Lisäksi joitakin Keski-Uudenmaan Sotelle siirtymässä olevien palvelimien SQL-tietokantalisenssejä on voitu poistaa kunnan ylläpitovastuulta.
Tietohallinnon neuvotteleman uuden Enterprise Agreement -sopimuksen arvo on kolmen vuoden sopimuskaudella noin 390 000 euroa, vuosikustannuksen ollessa noin 129 000 euroa (ALV0). Uuden sopimuksen myötä vuosikustannus laskee noin 7 000 euroa vuodessa, vuoden 2020 kustannustasoon verrattuna.
Sopimukseen sisältyy mahdollisuus tarkistaa käyttöoikeuksien määrää vuosittain (tarkistuspäivä on 31.7.) alaspäin, mikäli lisenssitarve muuttuu sopimuskauden aikana. Lisäkäyttöoikeuksia voidaan hankkia kesken sopimuskauden tarpeen mukaan minä hetkenä tahansa.
Toimivalta
Tuusulan kunnanvaltuuston 10.12.2018 § 150 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo ylittää 200 000 euroa.