Perustelut
Esisuunnitelman tarkoitus
Hyrylän palvelukeskuksen ja kunnan käyttöön hankittavien tilojen toteuttamiseksi on käynnistetty kilpailullinen neuvottelumenttely. Toistaiseksi kunnan asettamia tavoitteita on asetettu kilpailuasiakirjoissa, jotka kunnanhallitus hyväksyi 30.11.2020 § 493. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana hankinnasta käydään neuvotteluja eri toimittajavaihtoehtoja kanssa. Menettelyn aikana tavoitteet ja niiden osalta tehtävät ratkaisut tarkentuvat hankkeen suunnittelun edetessä. Tässä vaiheessa kilpaillutusta ei ole vielä esitetty kunnan tilojen tulevasta käytöstä riittävän tarkkaa kuvausta, jonka pohjalta hankkeen suunnittelijat voisivat varmuudella suunnitella kunnan tilatarpeet vastaavia tiloja. Liitteenä olevalla esisuunnitelmalla täsmennetään kunnan tilatarpeita.
Esisuunnitelman hyväksymisen jälkeen se toimitetaan hankkeesta kilpailevien tahojen käyttöön ja käytävien neuvotteluiden pohjaksi. Esisuunnitelma ei sido, vaan antaa pohjan tuleville neuvotteluille. Esisuunnitelma tarkentuu tulevissa vaiheissa tilaohjelmaksi, pohjapiirustuksiksi ja hankintapäätökseksi. Tämän jälkeen suunnitelmaa voidaan vielä kehittää, kunnes opulta tilaajien ja toimittajien neuvottelujen jälkeen käytävän kehitettämisvaiheen kautta päädytään rakennuslupatasoisiksi suunnitelmiksi ja toteutukseen.
Esisuunnitelmasta päättäminen
Hallintosäännön mukaan pitkäaikaisten vuokrasopimusten osalta päätösvalta on kunnanhallituksella. Esisuunnitelma on valmisteltu näin ollen kunnanhallituksen päätettäväksi.
Esisuunnitelman valmistelu ja osallistaminen
Esisunnitelman valmisteluvastuussa on ollut Kasvu ja ympäristö -toimialueen kehittämisryhmä, jonka lisäksi kokouksiin on osallistunut edustajia Sivistyksen toimialueelta, Keski-Uudenmaan ympäristökeskuksesta ja Henkilöstöpalveluista.
Esisuunnitelman valmistelun aikana osallistettiin kuntalaisia 4.-31.1.2021 verkossa olleella kyselyllä. Kyselyyn vastasi yli 500 kuntalaista ottaen kantaa tarvittaviin palveluihin ja tuottaen käytettävää tietoa asiointitarpeista tulevissa kunnan tiloissa. Kyselyn tulokset ovat liitteenä. Kyselyn jälkeen järjestetiin 15.1.2021 kuntalaisille suunnattu teams-keskustelutilaisuus, jossa käytiin kyselyn tuloksia läpi sekä keskusteltiin hankkeesta. Keskustelu painottui selvästi korttelin ja alueen suunnitteluun, ei niinkään tilallisiin tai tarjottaviin palveluihin liittyviin kysymyksiin.
Työntekijöitä osallistettiin joulukuussa 2020 käynnistelyillä keskustelutilaisuuksilla sekä keräten tietoa kunkin palvelukeskukseen siirtyvän työntekijän työaikakäyttäytymisestä sekä tilatarpeista. Useissa yksiköissä ja tiimeissä käytiin esisuunnitelmaa läpi ja tähän liittyen saatiin palautetta, mikä on esisuunnitelman liitteenä. Esisuunnitelman sisällöstä käytiin myös muutamia keskusteluja 12/2020-1/2021 välisenä aikana Workspace Oy:n kanssa, joka alun perin oli esisuunnitelman ensimmäisiä versioita valmistelemassa yhdessä tilapalvelupäällikön kanssa. Osallistaminen jatkuu työntekijöiden osalta työpajoissa kevään aikana keskustelutilaisuuksissa ja työpajoissa..
Kunnanvaltuustolle järjestetyssä valtuustoinfossa keskustltiin esisuunnitelmasta 4.2. Yhteistoimintakomitea käsitteli esisuunnitelmaa 4.2.
Esisuunnitelman sisältö
Sisällytetyt toiminnot
- Toimistotilaa. Etätyön lisääntyminen hyödynnetään siten, että työpisteitä vuorottaiskäytetään, joten työpisteiden määrä tulee olemaan suppeampi.
- Asiakaspalvelutilat. Tarvitaan asiakaspalvelutilaa eri toiminnoille: Tuusinfo, tekninen palvelupiste, työllisyyspalvelut, ohjaamopalvelut, edunvalvonta, asuntopalvelut, maahanmuuttajapalvelut.
- Projektitilaa 2 x 20 työpisteelle. Tilat voivat toimia esim. etätyötilana, kunnan käytössä tai kunnan eteenpäin alivuokraamana toimistotilana.
- Kokouskeskus. Kokoustiloja, mutta ei erillistä valtuustosalia. Muita kokoustiloja yhdistelemällä tulee voida muodostaa suurempi sali tarvittaessa.
- Nuorisotilat. Nuorisotilat sinne, missä nuoret ovat. Samoja tiloja käytetään avointa varhaiskasvatusta varten.
- Kahvio tarvitaan kokous- ja toimistotilojen kerroksiin. Ravintolaa ei tule kunnan tarvitsemiin tiloihin.
- Arkisto- ja varastotilaa. Keskusarkisto sijaitsee edelleen kirjastossa.
- Johtokeskus. Tilaa käytetään kriisiajan ulkopuolella muuhun.
- Sosiaalitilat, vaatesäilytys ja suihkutilat
- Pysäköintitilat.
Kuntalaiskyselyssä tuli esille myös toiveita saada poliisin, TE-keskuksen ja Kelan - mahdollisesti myös maistraatin - palveluita sisällytettyä palvelukeskukseen. Asian selvittäminen on vielä kesken. Tähän mennessä on jo tosin selvinnyt, että palveluiden saaminen muiden toimintojen kanssa samaan yhteyteen ei ole niinkään tilallinen kysymys. Vastaavissa yhteispalvelupisteissä sama henkilökunta pitkälti opastaa palveluiden käytöstä, lomakkeiden täytyössä sekä mm. toimittaa saatuja hakemuksia eteenpäin varsinaiseen toimipisteeseen käsiteltäväksi. On mahdollista, että toisen tahon palveluntarjoaja tuottaa palvelupisteeseen esim. 1 pvä / viikko työntekijän, mutta tämäkään ei ole sen tasoinen tilallinen kysymys, että se tulisi ratkaista tässä vaiheessa.
Toimistotilojen mitoittaminen
Etätyön yleistyminen ja työpisteiden vuorottaiskäyttö
Toistaiseksi ei etätyöpolitiikkaa ole päivitetty Tuusulan kunnassa. Pandemian aikana työntekijöiden ollessa suurelti etätöissä, on koettu, että töiden tekeminen etänäkin on pääosin mahdollista. Työntekijöille suunnatusta kyselystä saatiin tietoa toiveista etätyöpäivien osalta. Palvelukeskukseen esitettyjen toimintojen työntekijät keskimäärin toivovat, että voisivat tehdä töitä 2,6 pvää / vko etänä, jos enimmäismäärä olisi kolme etäpäivää / vko. Kysleyyn vastaaminen edellytti tulevaisuuteen katsomista ja vastaukset perustuvat ehkä osin myös oletuksiin tavanomaisen viikon tiimien kokousrutiineiden sijoittumisista tietyille päiville. Kuinkin kyselyjen tuloksia analysoitaessa on selvää, että vain harva työntekijöistä haluaa olla etänä koko viikon. Työyhteisössä paikalla oleminen ja toimimiinen koetaan tärkeäksi.
Etätöihin aiempien vuosien käytäntöä vahvemmin siirtyminen mahdollistaa tilasäästön. Koska osa työntekijöistä on etätöissä, ei kaikille tarvita välttämättä omaa työpistettä vaan työpisteitä voidaan vuorottaiskäyttää. Tämä tuo jonkin verran tila- ja siten kustannussäästöjä. Jos yhden työpisteen tilatarve on 7 m2 ja tilakustannus esim. 15-20 €/m2/kk, tuo yhden työpisteen kustannussäästö 1300-1700 € säästön vuositasolla. Sinänsä hyvin pieni asia alkaa saada vaikuttavuutta, kun esityksenä on vuorottaiskäyttää työpisteitä siten, että työpisteiden lukumäärästä säästetään 30 %, mikä tuo kustannussäästöä n. 100 000 - 130 000 €/vuosi.
Omista työhuoneista luopuminen toisaalta edellyttää monitilaan enemmän työalueita, joissa voi muita häiritsemättä keskustella. Sahankulman työtiloista saadun kokemuksen mukaan tällaisia tiloja tarvitaan n. 1 kpl/8 työpistettä. Näiden minineuvottelupisteiden tilan vuokrakulu on n. 25 000 - 35 000 €/vuosi, plus kalusteiden kustannukset.
Vuorottaiskäyttö tuo toisaalta myös haittaa, kun tavanomaisen paperilähiarkiston määrää pitää radikaalisti pienentää. Skannaus- ja arkistointikuluja ei ole voitu tässä vaiheessa arvioida. Lisäksi haittana koetaan, että omasta lähiarkistosta luopuminen vaikeuttaa tiedonhallintaa. Toivottavasti ainakin osa kokee tiedonhallinnan paranevan, kun aineistoja digitoidaan. Lähiarkistojen digitointiurakka on todella suuri. Useat työntekijät ovat kertoneet, että heillä on käytössään muutamia mappihyllymetrejä aienistoja, joita tarvitsevat töissään. Edelleen, tämä vaikuttaa pieneltä ongelmalta, mutta kun työntekijäitä on 200-250 kpl, haaste on suuri. Paperiasiakirjojen digitointia tehostetaan kunnassa tavoitteena, että palvelukeskukseen siirryttäessä paperiarkistojen keräämistä ja käyttöä on voitu oleellisesti vähentää.
Asiakaspalvelutilat
Asiakaspalvelu (aspa) on suunniteltu siten, että saman aspa-alueen kautta saa asiakaspalvelun kaikkiin kunnan tästä toimipisteestä saataviin palveluihin. Pääasiallisesti asiakaspalvelua tuottavat TuusInfo, Tekninen asiakaspalvelu, Työllisyyspalvelut, Ohjaamopalvelut, Edunvalvonta, Maahanmuuttopalvelut, Asuntopalvelut/Tukuki ja Rakennusvalvonta. Luonnollisesti muutkin yksiköt tuottavat asikaspalveluita ja tapaavat asiakkaita, mutta näiden em. osalta asiakaspalvelu on merkittävä osa työajankäyttöä.
Edellä mainituille yksiköille tai tiimeille tehtiin kysely, josta saatiin tietoja aspa-huoneiden tarpeesta. Tarkka lukumäärä on vielä varmentamatta, mutta vaikuttaa siltä, että tarvitsemme 10 kpl asiakaspalveluhuoneita, jotka mitoitetaan enintään neljälle asiakkaalle ja kahdelle työntekijälle. Suuremmat asiakaspalvelutapaamiset järjestetään kokouskeskuksessa. Aspa-huoneiden lisäksi tarvitaan Tuusinfolle ja tekniselle asiakaspalvelulle omat asiakaspalvelupisteet tiskillä tapahtuvaa asiointia varten..
Projektitilojen funktio
Näillä tiloilla voidaan siten varautua kunnan toimintojen lyhyt- tai pitkäaikaisiin muutoksiin tilatarpeen osalta. Projektitiloja esitetään toteutettavaksi 2 x 20 työpisteen kokoiset tilat. Projektitilojen tarkoituksena on toimia esim.
- Määräaikaisten projektien työtilana. Tuusulan kuntaan tullee tulevaisuudessakin merkittäviä projekteja, joihin tarvitaan määräaikaisesti lisää työvoimaa esim. asuntomessuprojektin tapaan. Täähän voidan varautua toteuttamalla projektitiloja.
- Etätyötilana. Jonkin vereran kutnalaisille suunnatussa kyselyssä tuli esille tarve toteuttaa etätyötiloja.
- Ulos alivuokrattavana toimistotilana. Palvelukeskuksen yhteyteen on ollut jo kiinnostusta sijoittaa yrityksen toimistotiloja.
- Kunnan toimistotilojen paisuntasäiliönä ja kutistumisvarana. Aiemmin maakuntamallin valmistelun yhteydessä oli yhtenä kunnista irroitettavana toimintona pidetty terveysvalvonnan sijoittamista toiseen organisaatioon. Mikäli näin toimitaan, muutos voidaan tilallisesti toteuttaa toteuttamalla tässä vaiheessa sopivan kokoinen työtila, mikä voidaan irroittaa muusta kunnan käyttöön tulevasta työtilasta omaksi yksikökseen. Terveysvalvonnan ollessa osa kunnan toimintaa, ei Terveysvalvonnan täydy sijoittautua kunnan toimintona projektitilaan, mutta tämän suuruinen osa tulee voida irroitaa alivuokrattavaksi tai muuhun käyttöön, mikäli em. skenaario toteutuu. Lisäksi, mikäli kunnan toimistotyöntekijöitä halutaan sijoittaa tulevina vuosikymmeninä enemmän tähän kiinteistöön, projektitilan voi ottaa omaan toimistokäyttöön.
Kokouskeskus
Kokouskeskus on koko talon yhteinen, aspa-tilojen ohella ulkopuoliset vieraat vastaanotetaan kokouskeskuksessa. Kokoustiloja tulee voida varata ulkopuolisille. Ulkopuolisten käyttäessä kokoustiloja tulee heidän voida ottaa tilat käyttöön ilman henkilökuntaa ja kulkua toimistotilojen kautta. Pieniä (4-8 hlö) neuvotteluhuoneita tarvitaan 1 kpl / 15 tp, eli 13 kpl. Suurempia kokoushuoneita (8-12 hlöä) tarvitaan 5 kpl. Kokouskeskuksessa on eri kokoisia neuvotteluhuoneita ja osaa näistä yhdistelemällä on muodostettavissa kaksi suurempaa salia.. Pääasiallinen kokoustilatarve on 2-20 hlölle. Iltaisin mm. luottamuselinten kokouksia, jolloin kokoukseen osallistuu 20-30 hlöä. Samanaikaisesti tulee voida järjestää kaksi tällaista kokousta. Vähintään yksi kokoushuone on toteutetaan siten, että sieltä on pako-ovi kriisiytynyttä asiakastilannetta varten.
Nuorisotilat
Kauppakeskuksiin tullaan aina kokoontumaan, mikä otetaan huomioon nuorten tilojen kannalta. Nuorisotyöllä voidaan parhaimmillaan ehkäistä mahdollisia kokoontumisesta aiheutuvia häiriöitä mutta myös kohdata nuoria missä he liikkuvat ja tarjota heille mielekästä tekemistä ja toimintaa. Näin ollen on esitetään nuorisotilan perustamista palvelukeskuksen, mikä toivottavasti toteutuu myös nuorten kannalta vetovoimaisena keskustakorttelina. Vastaavia tiloja kauppakeskuksissa on useita, lähistöllä mm. Hyvinkään Willassa (Spotti). Kauppias toivotti aikanaan kaupungin tervetulleeksi Willaan tekemään nuorisotyötä, jolle oli ilmeinen tarve. Sama tarve on tunnistettu tämän hankkeen osalta mm. 29.1. kunnan ja HOK Elannon neuvottelussa.
Kun nuorisotila toteutetaan palvelukeskukseen, ei kirjaston purkamisen jälkeen jouduta jälleen miettimään mihin nuoriso voidaan sijoittaa, vaan asia on jo ratkaisu mallikkaasti. Mikäli tilat sijaitsevat kaukana, tai jossakin muualla kuin kauppakeskuksessa, meillä on joka tapauksessa nuoria uudessa kauppakeskuksessa kokoontumassa. Tämä on normaalia, eikä tae ongelmista mutta kokemuksen mukaan nuorisotyö kauppakeskuksissa tai vastaavissa paikoissa on myös taloudellisesti kannattavaa ja säästää oletettavasti kunnan henkilöstömenoja.
Nuorisotila on tarkoitus toteuttaa siten, että ne voivat olla päiväsaikaan avoimen varhaiskasvatuksen käyttössä.
Muut tilat
- Vuorovaikutusalue ja kahvio muodostavat kokonaisuuden, jossa voi työskennellä työpistetilaa vapaammin. Alue toisaalta toimii myös lounas- ja taukotilana, joten on suotavaa jaka tämä alue osiin.
- Arkisto-, varastotilat ja kopiohuoneiden mitoittaminen on vielä kesken. Tiloja voidaan toteuttaa lähiarkisto- ja lähivarastoina, minkä lisäksi kellaritasolle suunnitellaan näitä tiloja niiltä osin, kun tilojen sijoittaminen työpistealueen läheisyyteen ei ole välttämätöntä.
- Johtokeskus tarvitaan, laajuudeltaan noin 250 m2 ja on luontevinta sijoittaa väestönsuojaan. Tilaa käytetään johtokeskuskäytön ulkopuolisena aikana muuhun kunnan käyttöön.
- Vaatesäilytys ja lokerikko sekä sos.tilat toteutetaan henkilökunnan sisäänkäynnin yhteyteen. Maastokäynteihin liittyvä kuraeteinen toteutetaan kellaritasolle.
- Pysäköintipaikat sijoitetaan pysäköintikellariin tai pintapysäköintialueelle asemakaavaluonnoksessa edellytetty määrä. Autopaikkojen sijoittelu em. vaihtoehtojen välillä täsmentyy suunnittelun edetessä. Tässä vaiheessa ei ole sovittu pintapysäköintipaikkojen jakautumisesta liike- ja yleisten tilojen osalta. Henkilökunnan polkupyöräpysäköintiä varten tulee varata lukittavaa tilaa.
Tilojen laatutaso
Tilojen vähimmäislaatutasona edellytetään tavanomaista toimisto- ja kokoontumistilojen laatua, mitä on kuvattu esisuunnitelman lopussa olevissa dioissa. Nämä tekniset määritelmät tarkentuvat vielä hankintaprosessin aikana, kun neuvottelut eri Toimittajien kanssa käydään.