Kunnanhallitus, kokous 24.5.2021

Perustelut

Tuusulan kunnanhallitus on hyväksynyt kynnysarvon alittavia hankintoja koskevan ohjeen ”Pienhankintaohje, Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat” 05.03.2018 § 82. Pienhankintaohjeet koskevat hankintalainsäädännön ulkopuolelle jääviä kynnysarvon alittavia hankintoja. Näihin hankintoihin ei sovelleta julkisia hankintoja koskevaa lakia (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) tai erityisalojen hankintalakia (Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016) hankintaoikaisua lukuun ottamatta. Tästä huolimatta lainsäädännön ulkopuolelle jäävissä hankinnoissa on noudatettava avoimuuden ja tasavertaisuuden periaatteita, jotka ovat johdettavissa Euroopan unionin perustamissopimuksesta ja etenkin Suomen kansallisesta lainsäädännöstä mm. hallintolaista. Myös kunnan omien hankintaohjeiden on perustuttava edellä mainituista johdettaville hyvän hallinnon periaatteille.

Erityisalojen hankinnoissa lakia noudatetaan vain EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta. Pienhankintaohjetta ei suoranaisesti ole tehty erityisalojen EU-kynnysarvon alittaviin hankintoihin mutta ohjetta voi noudattaa soveltuvin osin myös erityisalojen hankinnoissa, joissa niin ikään on toimittava tasapuolisesti ja syrjimättömästi EU-perustamissopimuksen ja kansallisen lainsäädännön periaatteet huomioiden.  

Pienhankintaohjeessa ei ole olennaisia muutoksia aikaisempaan. Pääperiaatteet ovat säilyneet entisellään. Ohjeessa on päivitetty organisaatiomuutoksesta 1.1.2019 johtuvia nimikkeitä ja esimerkiksi keskusvaraston lakkautumisesta aiheutuvat muutokset hankintoihin sekä tehty muutamia tarkennuksia, mm. avattu kynnysarvon määrittelyä lainsäädännössä sekä tarkennettu prosessia liittyen tarjousten pyytämiseen ja niiden käsittelyyn.

Olennaisin muutos päivitetyssä ohjeistuksessa on Tuusulan kunnan käyttöön ottama Cloudia Sopimus keväällä 2020 sekä tietosuojaohjeistus. 

Tuusulan kunnalla on käytössä sähköinen kilpailutusjärjestelmä Cloudia, jonka osana on pienhankintajärjestelmä, ja jonka kautta hankintalain kynnysarvon alittavat hankinnat suositellaan kilpailutettavan. Kilpailutusjärjestelmään on kytketty Sopimus, jossa kaikki kunnan yli 10 000 euron arvoiset hankintasopimukset luodaan ja elinkaaren aikaiset tapahtumat hallinnoidaan. Sekä Kilpailutus että Sopimus integroidaan CaseM-asianhallintajärjestelmään, jolloin kilpailutus- ja sopimusasiakirjat siirtyvät automaattisesti asianhallintajärjestelmään. Hankintapäätös tehdään CaseM-asianhallintajärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö pohjaa EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), tietosuojalakiin (1050/2018), sekä kansalliseen erityislainsäädäntöön. Tuusulan kunta vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Päivitetyssä pienhankintaohjeessa annetaan tarkemmat ohjeet henkilötietojen käsittelyn huomioimisesta jo hankinnan valmisteluvaiheessa ja sopimuksen koko elinkaaren aikana.

Tuusulan voimassaolevan pienhankintaohjeen vanhentumisen vuoksi päivitetty Tuusulan kunnan pienhankintaohje olisi saatettava voimaan välittömästi. Ohjeen tulisi myös korvata nykyinen voimassaoleva Tuusulan kunnan pienhankintaohje.

Ehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus päättää

• hyväksyä oheisen Tuusulan kunnan ohjeen “Pienhankintaohje, Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat” ja määrää sen noudatettavaksi 1.6.2021 lukien
• kumota voimassaolevan Tuusulan kunnan ohjeen “Pienhankintaohje, Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat"
• tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta välittömästi kokouksessa.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Hankintasuunnittelija Inkeri Kontiola selosti asiaa kokouksessa.