Perustelut
Kunnanhallitus on hyväksynyt päätöksellä 10.9.2018 § 286 kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevan ohjeen ”Hankintaohjeet kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa”.
EU-kynnysarvon ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalainsäädäntöä: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 (hankintalaki), Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016 (erityisalojen hankintalaki).
Hankinnat jaetaan kokonaisarvonsa mukaisesti EU-kynnysarvon ylittäviin, kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja pienhankintoihin. Tämä ohje koskee kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja.
Hankintaohjeen tarkoituksena on varmistaa, että hankinnan valmistelijalla on selkeät ohjeet ja kehys, jonka mukaan hankinta tehdään hankintalakia noudattaen lain vaatimusten mukaisesti mutta huomioon ottaen myös lain suomat mahdollisuudet mm. hankintamenettelyjen suhteen. Ohjeessa kerrotaan keskeiset erot kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen ja EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen välillä, ja listataan pakolliset hankintaa koskevat ilmoitukset, jotka julkaistaan HILMAssa (hankintailmoitukset.fi).
Ympäristö- ja sosiaaliset näkökulmat, hankinnoilla työllistäminen sekä innovatiivisuus huomioidaan hankintakohtaisesti kun se on kunnan kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaista. Tuusulan kunta on laatinut energiatehokkuussopimuksen toimintasuunnitelman 5.10.2017 vuosille 2017–2025, jonka kunnanhallitus on hyväksynyt 16.10.2017 § 453. Energiatehokkuussopimuksen toimintasuunnitelma on hyväksytty suositukseksi ja osaksi hankintaohjetta.
Kunnanhallitus on hyväksynyt kokouksessaan 27.4.2020 § 169 Sopimushallinnan ohjeen, joka ehdotetaan otettavan osaksi myös päivitettyä hankintaohjetta. Sopimushallintaohje toteuttaa kunnan sopimusohjauksen periaatteita. Ohje sisältää kuvauksen sopimusprosessin eri vaiheiden kulusta ja siinä määritellään sopimushallintaan liittyvät olennaiset toimijat, niiden roolit ja tehtävät.
Voimassa oleva hankintaohje kaipaa pävitystä. Ohjeeseen on päivitetty organisaatiomuutoksesta 1.1.2019 johtuvia nimikkeitä ja tehty tarkennuksia, muun muasssa avattu kynnysarvojen määrittelyä lainsäädännössä. Ohjeeseen on lisätty havainnollistavia kuvia hankintaprosessista sekä keskeisistä hankintamenettelyistä. Prosessikuvien tavoitteena on selkeyttää ja kiteyttää prosessin kulku.
Olennaisin muutos päivitetyssä ohjeistuksessa on Tuusulan kunnan käyttöön ottama Cloudia Sopimus keväällä 2020 sekä tietosuojaohjeistus.
Tuusulan kunnalla on käytössä sähköinen kilpailutusjärjestelmä Cloudia. Järjestelmän kautta tehdään kaikki hankintalainsäädännön edellyttämät hankintailmoitukset (Hilma-ilmoitus), tarjouspyynnöt, ESPD-lomakkeet (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) sekä käydään tarjoajien ja kunnan välinen viestienvaihto. Kilpailutusjärjestelmään on nyt kytketty Sopimus, jossa kaikki kunnan hankintasopimukset luodaan ja elinkaaren aikaiset tapahtumat hallinnoidaan. Sekä Kilpailutus että Sopimus integroidaan CaseM-asianhallintajärjestelmään, jolloin kilpailutus- ja sopimusasiakirjat siirtyvät automaattisesti asianhallintajärjestelmään. Hankintapäätös tehdään CaseM-asianhallintajärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö pohjaa EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), tietosuojalakiin (1050/2018), sekä kansalliseen erityislainsäädäntöön. Tuusulan kunta vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Päivitetyssä hankintaohjeessa annetaan tarkemmat ohjeet henkilötietojen käsittelyn huomioimisesta jo hankinnan valmisteluvaiheessa ja sopimuksen koko elinkaaren aikana.
Tuusulan voimassaolevan kynnysarvon ylittävien hankintojen hankintaohjeen vanhentumisen vuoksi päivitetty Tuusulan kunnan kynnysarvon ylittävien hankintojen hankintaohje olisi saatettava voimaan välittömästi. Ohjeen tulisi myös korvata nykyinen voimassaoleva Tuusulan kunnan ohje ”Hankintaohjeet kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa”.
Päätös
Ehdotus hyväksyttiin.
Hankintasuunnittelija Inkeri Kontiola selosti asiaa kokouksessa.