Kunnanhallitus, kokous 21.10.2019

Perustelut

Toimivalta

Tuusulan kunnanvaltuuston 10.12.2018 § 150 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan kunnanhallitus päättää kunnan yhteisistä hankinnoista, joiden arvo ylittää 200 000 euroa. 

Taustaa

Tuusulan kunta on sitoutunut KL- Kuntahankinnat Oy:n yhteishankintasopimukseen Siivousaineet, siivousvälineet ja pehmopaperit 2016 – 2020. Sopimuskausi loppuu 31.3.2020, ja sopimus on tulossa uudelleen kilpailutettavaksi vuoden 2019 aikana. Tilaajaa sitomaton arvio koko kunnan vuosittaisista hankinnoista on noin 162 000 euroa. Summa jakautuu tuotealueittain: 

                                   
Yhteishankintayksikkö

Sarastia Oy tuottaa palveluja omistajilleen. Omistajina voivat olla kunnat, kaupungit, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Omistajuuden kautta asiakkaat voivat ostaa palveluja ilman kilpailutusta. Sarastia Oy on yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.

Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.

Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. 

Kiinteistönhoidon tuotteet (siivousaineet) (2020–2024)

Sarastia Oy on kilpailuttamassa kiinteistönhoidon tuotteiden (siivousaineet) yhteishankintasopimusta. Tavoitteena on, että sopimus on asiakkaiden käytettävissä keväällä 2020. Sarastia Oy kerää sitoutumisilmoituksia nyt käynnissä olevassa hankinnan valmisteluvaiheessa. Ilmoittamalla sitoumuksensa Tuusulan kunnan on mahdollista vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön ja saada sopimukseen kunnan edun mukaisia ehtoja. 
Tarkoituksena on kilpailuttaa yksi toimija, joka pystyy palvelemaan Sarastia Oy:n asiakkaita valtakunnallisesti.
Hankinnan kohteena on seuraavat tuoteryhmät (lopullinen kilpailutettava kokonaisuus määritellään hankintaan sitoutuvien asiakasyhteisöjen toiveiden mukaan)

• siivousaineet ja – välineet
• suurkeittiöpesuaineet
• pehmopaperit
• mahdollisesti myös kerta-astiat
• jätesäkit

Sisältyvät palvelut: asiakaspalvelu, toimitukset, verkkokauppa, koulutukset. Sopimus sisältää tuotteissa käytettävän annostelijatekniikan huoltopalveluineen sekä keittiöpisteissä suoritettavat pintahygieniamittaukset ja hygienia- ja siivousohjelman laadinnan.
Sarastia Oy:n asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta. 
Sarastia Oy ei veloita asiakkaitaan palveluistaan, vaan kattaa kulunsa toimittajalta perittävällä palvelumaksulla. Sarastia Oy perii valitulta sopimustoimittajalta kaikista sopimuksenalaisista myynneistä komissiomaksun, joka on vuonna 2019 keskimäärin noin 1 %.

Hyödyt Tuusulan kunnalle

Liittymällä Sarastia Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. 

Sopimuksessa korostetaan hinnoittelun läpinäkyvyyttä ja tasapuolisuutta asiakkaille sekä toimitusten nopeutta ja tuotteiden laatua. Rahtikulut eivät sisälly piilokuluina tuotteiden hintoihin, vaan ne veloitetaan aina erikseen todellisten toteutuneiden rahtikulujen mukaan. Lisäksi asiakkaalla on mahdollisuus saada rahtivapaita toimituksia, kun samalta valmistajalta suoritettu tilaus on riittävän suuri.

Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.

Ehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus päättää, että

• Tuusulan kunta liittyy Sarastia Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun kiinteistönhoidon tuotteiden (siivousaineet) hankinnassa ja tarjouskilpailun perusteella solmittaviin sopimuksiin alkaen 1.4.2020 sopimuskauden loppuun saakka
• valtuuttaa materiaalihallinto ja hankinnat-yksikön esimiehen allekirjoittamaan sitoumuksen Sarastia Oy:n yhteishankintaan liittymisestä koskien kiinteistönhoidon tuotteiden (siivousaineet) hankintaa.
• tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta välittömästi kokouksessa.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.