Valmistelija
Tomi Kaarakainen, asiakirjahallinnon asiantuntija
Perustelut
Arkistolain (183/1994) 9 §:n mukaan kunnan arkistotoimen järjestäminen kuuluu kunnanhallitukselle. Kuntalain 90 §:n mukaan asiakirjahallinnon järjestäminen on huomioitava kunnan hallintosäännössä. Valtuuston 7.12.2016 § 116 hyväksymän hallintosäännön 37 §:n mukaan kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä, määrää asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, nimeää arkistonmuodostajat ja antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan ja toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä.
Kunnan asiakirjahallinnon tehtävänä on varmistaa asiakirjallisten tietojen säilyvyys ja käytettävyys asiakirjan koko elinkaaren ajan alusta loppuun. Tuusulan kunta on arkistonmuodostaja. Muita arkistonmuodostajia ovat mm. kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunnat ja johtokunnat. Arkistonmuodostajat vastaavat asiakirjahallinnon ja arkistoinnin hoitamisesta. Arkistonmuodostajien tehtävänä on:
- asiakirjojen asianmukainen kirjaaminen
- vastuullisen arkistonhoitajan eli arkistovastaavan nimeäminen
- asiakirjahallinnon ja arkistoinnin tehtävien kannalta tarpeellisten resurssien varmistaminen
- ilmoittaminen asiakirjahallintoa johtavalle viranhaltijalle asiakirjahallintoa ja arkistointia koskevista muutoksista
- erityisrekisterien ylläpitäminen
Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävänä on:
- johtaa, ohjata ja valvoa Tuusulan kunnan asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta
- osallistua toimialojen tiedonohjaussuunnitelmien laatimiseen yhdessä toimialojen arkistovastaavien ja muun henkilökunnan kanssa
- huolehtia keskusarkistossa säilytettävästä pitkään tai pysyvästi säilytettävästä asiakirjallisesta aineistosta
- vastata keskusarkiston tietopalvelusta
- seurata asiakirjahallinnon yleistä kehitystä.
Arkistovastaavien tehtävänä on:
- osallistua tiedonohjaussuunnitelmien laatimiseen ja päivittämiseen
- vastata siitä, että keskusarkistoon luovutettavat asiakirjat ovat asianmukaisessa siirtokunnossa ja toimittaa luovutusluettelo (mahdollisine kuvailutietoineen) asiakirjahallintoa johtavalle viranhaltijalle yhdessä luovutettavan aineiston kanssa
- ohjata ja valvoa oman yksikkönsä asiakirjahallintoa ja arkistointia
- varmistaa hävitettävien asiakirjatietojen tietosuoja.
Hallintosäännön 49 §:n mukaan kunnanhallitus päättää asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista.