Perustelut
Kunnanhallituksen tulee huolehtia arkistolain 7 - 9 §:n mukaisista velvoitteista, joihin sisältyy päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta). Sama kirjaus on myös hallintosäännön 40 §:ssä.
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on sähköisten asiakirjojen luomista ja käsittelyä varten luotu suunnitelma. TOS on välttämätön edellytys sähköiseen asianhallintaan sekä sähköiseen arkistoinnin käyttöönottoon. Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa teknisesti organisaation digitaalisia asiankäsittelyprosesseja ja mahdollistaa asiakirjatietojen automatisoidun ohjauksen. Myös lainsäädäntö (arkistolaki, EU:n tietosuoja-asetus, tietosuojalaki ja tiedonhallintalaki) edellyttää tiedonohjaussuunnitelman laadintaa.
Tiedonohjaussuunnitelmaa edeltänyt arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on ohjannut tietojen käsittelemistä ja säilyttämistä analogisessa toimintaympäristössä. Tuusulan kunnassa arkistonmuodostussuunnitelmia on päivitetty 1980-luvulta alkaen 2010-luvulle. Nykyisen asianhallintajärjestelmän (CaseM) taustalla oleva TOS on 1.1.2020 voimaan tulleen tiedonhallintalain (906/2019) vaateisiin ja Tuusulan kunnan käytännöntarpeisiin nähden liian suppea.
Tuusulan kunnan TOS:ssa on käytetty JHS 191 suosituksen mukaista tiedonohjaussuunnitelman rakennetta. Tuusulan kunnan TOS sisältää 14 päätehtäväluokkaa, jotka jakautuvat välitason tehtäväluokkiin ja nämä edelleen useisiin asiatasoihin. Asiat jakautuvat käsittelyvaiheisiin, jotka sisältävät asiakirjakuvaukset sekä asiakirjojen ja toimenpiteiden metatiedot. Metatiedot sisältävä muun muassa, Kansallisarkiston Sähke2 -metatietomallisuosituksen mukaisesti, seuraavat pakolliset tiedot: julkisuusluokka, salassapitoaika, salassapitoperuste, henkilötietoluonne, säilytysaika ja säilytysajan peruste.
Tiedonohjaussuunnitelma ei ole koskaan lopullisesti valmis, vaan TOSin sisältöä päivitetään tarpeen mukaan vastaamaan ajantasaista lainsäädäntöä, kunnan toimintaa ja säilytysaikatarpeita. Tällä hetkellä tunnistetut täydennystarpeet ja lisäkuvaukset kohdistuvat vain pieneen osaan päätehtäväluokkia ja ovat toteutuksessa.
Vuoden 2024 tavoitteisiin on kirjattu asianhallintajärjestelmän kilpailutus ja prosessien uudistaminen. Tiedonohjaussuunnitelma on tarkoituksena ottaa käyttöön uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä, eikä räätälöidä nykyistä asianhallintajärjestelmää uuden tiedonohjaussuunnitelman mukaiseksi. Hallintosäännön 41 §:n mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija hyväksyy kunnan tiedonohjaussuunnitelman.