Perustelut
Taustaa
Tuusulan kunta käyttää Cloudpermit Oy:n Lupapiste-palvelua laajasti niin rakennetun ympäristön (rakentaminen ja yleiset alueet) kuin ympäristölupien lupa-asioiden sähköiseen asiointiin ja käsittelyyn. Lupapiste on rakennetun ympäristön sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen pilvipohjainen ohjelmistopalvelu, joka mahdollistaa viranomaisten, rakentamisen ammattilaisten ja yksityisten henkilöiden työskentelyn sähköisesti, viranomaisten yhteistyön yli kuntarajojen ja kaikille osapuolille yhden valtakunnallisen luukun. Valtiovarainministeriön SADe-ohjelmassa, jonka tuotoksena Lupapiste on syntynyt, linjattiin, että palveluiden on oltava ylikunnallisia, jolloin palveluiden käyttäjät eivät joudu siirtymään luukulta luukulle asioidessaan eri kunnissa. Sähköiset palvelut vahvistavat julkisen sektorin kustannustehokkuutta, tuovat säästöjä ja parantavat kansalaisten palveluita ja niiden saavutettavuutta. Lupapisteen käyttäjäkuntia on tällä hetkellä yhteensä 205 kappaletta, 70 % kunnista.
7.10.2021 päättyvä palvelusopimus kattaa Tuusulassa rakennusvalvonnan sähköisen asiointipalvelun, sähköisen pysyväisarkiston ja päätöksentekotoiminnallisuuden. Samat toiminnallisuudet ovat käytettävissä myös kaavoituksen lupakäsittelyn yhteydessä. Yleisten alueiden puolella sähköisen asioinnin, arkiston ja päätöksentekotoiminnallisuuden, sekä erillisen ympäristöosion, joka on käytössä Keski-Uudenmaan ympäristökeskuksessa.
Uuden puitesopimuksen mukainen hinta nykyisin käytössä oleville palveluille tulee olemaan rakentamisen osalta (sisältää rakennusvalvonnan ja kaavoituksen) noin
63 000 euroa/vuosi ja yleisten alueiden osalta noin 18 000 eur/vuosi. Ympäristöosan vuosikustannukset ovat noin 12 000 euroa/vuosi. Kaikkien osien kustannusten osalta maksuperustetta arvioidaan säännöllisesti toteutuneiden päätösmäärien pohjalta.
Uuden puitesopimuksen myötä palveluiden hinnoittelumalli tulee muuttumaan nykyisestä kuukausimaksu + lupahakemuskohtainen toimenpidemaksu mallista pelkkään kiinteään kuukausimaksuun, joka määräytyy kunnan lupapäätösmäärän perusteella. Aiemmin kuukausimaksu määräytyi kunnan asukasluvun perusteella.
Uusi hinnoittelumalli saattaa kunnat tasavertaisempaan asemaan.
Päättyvän sopimuksen hinnat ovat perustuneet vuoden 2015 kilpailutukseen, kuukausimaksut eivät ole nousseet ja toimenpidemaksut ovat laskeneet johtuen toimenpidemäärien kasvusta valtakunnallisesti ja hinnastosta, jossa on ollut alentuva toimenpidemääriin perustuva hintaportaikko.
Uuden puitesopimuksen mukaiset hinnat ovat kiinteät kolme (3) vuotta sopimuksen voimaantulopäivästä lukien. Kiinteän hintakauden jälkeen voidaan muuttaa indeksiperustaisesti maksimissaan 2 % vuodessa.
Puitesopimus
Lupapisteen nykyinen palvelusopimus perustuu Kuntien Tiera Oy:n ja KL Kuntahankinnat Oy:n vuonna 2015 yhteishankintana toteuttamaan avoimeen kilpailutukseen, sen perusteelle solmittuun puitesopimukseen. Kyseinen puitesopimus on päättynyt 7.10.2020 ja siihen perustuvat palvelusopimukset päättyvät 7.10.2021.
Kuntien Tiera Oy järjesti avoimen kilpailutuksen rakennetun ympäristön sähköisestä lupa-asioinnista ja säilyttämisen palvelusta syksyllä 2020 yhdessä kiinnostuksen osoittaneiden asiakasomistajien ja hankintarenkaan muodostaneiden osapuolten kanssa. Kilpailutuksen vaatimuksien määrittelyssä Tuusulan oli muiden kuntien kanssa yhteistyössä. Kilpailutukseen jätettiin vain yksi hakemus, hakijana Cloudpermit Oy:n.
Kuntien Tiera Oy ja Cloudpermit Oy ovat allekirjoittaneet uuden puitesopimuksen 31.3.2021. Uusi puitesopimus on voimassa kolme (3) vuotta (31.3.2024 saakka), jonka jälkeen vielä viisi (5) optiovuotta (31.3.2029 saakka). Toimialalla on valmisteilla merkittävä lainsäädäntöuudistus, jonka aikataulusta on vielä epävarmuutta. Pitkällä puitesopimuksen voimassaoloajalla varmistetaan palvelun käytettävyys yli lainsäädännön muutosten.
Uuden puitesopimuksen myötä Cloudpermit Oy on sitoutunut kehittämään Lupapiste-palvelua niin että se täyttää kaikki esitetyt pakolliset vaatimukset, joita on kuntien toimesta määritelty laajasti toiminnallisina ja ei-toiminnallisina vaatimuksina. Toiminnalliset vaatimukset kohdistuvat ohjelmistopalvelun toiminnallisuuksiin ja ei-toiminnalliset kohdistuvat mm. toimittajan toiminnan laatuun ja tietoturvaan.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Kuntien Tiera Oy on kuntien omistama hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö. Kuntien Tiera Oy on yli 340 kuntatoimijan omistama inhouse-yhtiö ja Yhteiskunnallinen yritys ja kuntien omistama hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö. Valtakunnallisena, kuntaorganisaatioiden omistamana yhtiönä Tiera tarjoaa laadukkaita ja tuotteistettuja ICT-palveluita sekä digi- ja ICT-ratkaisuja. Kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia Kuntien Tiera Oy:n kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua. Tuusulan kunta Kuntien Tiera Oy:n omistajakuntana voi näin ollen tehdä Lupapiste-palvelun hankintapäätöksen ja palvelusopimuksen perustuen uuteen puitesopimukseen.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella. Tuusulan kunta osallistui aktiivisesti kilpailutuksen vaatimuksien määrittelyyn muiden osallistujakuntien kanssa yhteistyössä. Näin ollen Tuusulan tarpeet palvelun kehittymisessä on huomioitu kilpailutuksen vaatimuksissa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Kalle Ikkelä, pormestari, kalle.ikkela@tuusula.fi
Kunnanhallitus päättää, että
- Tuusulan kunta liittyy Kuntien Tiera Oy:n kilpailutukseen ja sen tuloksena syntyneisiin hankintasopimuksiin koko sopimuskaudeksi
- valtuuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan Cloudpermit Oy:n kanssa solmittavan asiakaskohtaisen sopimuksen Lupapiste-palvelusta
- tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän pykälän osalta välittömästi kokouksessa.