Perustelut
Taustaa
Tuusulan kunnan valtuusto ja kunnanhallitus järjestää kunnan toiminnan kehittämisseminaareja noin neljä kertaa vuodessa. Lisäksi kunnan luottamushenkilöt luottamustehtävien hoitamiseksi matkustavat säännöllisesti. Kunnan oppilaitokset tekevät retkiä ja matkoja, ja kunnan palveluksessa oleva henkilöstö matkustaa mm. virantoimituksen ja koulutusten yhteydessä. Myös ystävyyskuntatoiminnassa matkustetaan puolin ja toisin tapaamassa seitsemän eri ystävyyskunnan edustajia.
Tuusulan kunta on sitoutunut kunnanhallituksen 11.6.2018 päätöksellä § 215 KL- Kuntahankinnat Oy:n yhteishankintasopimukseen Matkatoimistopalvelut 2019 – 2023 (KLKH147) koko sopimuskauden ajaksi. Tuusulan kunta on solminut matkatoimistopalveluiden palveluntuottajan Hogg Robinson Nordic Oy:n kanssa asiakaskohtaisen sopimuksen 18.3.2019, jossa sopimuskaudeksi on määritelty yhteishankintasopimuksen mukaisesti 16.1.2019 – 31.12.2020. KL-Kuntahankinnat Oy:llä olisi ollut mahdollisuus pidentää sopimuskautta yhdellä enintään kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella. Kuntahankinnat on päättänyt olla käyttämättä matkatoimistopalveluiden optiomahdollisuuden, koska Kuntahankinnat ja Hansel ovat yhdistyneet 2.9.2019 ja yritysjärjestelyyn kuuluu kilpailutusten ja puitesopimusten harmonisointi.
Tilaajaa sitomaton arvio valtuuston ja kunnanhallituksen matkatoimistopalveluiden kustannuksista on vuositasolla noin 24 000 euroa per seminaari, luottamushenkilöiden matkustukseen arvioidaan kuluvan noin 8 000 euroa vuodessa. Kasvatus- ja sivistystoimen toimialalla opetukseen liittyviä oppilaiden opintomatkoja ulkomaille tehdään erilaisten projektien ja hankkeiden kautta, kansainvälinen opiskelijavaihto on myös lisääntymässä lähivuosina. Näiden kustannukset arvioidaan olevan noin 30 000 euroa vuositasolla. Kunnan henkilöstön matkustuskustannuksia arvioidaan olevan noin 10 000 euroa vuositasolla.
Yhteishankintayksikkö
Julkisten hankintojen osaaminen on syyskuun 2019 alusta koottu yhteen yhtiöön. Jatkossa kaikki julkishallinnon yhteishankinnat kilpailuttaa Hansel Oy. Omistus- ja yritysjärjestelyn myötä Hansel Oy:n omistajat ovat 2.9.2019 alkaen valtiovarainministeriö (65 %) ja Suomen Kuntaliitto ry (35 %).
Hansel Oy on hankintalain (1397/2016) mukainen yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia sen kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Matkatoimistopalvelut KLKH 147
Hansel Oy on kilpailuttamassa matkatoimistopalveluiden yhteishankintasopimusta tarkoituksenaan julkaista tarjouspyyntö joulukuussa 2019. Sopimuksen on tavoitteena astua voimaan 1.6.2020, sopimuskausi on 1.6.2020 – 31.5.2024. Hansel Oy kerää sitoutumisilmoituksia 30.11.2019 saakka. Ilmoittamalla sitoumuksensa Tuusulan kunnan on mahdollista vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön ja saada sopimukseen kunnan edun mukaisia ehtoja.
Matkatoimistopalveluiden yhteishankinta tarjoaa kokonaisvaltaisen matkatoimistopalveluratkaisun sisältäen työ-, virka- ja ryhmämatkustukseen liittyvät varauspalvelut sekä muut matkahallintoa tukevat palvelut. Sopimus tarjoaa työ- ja virkamatkojen varauspalvelut, ryhmämatkavarauspalvelut, matkahallintopalvelut, matkahallinnon asiantuntijapalvelut, asiakkuudenhallintapalvelun ja ulkoistetut matkahallinnon palvelut asiakkaan omien tarpeiden mukaan.
Hansel Oy kilpailuttaa puitejärjestelyyn 2-3 toimittajaa. Asiakas valitsee organisaatiolleen yhden toimittajan sopimuskauden ajaksi toimittajavalintalomaketta käyttämällä. Toimittajavalinta perustuu organisaation matkustuspalveluiden käyttöön.
Koska Tuusulan kunnalla on voimassa oleva sopimus matkatoimistopalveluiden hankkimisesta 31.12.2020 saakka, Tuusulan kunta liittyy Hansel Oy:n kilpailuttamaan puitesopimukseen alkaen 1.1.2021.
KL-Kuntahankintojen asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta.
Hansel Oy on voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, jonka tavoitteena on säästää yhteiskunnan varoja lisäämällä tuottavuutta valtion, kuntien, korkeakoulujen ja seurakuntien hankintatoimeen. Toiminta rahoitetaan sopimustoimittajilta perittävällä palvelumaksulla, joka perustuu tehtyihin hankintoihin. Palvelumaksu on keskimäärin 1 % hankinnan arvosta.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Hansel Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu.
Hansel Oy:n kilpailuttaman sopimuksen myötä asiakas saa oman organisaation tarpeiden mukaisen matkatoimistopalvelun kilpailukykyisillä hinnoilla.
- Matkatoimistopalveluiden avulla tehostetaan organisaation matkahallintoa ja saadaan käyttöön monipuoliset asiantuntijapalvelut ja ratkaisut matkahallinnon tueksi (mm. poikkeustilannehallinta).
- Saadaan monipuoliset, tarpeen mukaiset raportointipalvelut, joiden avulla seurataan matkustuksen tunnuslukuja ja vastuullisuutta.
- Asiakkaan tarpeita tukevat sopimus-, turvallisuus- ja palvelutasoehdot, joihin on mahdollisuus vaikuttaa asiakaskohtaisella sopimuksella.
- Hanselin asiantuntijoiden laaja tuki koko sopimuskauden ajaksi, mm. asiakkaan edunvalvonta ja toimittajahallinta.
Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella.
Tuusulan kunnanvaltuuston 10.12.2018 § 150 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan kunnanhallitus päättää kunnan yhteisistä hankinnoista, joiden arvo ylittää 200 000 euroa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Arto Lindberg, valtuuston puheenjohtaja, arto.lindberg@tuusula.fi
Kunnanhallitus päättää, että
- Tuusulan kunta liittyy Hansel Oy:n tulevaan tarjouskilpailuun matkatoimistopalveluista ja tarjouskilpailun perusteella solmittaviin sopimuksiin alkaen 1.1.2021 sopimuskauden loppuun 31.5.2024 saakka
- valtuuttaa hankintasuunnittelijan täyttämään sähköisen sitoumuksen verkkopalvelussa Hansel Oy:n yhteishankintaan liittymisestä koskien matkatoimistopalveluiden hankintaa
- tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta välittömästi kokouksessa.