Perustelut
Sarastia Oy tulee kilpailuttamaan syksyn 2021 aikana maksukortit, joilla asiakasyhteisöt voivat tehdä ostoja päivittäistavarakaupoista. Päivittäistavarakaupan omalla maksukortilla tilaajat voivat tehdä määrätyissä myymälöissä organisaatiolle kodistettavia ostoja, joilloin ostot laskutetaan ostavalta organisaatiolta. Hankintaan sisällytetävät tuoteryhmät tarkentuvat sitoutuvien asiakkaiden mukaan. Tarkoituksena on kuitenkin varata maksukorteille määrätty ostovolyymi, jolloin sopimuksen alla tehtävät päivittäisostot eivät suoraan ole ristiriidassa asiakkaiden muisen mahdollisten sopimusvelvoitteiden kanssa. Etuna mm. paikallinen asiointi, sopimustekninen joustavuus (ei päällekkäisyyksiä) ja laskutuksen toimivuus.
Hankintatapana on avoin menettely. Suunniteltu sopimusaika on 4 vuotta. Asiakaskohtainen irtisanomisaika on 6 kk. Sopimustoimittajien määrä tarkentuu prosessin edetessä Kilpailutuksen vertailuperusteet ovat kokonaistaloudellisen edullisuuden painotukset. Hankinnan laatukriteerit tarkentuvat prosessin kuluessa. Lopullinen toteutus tehdään sitoutuvien asiakkaiden toiveiden mukaan. Sopimus on tarkoitus saada voimaan alkuvuodesta 2022.
Sarastia Oy:n asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta. Sarastia Oy ei veloita asiakkaitaan palveluistaan, vaan kattaa kulunsa toimittajalta perittävällä palvelumaksulla. Sarastia Oy perii valitulta sopimustoimittajalta kaikista sopimuksenalaisista myynneistä komissiomaksun, joka on keskimäärin 1 %.
Tuusulan kunnalla on tarve päivittäistavaraostojen sopimukselle. Tilaajaa sitomaton arvio hankinnan arvosta on noin 120 000 € vuodessa. Tuusulan kunnan kaikki toimialat voivat hyödyntää sopimusta.
Yhteishankintayksikkö
Sarastia Oy tuottaa palveluja omistajilleen. Omistajina voivat olla kunnat, kaupungit, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Omistajuuden kautta asiakkaat voivat ostaa palveluja ilman kilpailutusta. Sarastia Oy on yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §: ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille,joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä, taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Tuusulan kunta on omistajaosakkaana Sarastia Oy:ssä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja. Näin ollen Tuusulan kunta voi halutessaan liittyä Sarastia Oy:n kilpailuttamiin sopimuksiin.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Sarastia Oy:n hankintasopimukseen säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella. Lisäksi sitoutumalla hankintaan jo sen valmisteluvaiheessa, Tuusulan kunta pääsee vaikuttamaan tarjouspyynnön ja sopimuksen sisältöön sekä nimeämään edustuksen tarjousten vertailuun ja laadun arvioimiseen.