Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunnan ICT-palvelut ylläpitää tällä hetkellä omia palvelinpalveluitaan kunnan omassa konesalissa. Kunnan kriittisimmät toimialasovellukset sijaitsevat jo tällä hetkellä pääosin ulkoisissa käyttöpalveluissa ja lisäksi järjestelmiä hankitaan enenevissä määrin SaaS-palveluina (Software as a Service) ja erilaisina muina pilvipalveluina. Kunnan omassa konesalissa ylläpidettävien palvelimien määrä on noin 50 kappaletta. Suurin osa palvelinlaitteista on elinkaarensa päässä tai lähestymässä sitä. Lisäksi kiinteistö, jossa nykyinen konesali sijaitsee ei ole jatkossa käytettävissä ja tämän johdosta kunnan oma konesali joudutaan siirtämään muualle.
Syksyllä 2020 teetettiin ulkopuolinen asiantuntijaselvitys eri vaihtoehdoista järjestää ja tuottaa tarvittavat konesalipalvelut jatkossa, sillä uuden konesalitilan rakentaminen sekä laiteuusinnat edellyttäisivät merkittäviä investointeja (tilojen varustelu noin 20 000 euroa, palvelinlaitteiden uusinta noin 65 000–85 000 euroa). Yleisenä trendinä on viime vuosina ollut, että kunnat ovat luopuneet omista fyysisistä konesaleista ja hankkivat konesali-infrastruktuurin enenevissä määrin palveluina. Vertailussa olivat mukana jatkaminen kunnan uusissa omissa tiloissa uusilla laiteilla, konesalitilan vuokraaminen ulkoiselta toimittajalta ja palvelinlaitteiden uusiminen, konesalitilan ja palvelininfrastruktuurin hankkiminen kapasiteettipalveluna sekä konesalipalveluiden hankkiminen kokonaispalveluna sisältäen myös palvelinten hallinnan, valvonnan ja ylläpidon.
Selvityksen loppuraportissa suositeltiin ensisijaisesti konesalipalveluiden järjestämistä kapasiteettipalveluna, jolloin palvelinten hallinta ja ylläpito jäävät kuitenkin pääosin kunnan omalle vastuulle. Selvityksessä vertailtiin useita kaupallisia kapasiteettipalveluratkaisuja sekä niin sanottua in house-ratkaisua, jonka toimittaa Kuntien Tiera Oy (Tiera). Selvityksen suosituksena oli aloittaa sopimusneuvottelut Tieran kanssa, koska sen kapasiteettipalvelut osoittautuivat vertailussa kokonaistaloudellisesti kilpailukykyisimmiksi. Lisäksi in-house -toimijan etuna on se, että vältytään työläältä ja aikaa vievältä kilpailutusprosessilta. Selvityksen perusteella kapasiteettipalveluiden käyttö ei juurikaan nosta konesalipalveluiden kustannuksia nykymallilla jatkamiseen verrattuna, kustannusten välinen ero oli noin 10% viidelle vuodelle laskettuna. Kapasiteettipalveluiden suurimpina etuina ovat selkeästi pienemmät riskit laajoille palvelukatkoksille sekä se, että investointeja ei tarvita omaan konesali-infrastruktuuriin, jonka tarve pilvipalveluiden myötä on oletettavasti vähenemässä jatkossakin. Lisäksi ainoa potentiaalinen olemassa oleva kunnan tila uudelle omalle konesalitilalle löydettiin sellaisesta kiinteistöstä, jonka pysyvyys kunnan omistuksessa pitkällä aikavälillä on epävarmaa ja tähän olisi liittynyt riski uudelle konesalin siirrolle suhteellisen pian. Konesalin mahdollinen uusi siirto toistamiseen lisäisi kunnan tiloihin tarvittavia investointitarpeita entisestään, aiheuttaisi ylimääräisiä muutoskustannuksia sekä aiheuttaisi myös riskejä palveluiden jatkuvuudelle.
Sopimusneuvottelut Kuntien Tiera Oy:n kanssa aloitettiin 10.2.2021. Sopimusneuvottelut Tieran kanssa on käyty ja kunnanhallitukselle esitetään seuraavan konesalisopimuskokonaisuuden hyväksymistä. Konesalisopimuskokonaisuus kattaa: 1) nykyisten palvelimien ajantasaistamisen ja palvelinten konsolidoinnin, jolla säästetään jatkuvan palvelun kustannuksissa 2) palvelinten siirtoprojektin Tieran konesalipalveluihin ja konesalipalveluiden käyttöönoton 3) Tieran hallinta- ja valvontapalveluiden käyttöönoton kriittisille palvelimille. 4) Varmistuspalvelut Tieran konesaleissa oleville palvelimille. Konsolidointi- ja transitioprojektin hinta on kiinteä 65 000 euroa, mikä vähentää projektikustannuksiin liittyvää riskiä ja konesalipalveluiden kustannus tämän hetkisellä kunnan palvelu- ja palvelinkapasiteettitarpeella on noin 82 000 €/vuosi (ALV 0). Laskutus tapahtuu kuukausittain käytönmukaisesti, mikä tarkoittaa, että kunnalla on mahdollisuus skaalata kapasiteetin määrää ylös- tai alaspäin. Sopimus on nelivuotinen ja astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana määräaikaisen sopimuksen päättyessä ellei sopimusta irtisanota 12 kk ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä. Projekti käynnistyy sopimusten allekirjoituksen jälkeen ja sen toteutus valmistuu projektisuunnitelman mukaisesti 31.12.2021 mennessä. Konesalipalveluiden siirtoon Kuntien Tieralle ei sisälly henkilösiirtoja. Konesalipalveluiden ostaminen Tieralta palveluna vähentää kunnan riskiä oman konesalin tietoturvariskien ja investointien realisoitumista sekä kunnan oman tietotekniikkahenkilöstön ajan vapautumista osittain muihin kunnan IT-tehtäviin.
Esityksen mukaan Tuusula hankkii palvelinpalveluidensa järjestämiseen tarvittavat kapasiteetti-, varmistus- sekä hallinta- ja valvontapalvelut Kuntien Tiera Oy:ltä. Lisäksi Tuusula hankkii ulkoiseen konesalipalveluun tarvittavat tietoliikenneliittymät Elisa Oyj:ltä. Tieran palveluhankinnan kokonaiskustannus on neljälle vuodelle laskettuna noin 393 000 euroa (ALV 0). Kuntien Tiera Oy on kuntien ja muiden julkishallinnon organisaatioiden omistama sidosyksikkö, jolloin kunnan ei siltä palveluita hankkiessaan tarvitse kilpailuttaa hankintoja erikseen. Tietoliikennepalvelunsa Tuusula on kilpailuttanut viimeksi vuonna 2020 ja Tuusulan tietoliikennepalveluiden toimittaja Elisa Oyj on sitoutunut toimittamaan tarvittavat tietoliikenneliittymät Tieran toimipisteisiin Tuusulan sopimushinnoittelulla. Tarvittavien tietoliikenneyhteyksien kustannus neljälle vuodelle laskettuna on noin 30 000 euroa (ALV0).
Kapasiteettipalveluiden myötä kunnan IT-palveluiden toimintavarmuus paranee merkittävästi, kun palvelimet on kahdennettu kahteen fyysisesti erilliseen konesaliin ja palvelimet sijaitsevat moderneissa, valvotuissa ja turvallisissa tiloissa. Tieran konesalit täyttävät VAHTI 3-luokituksen mukaiset tietoturvallisuusvaatimukset. Lisäksi kriittisimmät palvelimet ovat ympärivuorokautisessa valvonnassa ja ylläpidossa. Kunnan palveluiden nojautuessa jatkuvasti enemmän tietojärjestelmien käyttöön, kapasiteettipalveluiden myötä myös koko kunnan palvelutuotannon toimintavarmuus paranee. Muutoksen kustannusvaikutus on suhteellisen pieni ja pitkällä aikavälillä tarkastellen kapasiteettipalvelut ovat todennäköisesti kokonaiskustannuksiltaan jopa edullisempi vaihtoehto omaan konesaliin verrattuna, koska kapasiteettipalvelut skaalautuvat huomattavasti joustavammin muuttuviin tarpeisiin. Muutoksella ei ole käytännön vaikutuksia IT-henkilöstön työnkuviin, sillä palvelimien ylläpitotyö säilyy pääosin kunnan vastuulla jatkossakin.
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeusopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU-kynnysarvon.
Hankintapäätös ja sopimus
Tuusula hankkii edellä tarkemmin kuvatut konesalipalvelut Kuntien Tiera Oy:ltä sekä palveluiden käyttöön tarvittavat tietoliikenneliittymät Elisa Oyj:ltä.
Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Valittujen toimittajien kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Toimivalta
Tuusulan kunnanvaltuuston 11.12.2017 § 223 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo ylittää 200 000 euroa.
Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.
Päätös
Ehdotus hyväksyttiin.
Tietohallintopäällkkö Niko Kinnunen selosti asiaa kokouksessa.