Perustelut
Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän valtuusto päätti 16.4.2020 kokouksessaan, ettei Apottia oteta käyttöön koko kuntayhtymän laajuisesti. Päätöksen jälkeen käynnistettiin virkamiesvalmistelu päätöksen toimeenpanemiseksi. Toimeenpanon suunnittelussa pyrittiin huomioimaan kuntien Apotti -kulujen minimointi sekä jäljelle jäävän asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden kilpailutuksen tarkoituksenmukainen suunnittelu.
Keusoten nykyinen erityisen hajanainen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus koostuu kuudestatoista (16) erillisestä päätietojärjestelmästä ja noin sadasta (100) oheisjärjestelmästä. Kuntapohjainen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus ei tue kuntayhtymämuotoista toimintaa, yhtenäistävän ratkaisun tarve on välitön ja tähän pyritään määräaikaisella vuoteen 2026 saakka voimassa olevalla asiakas- ja potilastietojärjestelmäratkaisulla. Sopimus jatkuu vuodesta 2026 alkaen toistaiseksi voimassa olevana ja jättää näin ollen sijaa mahdolliselle maakunnalliselle tietojärjestelmäratkaisulle asiakas- ja potilastietojärjestelmien osalta.
Keusote suunnittelee Apotti -käyttöönoton siirtämistä maakuntahallinnon käynnistymisvuoteen 2023. Taustalla on tarve suunnata organisaation voimavaroja Apotin käyttöönotosta toisaalle ja toisaalta saada mahdollisimman nopeasti nykyistä yhteneväisempi asiakas- ja potilastietojärjestelmä ennen mahdollista siirtymistä sote-maakunnaksi. Sote-maakuntien toivotaan aikanaan mahdollistavan laajan tiedon integraation.
Keusoten nykyinen järjestelmäkokonaisuus ei tue riittävästi toimintaa eikä se tarjoa riittävällä tasolla tiedolla johtamisen tuekseen tarvitsemaa tietopohjaa (vaikuttavuustieto, yhtenäinen seurantatieto, reaaliaikainen toiminnan seuranta, jne.). Järjestelmät poikkeavat toisistaan niin sisällöltään, konfiguraatioiltaan kuin kirjaustavoiltaan. Tiedon hajanaisuus sekä epäyhtenäisyys heijastuu vaikeutena automatisoida prosesseja kuten kuntaosuuksien laskenta. Henkilöstön vaihtuvuus sekä laaja määrä toisistaan poikkeavia tietojärjestelmiä on luonut tilanteen, jossa koulutuksen ja tuen tarve ovat kasvaneet niin suureksi, että tähän ei kyetä enää vastaamaan.
Kuntakohtaisten sovellusten päälle rakentuva sähköisten palveluiden kokonaisuus on erittäin hajanainen, eikä mahdollista palveluiden tasa-arvoista käyttöä Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän alueella. Sähköisiä palveluita käyttävälle asiakkaalle ei nykypalveluiden avulla kyetä tarjoamaan kokonaiskuvaa hänen tiedoistaan ja palveluistaan.
Kuntayhtymässä käynnistettiin valtuuston Apotti -päätöksen jälkeen esiselvitys jäljelle jääneen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden osalta. Esiselvityksen tavoitteena oli selvittää kansallinen markkinatarjonta asiakas- ja potilastietojärjestelmien osalta. Esiselvityksen avulla pyrittiin varmistamaan, että suunniteltu etenemispolku (kilpailutus) on tarkoituksen mukainen. Lisäksi pyrittiin selvittämään kilpailutuksen mahdollinen arvo sekä arvioitiin mahdollisen kilpailutuksen sisältöä.
Esiselvityksen havaintoja esiteltiin hallitukselle hallituksen iltakoulussa keväällä 2020. Esiselvityksen pohjalta taloudellisimmaksi vaihtoehdoksi nousi nykymarkkinatarjontaan pohjautuvaa kansallisen tason huokeaa modulaariseen kokonaisuuteen pohjautuvaa kilpailutus.
Uuden asiakastietolain on määrä tulla voimaan 1.4.2021. Sosiaali- ja terveysministeriö kehottaa sote-organisaatioita ja tietojärjestelmätoimittajia varautumaan lain ripeään toimeenpanoon. Osana asiakastietolakia, tulee käyttöön sosiaalihuollon kantaliittymä, joka on otettava käyttöön tämänhetkisen tiedon mukaan 05 - 08/2022 mennessä. Sosiaalihuollon kantaliittymän toteutuksen hajanaiseen tietojärjestelmäkokonaisuuteen on arvioitu maksavan 1,6 milj.e. Kantaliittymän toteutukseen ei ole tarvetta, jos olemassa oleva asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus kilpailutetaan välittömästi.
Ratkaisuehdotuksen kuvaus
Valmistelua on toteutettu yhdessä omistajakuntien kuntajohtajien kanssa. Virkamiestasolla yhteisymmärrys saavutettiin viikolla 37. Ratkaisuesitys esiteltiin yhtymähallitukselle yhtymähallituksen talousseminaarissa 22.9.2020.
Tavoitteena oli löytää kokonaistaloudellinen tuottavuuden kehittämistä tukeva ratkaisu omistajakuntien ja kuntayhtymän näkökulmasta, joka kunnioittaisi kevään Apottipäätöstä, minimoisi omistajakuntien Apottikulut, huomioisi Tuusulan sijoitukset Apottiin, huomioisi talous- ja sote/ maakuntatilanteen, olisi vallitsevien talouskäytäntöjen mukainen ja olisi silti tuottavuushakuinen.
Ratkaisuehdotukseksi nousi kokonaispaketti, sisältäen seuraavat elementit:
- Tuusulan Apotin käyttöönottoa lykätään maakunta-aikaiseen vaiheeseen (2023). Täsmällisesti käyttöönottohetkestä sovitaan yhdessä Apotti Oy:n kanssa.
- Tämä ratkaisu siirtää merkittävän osan Apottiin liittyvistä kuluista (projektikulut, Apotti Oy:n poisto- ja tuotannon muuttujien kulujen laskutuksen) myöhäisempään ajankohtaan ja toimii näin ollen omistajakuntien maksuosuuksia minimoivana tekijänä.
- Jäljelle jääneen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden olemassa olevaan markkinatarjontaan pohjautuvan kansallisen tason kilpailuttamisen käynnistäminen välittömästi
- Tämä ratkaisu luo yhtenäisen tietojärjestelmäpohjan Keusoten henkilöstön käyttöön, tukien arkipäivän työtä, tiedolla johtamista ja tuottavuuden kasvua.
- STM on myöntänyt kokonaisuuden kilpailuttamisen valmisteluun ja kilpailuttamiseen 0,5 milj.e (valtionavustuksen myöntäminen sote-rakenneuudistusta tukevaan alueelliseen valmisteluun 29.6.2020). Määräraha on käytettävä vuoden 2021 loppuun mennessä.
- Kilpailuttamisen käynnistämisellä vältetään erillinen sosiaalihuollon kanta -projekti, jonka kustannukset hajanaisen tietojärjestelmäkokonaisuuden osalta olisivat arviolta 1,6 milj.e.
- Tuusulan osakkeiden siirto kuntayhtymän nimiin
- Siirto rahoitetaan ei-tulosvaikutteisella lainarahoituksella
- Tämä ratkaisu huomioi Tuusulan sijoitukset Apotti Oy:hyn
- Tuusula vastaa Apotti Oy:n tuotannon kuluista ajalta 2017 – 2019, määrältään noin 1,1 milj. euroa. Vuodesta 2020 lukien kulut jaetaan Keusotessa perussopimuksen, yhtymähallituksen ja valtuuston päätökseen perustuen toimintamenojen suhteessa
- Tämä ratkaisu huomioi Tuusulan osallistumisen uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden kilpailuttamiseen.
- Mikäli maakuntahallinto ei toteudu vuonna 2023, kuntayhtymän omistajakunnat sitoutuvat neuvottelemaan Apotti potilastietojärjestelmän kustannusjaosta.
Ratkaisuehdotuksella luodaan vuosille 2021 – 2022 noin 4,5 milj. euron säästöpotentiaali sekä vuodesta 2023 eteenpäin merkittävä tuottavuuspotentiaali yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden muodossa.
Yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymälle
Tavoitteena on kilpailuttaa kuntayhtymän käyttöön markkinassa olevan kansallisen tason valmiiksi lokalisoitu modulaarinen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus, ilman, että kilpailutukseen kohdistuu erityisiä lisävaatimuksia useiden eri lisätoiminnallisuuksien kehittämisen osalta. Esiselvityksen mukaan nykyinen kansallinen markkinatarjonta riittää kattamaan toiminnan tarpeet kokonaisuuden osalta.
Kuntayhtymä on aineettoman omaisuuden investointiohjelmassa varautunut 5 milj. eurolla kilpailutus- ja käyttöönottokustannuksiin vuosille 2020 – 2022.
Kilpailutuksen arvoksi sisältäen käyttöönoton arvioidaan esiselvityksen mukaan olevan noin 5 milj. euroa. Varsinaisen kilpailutuksen arvioidaan maksavan 0,5 milj. euroa, joka rahoitetaan STMn rahoituspäätöksellä. Ohjelmistolisenssien arvioidaan maksaman 3,6 milj. euroa ja käyttöönottojen noin 1,1 milj. euroa. Järjestelmäkokonaisuuden kilpailutus ja käyttöönotto toteutetaan nykyresurssein ja nykykumppanien toimesta.
Jatkuvien ylläpitokulujen arvioidaan olevan jatkossa 3 miljoonaa euroa vuodessa. Hankinnan 48 kuukauden arvon arvioidaan olevan 12,5 milj. euroa (kilpailutus 5 milj. euroa + ylläpito 30kk). Nykyisen hajanaisen kokonaisuuden vuosittaiset ylläpitokustannukset ovat 3 milj. euroa vuodessa (ei sisällä Apotin ylläpitokuluja).
Uuden kokonaisuuden jatkuvien palveluiden ylläpitokulujen arvioidaan olevan samalla tasolla kuin nykyisen useasta eri järjestelmästä koostuvan hajanaisen kokonaisuuden ylläpitokulut.
Kilpailutuksen hyödyt
Kilpailutuksen keskeiset hyödyt liittyvät yhtenäisen kokonaisuuden tuomiin hyötyihin. Koulutus, perehdytys, arjen toiminta ja tuki on merkittävästi yksinkertaisempaa järjestää nykyiseen verrattuna. Järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto tulee olemaan myös markkinatarjontaisesta ratkaisusta johtuen yksinkertainen verrattuna kokonaisuuteen, joka pitäisi sisällään paljon uusia toimintoja.
Yhtenäinen kokonaisuus yhtenäistää kirjaus- ja toimintatavat, tarjoten yhtenäisen pohjan tiedolla johtamisen sekä automaation tueksi. Yhtenäinen kokonaisuus tarjoaa kuntayhtymän asukkaille yhtenäisen sähköisten palveluiden kerroksen nykyisen hajanaisen kokonaisuuden sijaan.
Potilasturvallisuuden arvioidaan myös parantuvan nykyisestä yhtenäisen kokonaisuuden ansiosta.
Tuusulan kunnan Oy Apotti Ab osakkeiden siirto Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymälle
Tuusulan kunta omistaa 24 kpl Oy Apotti Ab:n osaketta. Keusoten liittyessä Oy Apotti Abn osakkaaksi, ei Tuusulan kunnalla ole enää tarvetta tähän omistusosuuteen, koska Keusote vastaa Tuusulan kunnan 5.9.2017 hyväksymän Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän perussopimuksen (21.6.2017) mukaisesti sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamisesta Tuusulan kunnalle.
Tuusulan kunnan kaikki vastuut ja velvoitteet Oy Apotti Ab:lle siirtyvät täysimääräisesti Keusoten vastuulle, Tuusulan ja Keusoten välisen osakkeiden kauppakirjan allekirjoituksen yhteydessä. Kauppahinta, 1.177.465,00 euroa, koostuu Tuusulan kunnan sijoitetun vapaan oman pääoman rahaston sijoituksista vuosilta 2016-2019, 530.070,00 euroa, Tuusulan kunnan liittymis- ja merkintämaksuista 455.680,00 euroa, sijoitetun vapaan oman pääoman rahaston sijoituksista vuodelta 2020, 176.175,00 euroa ja Tuusulan kunnan liittymismaksun täsmäytyksestä, 15.540,00 euroa.
Tuusula on tehnyt päätöksen 6 424 000 euron omavelkaisen takauksen myöntämisestä osana Oy Apotti Ab:n yhteensä 280 miljoonan euron suuruista rahoitusjärjestelyä, yhtiön järjestelmähankintaa varten nostamien lainojen ja niiden korkojen, viivästyskorkojen sekä mahdollisten perimiskulujen kattamiseksi. Tuusulan Kuntarahoitus Oy:lle antama 5 695 200 euron takausvastuu siirtyy kuntayhtymälle ja Tuusula vapautuu em. takauksesta.
Aiemmin myönnettyjen 6 424 000 takausten lisäksi Apotti Oy on pyytää omistajiltaan yhtiön toiminnan lyhytaikaisen rahoituksen varmistamiseksi kuntayritystodistuksilla yhteensä 60 milj. euron takauksia loka-marraskuun aikana. Kuntayritystodistus on tarkoitettu kuntien tai kuntayhtymien määräysvallassa olevien yritysten rahoitukseen. Keusoten osuus omavelkaisesta takauksesta olisi 1 356 000 euroa.
Osakekaupan myötä Tuusulan kunnan ja Oy Apotti Ab:n välille solmitut sopimukset (liittymis- ja merkintäsopimus, osakassopimus, tilaajasopimus ja resurssisopimus) siirtyvät sellaisinaan Keusotelle niissä olevine vastuineen ja velvoitteineen.
Keusoten yhtymävaltuusto päätti kokouksessaan 29.10.2020 §34
- Apotin käyttöönoton lykkäämisestä maakuntahallinnon käynnistämisvuoteen 2023 (täsmällinen käyttöönottohetki sovitaan erikseen Apotti Oy:n kanssa) ja asiakas-ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden kilpailuttamisen käynnistämisestä välittömästi
- Tuusulan kunnan Oy Apotti Ab osakkeiden siirtämisestä Keusotelle kauppahintaan 1.177.465,00 euroa
- myöntää Oy Apotti Ab:lle asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaa varten Tuusulan takausten mukaisen 6 424 000 euron omavelkaisen takauksen osana yhtiön yhteensä 280 miljoonan euron suuruista rahoitusjärjestelyä, yhtiön järjestelmähankintaa varten nostamien lainojen ja niiden korkojen,
viivästyskorkojen sekä mahdollisten perimiskulujen kattamiseksi. Samalla Tuusulan 5 695 200 euron takausvastuu Kuntarahoitus Oy:lle siirtyy Keusotelle ja Tuusula vapautuu em. takauksesta. Aiemmin myönnettyjen ja päätettyjen 6 424 000 euron takausten lisäksi Keusote myöntää Oy Apotti Ab:n lyhytaikaisen rahoituksen varmistamiseksi kuntayritystodistuksilla 1 356 000 euron omavelkaisen takauksen. Taattavien lainojen uusi yhteismäärä on enintään 7 780 000. Takausten voimassaoloaika on rajoitettu enintään 31.12.2028 saakka.