Perustelut
Johtamisjärjestelmän uudistuksen väliarviointi
Tuusulan johtamisjärjestelmän väliarvioinnin verkkokyselyiden vastaukset on saatu. Johtamisjärjestelmän uudistuksen väliarvioinnin rinnalla toteutettiin luottamuselinten työskentelyn väliarviointi erillisillä kyselylomakkeilla. Jokaiselle luottamuselimelle oli oma kyselynsä (valtuusto, kunnanhallitus, lautakunnat, jaostot). Alla on lyhyt yhteenveto kyselystä.
Asukkaat
- Kuntalaisten illat viikoilla 19 ja 20 eripuolilla kuntaa
- Verkkokysely kunnan verkkosivuilla, vastausaikaa 10.-26.5. Asukkaiden vastauksia saatiin 190.
- 1500 satunnaisotannalla valitulle asukkaille lähetetyn paperilomakkeen vastaukset saadaan loppukesästä ja ne käsitellään valtuustossa 2.9.
3. sektori ja yrittäjät
- Huomioitu kunnan verkkosivuilla olleessa verkkokyselyssä, vastausaikaa 10.-26.5. Yhdistysten jäsenen roolissa kyselyyn vastasi 99 henkeä, yrittäjiltä saatiin 22 vastausta.
- Kuntalaisten illat olivat viikoilla 19 ja 20 eripuolilla kunta.
- Palaute
- Paljon tuntuu tapahtuvan, on tekemisen meininkiä – osallisuus ja viestintä teoista ovat olleet virkeää.
- Toisaalta toivotaan, että saadaan ”oikeat” palvelut ja kunnan vireys kuntoon: joukkoliikenneyhteydet, Hyrylän keskus eläväksi, liikuntapaikat kuntoon, jne.
- Yhdistysten jäsenet suhtautuvat myönteisimmin. Myös yrittäjien suhtautuminen myönteistä.
Henkilöstö
- Verkkokysely kaikille kunnan työntekijöille (noin 1400), vastausaikaa 10.-26.5. Henkilöstöstä 160 henkeä vastasi kyselyyn.
- Palaute
- Henkilöstö pitää siitä, että on avoimuutta, matalia raja-aitoja ja asiat etenevät.
- Toisaalta kritisoidaan sekavuutta, poliittisen johdon ja virkamiesten roolien epäselvyyttä tai poliittisen tunkemista virkamiesten ”tontille”.
- Lisäksi huomautetaan isosta työmäärästä, kun kaikki yritetään saada valmiiksi kerralla.
- Asiantuntijat erottuvat kriittisimpänä joukkona. Kunnan johdon edustajat ja esimiehet suhtautuvat uudistukseen myönteisemmin. Suurimpaan osaan työntekijöistä uudistus ei ole vaikuttanut.
Luottamushenkilöt yleisesti
- Valtuustoseminaari 2.-3.5. Yhteinen arviointityöskentely ja –keskustelu 3.5.
- Verkkokysely kaikille luottamushenkilöille. Vastausaikaa 10.-26.5. Vastauksia 73
- Palaute
- Vastausten perusteella näkemyseroja toiminnan onnistumisesta on.
- Osa kokee avoimuuden, tiedonsaannin ja vuorovaikutuksen kohentuneen
- Osa kokee, että valta on keskittynyt muutamien käsiin, tieto ei kulje ja siiloja on.
- Kunnanhallituksen jäsenet suhtautuvat myönteisimmin, lautakuntien jäsenet kriittisimmin.
Kuntakehityslautakunnan työskentelyn arviointi, numeerinen palaute
Liitteenä 1 on kuntakehityslautakunnan ja liitteessä 3 on rakennusvalvontajaoksen itsearvioinnin tulokset, josta tehtyjä huomioita arvioinnista kysymyksittäin. Lautakunnan arvioinnista on poimittavissa johtopäätöksiä:
1. Pormestarin sekä kunnanhallituksen vaikutusvaltaa pidetään huomattavan vahvana.
2. Oma panos lautakuntatyöskentelyyn saa hyvät pisteet. Ilmapiiri ja vaikutusmahdollisuudet saavat heikot pisteet. Hälyttävää on, että puolet vastaajista kokee, ettei valmisteltavista asioista saa riittävästi tietoa.
3. Valmistelua ja esittelyä pidetään asiallisena, mutta toisaalta taustatietoja ei katsota toimitettavan riittävästi. Lisäksi on kritisoitu, että valmisteluun ja päätettäväksi ei tuoda kaikki lautakunnan perustehtävän asioita. Asioiden valmistelun läpinäkyvyys saa osakseen myös kritiikkiä.
4. Kuntakehityslautakunnan jäsenistä suuri osa kokee, että yhteistyön osalta on parannettavaa. Erityisesti kunnanhallituksen ja KKL:n välisen yhteistyön osalta jopa 57% vastaajista katsoi olevan korjattavaa.
5. Tässä diassa on esitetty hyvin kehitettävät seikat, joiden pohjalta nyt kokouksessa on syytä sopia käytännön järjestelyistä.
- Asioiden ennakoiva selostaminen, infotilaisuudet
- Lautakuntien ja hallituksen teematapaamiset
- Kokousten jalkauttaminen
- Iltakoulut
- Luottamushenkilöiden säännöllinen koulutus
- Lähetekeskustelut
- Seminaarit ja seminaarityöskentely
- Esittelijöiden keskustelut valmistelun yhteydessä puheenjohtajien kanssa
6. Selkeästi eniten toivotaan puheenjohtajan keskittyvän poliittisten ryhmien yhteistyön edistämiseen.
Kuntakehityslautakunnan ja lautakunnan alaisen rakennusvalvontajaoksen työskentelyn arviointi, avoin palaute
Liitteessä 2 on esitetty kuntakehityslautakunnan ja liitteessä 4 rakennusvalvontajaoksen kysymysten yhteydessä annettu avoin palaute.
Tämänkin palautteen myötä on huomattavissa, että keskustelukulttuuriin halutaan muutos. Usein kuntakehityslautakunnan ratkaistaviksi tulevat asiat ovat eri tahojen tavoitteiden osalta erilaisia. Usein tästä lähtötilanteesta päästään parhaiten sitouttavaan päätökseen keskustelun kautta. Osallistamisen ja demokratian perustana on antaa kaikkien saada äänensä kuuluviin, jotta voidaan aidosti osallistua. Lautakunnan keskusteluun osallistuvat voivat keskittyä kuulijoiden mielestä pieniinkin seikkoihin, mutta koska usein puhutaan itselle tärkeistä kysymyksistä, tulisi puheenvuoroille jättää riittävästi tilaa. Hankalistakin aiheista voi puhua rakentavasti, kun pitäydytään asiassa.
Jotta keskustelulle jäisi riittävästi aikaa, tulisi valmistellun aineiston olla helposti omaksuttavaa ja riittävää. Aineistoon ja erityisesti teknisiin yksityiskohtiin perehtymiseen voi mennä runsaastikin aikaa, jolloin palautteessakin esille tuotu hankkeiden etukäteisesittely voi olla yhtenä kokouskäytäntöjä tehostavana keinona. Viranhaltijoiden osalta toivotaan palautteessa aktiivisempaa ja ennakoivampaa tapaa käydä ajankohtaisia asioita läpi. On tarvetta käydä avointa keskustelua kokouksessa, miksi koetaan, ettei tietoa toimiteta riittävästi ja minkälaista tietoa tarvitaan.
Kritiikkiä on esitetty myös käsittelyaikataulun tiukkuudesta. Toisaalta kunnan ulkopuolisten mm. lausuntoaikataulujen tai hallinnollisten asioiden käsittelyn ohella ei kuntakehityslautakunnan toiminnalle ole asetettu sellaisia ajallisia pakkopisteitä, etteikö jokin asia voisi esim. jäädä pöydälle, jos halutaan järjestää maastokäynti, lisää aikaa perehtymiseen tai harkintaan tai lisää tietoja asian käsittelyä varten.
Valmistelijat toivovat, että jos esim. jokin viranhaltijoiden käytäntö halutaan muuttaa, opintomatkoilta saatu hyvä käytäntö ottaa käyttöön, sopia tutkittavien vaihtoehtojen määrästä tai käännättää kapulakielinen teksti suomeksi, tästä kannattaa käydä keskustelua nyt ja aina tarpeen tullen asian tullessa eteen. Muutamista nyt saaduista tekstimuotoisista palautteista ei saa selvää, mitä toivotaan tehtävän. Kun asioista puhutaan asioina eikä henkilöön menevästi, suhtaudutaan niihin asiallisesti. Kritiikki on hyödyllistä ja suhtaudumme siihen ammattimaisesti.
Ehdotus
Esittelijä
-
Marko Härkönen, kuntakehitysjohtaja, marko.harkonen@tuusula.fi
Kuntakehityslautakunta päättää
- merkitä tiedokseen johtamisjärjestelmän uudistuksen arvioinnin tulokset
- merkitä tiedokseen kuntakehityslautakunnan ja lautakunnan alaisen rakennusvalvontajaoksen työskentelyn arvioinnin
- toiminnan kehittämiseksi järjestää yhteiskokouksen teknisen lautakunnan kanssa ja erikseen maapolitiikkaan liittyen
- käydä lähetekeskustelun aina OAS:n tullessa KKL:lle tiedoksi
- sopia kunkin KKL:n kokouksen lopuksi keskusteluasioiden yhteydessä, mistä asioista järjestetään valmisteluvaiheen info seuraavassa kokouksessa