Perustelut
Valtuuston kokoontuminen
Kuntalain 94 §:n mukaan valtuusto kokoontuu päättäminään aikoina ja myös silloin, kun valtuuston puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi. Valtuusto on kutsuttava koolle myös kunnanhallituksen tai vähintään neljäsosan valtuutetuista sitä pyytäessä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Valtuuston kutsuu koolle puheenjohtaja. Kuntalain mukaan kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä päivää ennen kokousta. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava yleisessä tietoverkossa. Kokouskutsu voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii, että tähän tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä.
Hallintosäännön 70 §:n mukaan valtuuston kokouskutsu on lähetettävä vähintään 7 päivää ennen kokousta kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava kunnan verkkosivuilla.
Valtuusto on vuosittain kokoontunut 9-10 kertaa ja nykyinen kokousaikataulutus on suunniteltu aiemman toteuman ja valtuuston päätöksenteon vuosikellon pohjalta.
Valtuuston informaatiotilaisuus ja valtuustoasioiden valmistelutoimikunta
Hallintosäännön 105 §:n mukaan valtuuston kokousta edeltävänä torstaina pidetään informaatiotilaisuus, jonka aiheena pääosin on seuraavassa valtuuston kokouksessa käsiteltävät asiat.
Kunnanhallitus on kokouksessaan 5.6.2023 § 238 asettanut valtuustoasiain valmistelutoimikunnan toimikaudelle 6/2023-5/2025 valmistelemaan valtuuston päätettäväksi tulevia keskeisiä asioita.
Kunnanhallituksen ja konsernijaoston kokoontuminen
Hallintosäännön 110 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.
Konsernijaosto on kokoontunut keskimäärin 8-9 kertaa vuodessa.
Kunnanhallituksen ja konsernijaoston kokouskutsut toimitetaan pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina, kuitenkin viimeistään kokousta edeltävänä perjantaina.
Sähköinen kokousmateriaalin jakelu
Kunnassa on käytössä asianhallintajärjestelmä, jonka sähköinen kokoushallinta mahdollistaa sähköisen kokousmenettelyn ja sähköisen kokousmateriaalin jakeluprosessin. Kunnan kaikki toimielimet käyttävät kokouksissaan sähköistä kokoushallintaa.
Eri kokoontumistavat
Hallintosäännön mukaan kokouksen asiat voidaan käsitellä varsinaisessa kokouksessa, johon kokoonnutaan läsnä; sähköisessä kokouksessa, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla tai sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, jossa asiat käsitellään ennen kokousta kokoushallintajärjestelmässä. Hallintosäännön 110 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa paikan.
Liitteenä on ehdotus kunnanhallituksen ja valtuuston kokousajoiksi vuodelle 2024.