Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunnan strategiaa täydentävän digitalisaatio-ohjelman yhdeksi kärjeksi on tunnistettu sähköisten asiointipalveluiden kehittäminen. Toteutettuun esiselvitykseen perustuen on kunnassa päädytty tavoittelemaan sähköisen asioinnin keskitettyä ratkaisua, jonka varaan eri asiointiprosesseja voidaan jatkossa joustavasti rakentaa.
Teknologiaksi ratkaisulle on valittu Microsoft Dynamics 365 & Power Pages, joiden osalta on toteutettu erillinen Proof of Concept -ratkaisu. Toteutettu ratkaisu otetaan tuotantokäyttöön loppuvuoden aikana niin, että kunnan myöntämät avustukset avataan järjestelmän kautta hakuun 1.1.2024.
Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan sähköisen asioinnin Proof of Concept -toteutukseen perustuvan ratkaisun ylläpito- ja jatkokehitystyö. Ylläpitotyön tavoitteena on mahdollistaa järjestelmän sujuva ja tietoturvallinen käyttö erilaisten hallinnollisten ja teknisten ylläpitotoimien kautta. Jatkokehitystyön tavoitteena on varmistaa sekä uusien toiminnallisuuksien kehittäminen että jo olemassa olevien toiminnallisuuksien parantaminen käyttäjien tarpeiden mukaisesti.
Hankinnan yhteydessä ylläpito- ja jatkokehitystyötä käsitellään yhtenä palveluna. Hankinnan arvioitu laajuus on 120 000 euroa (alv 0 %) per vuosi, mikä perustuu arvioituun sopimuskauden aikana tilattavaan ylläpito- ja jatkokehitystyön määrään. Hankinnan sopimuskausi on 07.12.2023 - 30.11.2026. Asiakkaalla on mahdollisuus jatkaa sopimuskautta 3 + 2 vuoden mittaisilla optiokausilla (yhteensä 8 vuotta). Hankinnan laajuus koko kahdeksan vuoden sopimuskaudelle on 960 000 euroa (alv 0 %). Hankintaan ei liity kiinteitä käyttömaksuja.
Tarjouspyyntö perustui Hansel Oy:n (jäljempänä Hansel) IT-konsultointi 2023-2028 dynaamiseen hankintajärjestelmään (jäljempänä ”DPS”). Dynaamisessa hankintajärjestelmässä kaikki kiinnostuneet toimittajat voivat pyytää osallistua järjestelmään sen keston ajan. Hankintayksikön on hyväksyttävä kaikki hankinta-asiakirjoissa asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat järjestelmään. Tarjouskilpailussa noudatettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 52 §:ssä tarkoitettua dynaamisen hankintajärjestelmän sisäistä kilpailutusta koskevaa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU-kynnysarvon.
Tarjouspyyntö julkaistiin tarjouspalvelu.fi-palvelussa kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä oleville toimittajille 27.09.2023. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä 04.10.2023 klo 09.00 mennessä, ja niihin vastattiin 06.10.2023 mennessä. Hankinnan korjausilmoitus sopimusluonnoksen tarkennukseen liittyen julkaistiin 06.10.2023. Tarjousten jättämisen määräaika oli 18.10.2023 klo 12.00.
Tarjousten avaus, tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuus
Tarjouksia saatiin määräaikaan 18.10.2023 klo 12.00 mennessä kolme kappaletta. Tarjouksen jättivät Meltlake Oy, Innofactor Software Oy ja Digia Finland Oy. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei ollut. Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt kelpoisuusvaatimukset.
Tarjousvertailu
Kilpailutuksen perusteella valittiin yksi toimittaja palvelun toteuttajaksi. Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka vertailuperusteina olivat hinta ja laatu.
Hinnat arvioitiin tarjouksen vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai painoarvon mukaiset täydet pisteet (50 pistettä) ja muiden tarjoajien pisteet suhteutettiin vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta/tarjoajan vertailuhinta) * 50. Hintapisteiden osalta tarjousvertailussa edukseen nousi Digia Finland Oy (50,00 pistettä), jonka jälkeen sijoittuivat Meltlake Oy (44,65 pistettä) ja Innofactor Software Oy (42,64 pistettä).
Laatua arvioitiin sekä toimittajan saatekirjeen että tarjouksessa nimetyn ylläpito- ja kehitystiimin haastattelun perusteella. Toimittajan saatekirjeen perusteella oli mahdollista saada maksimissaan 20 pistettä. Dokumenttia arvioitiin ohjeistetun sisällön perusteella seuraavista näkökulmista:
- Palvelutransitio (max. 5 pistettä)
- Ylläpito- ja jatkokehitystyön toimintamalli (max. 5 pistettä)
- Tiimin roolitus (max. 5 pistettä)
- Asiakkuudenhoidon malli (max. 5 pistettä)
Ylläpito- ja kehitystiimin haastattelun perusteella oli mahdollista saada maksimissaan 30 pistettä. Haastattelussa arvioitiin nimetyn ylläpito- ja kehitystiimin osaamista ja soveltuvuutta Tuusulan kunnan sähköisen asioinnin ylläpito- ja jatkokehityspalvelun tuottamiseen. Haastattelu perustui kaikille tarjoajille yhteisiin kysymyksiin, joita oli yhteensä kuusi (6) kappaletta. Yksittäisen tehtävän maksimipistemäärä oli viisi (5) pistettä.
Sekä toimittajan saatekirjettä että ylläpito- ja kehitystiimin haastattelua arvioidessa käytettiin seuraavaa pisteytystä ja kriteeristöä:
- 5 p: Kuvaus tai vastaus huomioi hankintayksikön tarpeet erinomaisesti
- 3 p: Kuvaus tai vastaus huomioi hankintayksikön tarpeet hyvin
- 1 p: Kuvaus tai vastaus huomioi hankintayksikön tarpeet puutteellisesti
- 0 p: Kuvaus tai vastaus ei huomioi hankintayksikön tarpeita laisinkaan
Laatupisteissä parhaat pisteet sai Meltlake Oy (42,00 pistettä), jonka jälkeen sijoittuivat Innofactor Software Oy (34,00 pistettä) sekä Digia Finland Oy (22,00 pistettä).
Lopulliset yhteenlasketut vertailupisteet jakautuivat toimittajien kesken seuraavasti:
- Meltlake Oy: 86,65 / 100 pistettä.
- Innofactor Software Oy: 76,64 / 100 pistettä.
- Digia Finland Oy: 72,00 / 100 pistettä.
Hankinnan kohteen toimittajaksi valitaan Meltlake Oy, jonka tarjous on tehdyn vertailun perusteella hinta-laatusuhteeltaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Meltlake Oy:n tarjouksessa kuvattiin kattavasti eri näkökulmat ratkaisun suunnittelusta toteutukseen ja edelleen ylläpitoon. Palvelun tuottamiseen on roolitettu moniosaava tiimi, jonka toiminta tiiminä nousi edukseen esiin myös haastattelutilaisuudessa. Meltlake Oy:n tarjouksessa esitetyt kuvaukset sekä haastattelutilaisuudessa annetut vastaukset olivat kattavimmat ja tarjosivat Tuusulan tarpeita parhaiten vastaavan kokonaisuuden. Tarkemmat perustelut kaikkien toimittajien pisteytyksestä on kuvattuna liitteenä olevassa laatupisteytystaulukossa.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Valitun toimittajan kanssa tehdään erillinen kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.
Toimivalta
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo on vähintään 200 000 euroa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Kalle Ikkelä, pormestari, kalle.ikkela@tuusula.fi
Kunnanhallitus päättää
- valita tarjouskilpailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Meltlake Oy:n sähköisen asioinnin ylläpito- ja jatkokehityspalvelun hankinnan toimittajaksi
- tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta heti kokouksessa.