Kunnanhallitus, kokous 18.3.2024

§ 110 Digikumppanin hankinta

TUUDno-2024-230

Valmistelija

Timo von Behr, kehittämisjohtaja, timo.vonbehr@tuusula.fi
Kirsi Virtanen, Digitaalisten palveluiden kehittämispäällikkö, kirsi.virtanen@tuusula.fi

Perustelut

Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan digitalisaatiota tukeva asiantuntijapalvelu (digikumppani). Digikumppanin kyvykkyyksillä vahvistetaan Tuusulan kunnan omaa osaamista niin, että kunnan omien asiantuntijoiden määrän ja osaamisen rajallisuus ei muodostuisi kunnassa tehtävän digitalisaatiotyön esteeksi. Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan digitalisaatiota tukeva asiantuntijapalvelu (digikumppani). Digikumppanin kyvykkyyksillä vahvistetaan Tuusulan kunnan omaa osaamista niin, että kunnan omien asiantuntijoiden määrän ja osaamisen rajallisuus ei muodostuisi kunnassa tehtävän digitalisaatiotyön esteeksi.

Esittely ja hankinnan kohde

Digitaalisten palveluiden ja infrastruktuurin kehittäminen on tunnistettu Tuusulan kunnassa strategisesti merkittäväksi kokonaisuudeksi, jonka edistämistä tuetaan strategiaan sidotulla digitalisaatio-ohjelmalla.

Tämän hankinnan tavoitteena on tukea Tuusulan kunnan keskitettyä kokonaisvaltaista digitalisaatiotyötä. Digikumppanin avulla varmistetaan, että Tuusulan kunnalla on käytössään riittävät ja joustavasti saatavilla olevat kyvykkyydet kunnassa tehtävän digitalisaatiotyön edistämiseksi.

Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan digitalisaatiota tukeva asiantuntijapalvelu (digikumppani). Digikumppanin kyvykkyyksillä vahvistetaan Tuusulan kunnan omaa osaamista niin, että kunnan omien asiantuntijoiden määrän ja osaamisen rajallisuus ei muodostuisi kunnassa tehtävän digitalisaatiotyön esteeksi.

Digikumppanilta haettiin seuraavia kyvykkyyksiä: digikonsultointi, tekninen arkkitehtuuri & integraatiot, data & analytiikka, projektinhallinta & ketterä kehittäminen, robotiikka & automaatio, digitaalisten palveluiden palvelumuotoilu, käytettävyys & saavutettavuus.

Hankinnan sopimuskausi on 01.04.2024 - 31.03.2029. Sopimuksen irtisanomisaika on 3 kk.

Hankinnan tilaajaa sitomaton arvio hankinnan arvosta on 120 000 EUR (alv 0 %) / vuosi.

Tarjouspyyntö perustui Hansel Oy:n (jäljempänä Hansel) IT-konsultointi 2023-2028 dynaamiseen hankintajärjestelmään (jäljempänä ”DPS”). Tarjouskilpailussa noudatettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 52 §:ssä tarkoitettua dynaamisen hankintajärjestelmän sisäistä kilpailutusta koskevaa menettelyä.

Tarjouspyyntö julkaistiin tarjouspalvelu.fi-palvelussa kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä oleville toimittajille 06.02.2024. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä 12.02.2024 klo 14.00 mennessä, ja niihin vastattiin 13.02.2024 mennessä. Tarjousten jättämisen määräaika oli 22.02.2024 klo 14.00.
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU-kynnysarvon.

Tarjousten käsittely

Tarjousten avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten käsittely ennen vertailua on kolmivaiheinen; ensin avataan saapuneet tarjoukset, minkä jälkeen tarkistetaan tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus sekä tarjoajien kelpoisuusehtojen täyttyminen. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään ja vaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousten avaus, tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuus

Tarjouksia saatiin määräaikaan 22.02.2024 klo 14.00 mennessä yksitoista kappaletta. Tarjoukset avattiin suljetussa tilaisuudessa 22.02.2024 klo 15.07. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei ollut.

Tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat: Ambientia Oy, Ancore ryhmittymä, Atostek Oy, CGI Suomi Oy, Codemen Oy, Futurice Oy, Gofore Lead Oy, Netum Oy, Pinja Digital Oy, Ready Solutions Oy, Sofigate Oy.

Avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Yhdeksän tarjousta oli tarjouspyynnön mukaisia ja tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä esitetyt kelpoisuusvaatimukset. Kaksi tarjousta hylättiin, koska tarjouspyynnössä asiantuntijoille esitetyt minimivaatimukset eivät täyttyneet.

Hylätyn tarjouksen jättivät Ancore ryhmittymä sekä CGI Suomi Oy.

Tarjousvertailu

Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi toimittaja palvelun toteuttajaksi. Tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka vertailuperusteina olivat hinta ja laatu.

Hinnat arvioitiin tarjouksen vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinnaltaan halvin tarjous sai painoarvon mukaiset täydet pisteet (50 pistettä) ja muiden tarjoajien pisteet suhteutettiin vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta/tarjoajan vertailuhinta) * 50.

Laatua arvioitiin sekä toimittajan saatekirjeen että tarjouksessa nimettyjen digikonsultoinnin kyvykkyyteen nimetyn asiantuntijan ja teknisen arkkitehtuurin ja integraatioiden kyvykkyyteen nimetyn asiantuntijan haastattelun perusteella.

Toimittajan saatekirjeen perusteella oli mahdollista saada maksimissaan 20 pistettä. Dokumenttia arvioitiin ohjeistetun sisällön perusteella seuraavista näkökulmista:

Yhteistyön käynnistämisen ja kumppanuuden toimintamalli (max. 5 pistettä)
Digitalisaatiotyön kivijalat (max. 5 pistettä)
Julkisen hallinnon IT-ohjauksen reunaehdot (max. 5 pistettä)
Toimeksiantojen johtaminen ja asiakkuuden hallinta (max. 5 pistettä)

Hintapisteiden ja toimittajan saatekirjeen pisteiden perusteella valittiin viisi eniten pisteitä saanutta tarjoajaa asiantuntijahaastatteluihin.
Asiantuntijahaastattelun perusteella oli mahdollista saada maksimissaan 30 pistettä. Haastattelussa arvioitiin nimettyjen asiantuntijoiden osaamista ja soveltuvuutta hankinnan kohteena olevan digikumppanipalvelun tuottamiseksi. Haastattelu perustui kaikille tarjoajille yhteisiin kysymyksiin tai tehtäviin.

Tarjouspyynnössä mainituista kuudesta kysymyksestä poistettiin havaitun monitulkintaisuuden vuoksi kolmen haastattelun jälkeen yksi kysymys. Asiantuntijahaastattelut arvioitiin jäljelle jääneiden kysymysten perusteella, joita oli yhteensä viisi (5) kappaletta. Yksittäisen tehtävän maksimipistemäärä oli viisi (5) pistettä. Tarjouksen vertailuperusteiden suhdeluvun säilyttämiseksi jäljelle jääneiden kysymysten kokonaispisteet laskettiin kaavalla [haastattelun pisteiden summa *(30/25)], jolloin jokainen asiantuntijahaastattelussa ansaittu oli lopullisissa vertailupisteissä arvoltaan 1,2 pistettä. Asiantuntijahaastattelun maksimipistemääränä säilyi näin ollen 30 pistettä.

Sekä toimittajan saatekirjettä että asiantuntijahaastattelua arvioidessa käytettiin seuraavaa pisteytystä ja kriteeristöä:

5 p: Kuvaus tai vastaus huomioi hankintayksikön tarpeet erinomaisesti
3 p: Kuvaus tai vastaus huomioi hankintayksikön tarpeet hyvin
1 p: Kuvaus tai vastaus huomioi hankintayksikön tarpeet puutteellisesti
0 p: Kuvaus tai vastaus ei huomioi hankintayksikön tarpeita laisinkaan

Lopulliset yhteenlasketut vertailupisteet jakautuivat asiantuntijahaastattelukierrokselle eden- neiden tarjoajien kesken seuraavasti:

Futurice Oy:   83,66 / 100 pistettä.
Atostek Oy:   82,92 / 100 pistettä.
Pinja Digital Oy:   80,00 / 100 pistettä.
Codemen Oy:   76,48 / 100 pistettä.
Netum Oy:   70,94 / 100 pistettä.

Hankinnan kohteen toimittajaksi valitaan Futurice Oy, jonka tarjous on tehdyn vertailun perusteella hinta-laatusuhteeltaan kokonaistaloudellisesti edullisin.

Hintapisteiden osalta tarjousvertailussa edukseen nousi Pinja Digital Oy (50,00 pistettä), jonka jälkeen sijoittuivat Codemen Oy (48,08 pistettä) ja Netum Oy (43,34 pistettä). Laatupisteissä parhaat pisteet sai Futurice Oy (45,20 pistettä), jonka jälkeen sijoittuivat Atostek Oy (38,80 pistettä) sekä Pinja Digital Oy (30,00 pistettä).

Futurice Oy:n tarjouksessa kuvattiin kattavasti eri näkökulmat digikumppanipalvelun toteuttamiseksi. Kuntatoimialan tuntemus ja monipuolinen osaaminen kysyttyjen kyvykkyyksien osalta nousivat kokonaisuudessa edukseen. Futurice Oy:n tarjouksessa esitetyt kuvaukset sekä haastattelutilaisuudessa annetut vastaukset olivat kattavimmat ja tarjosivat Tuusulan tarpeita parhaiten vastaavan kokonaisuuden. Tarkemmat perustelut kaikkien toimittajien pisteytyksestä on kuvattuna liitteenä olevassa laatupisteytystaulukossa.

Sopimuksen allekirjoittaminen

Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien kanssa tehdään erillinen kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.

Toimivalta
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo on vähintään 200 000 euroa.

Ehdotus

Esittelijä

Kalle Ikkelä, pormestari, kalle.ikkela@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää

valita tarjouskilpailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Futurice Oy:n Tuusulan digikumppanipalvelun toimittajaksi, hankinnan arvo on noin 120 000 EUR (alv 0 %) per vuosi.
tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta heti kokouksessa.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Asiaa kokouksessa selostivat kehittämisjohtaja Timo von Behr sekä Digitaalisten palveluiden kehittämispäällikkö Kirsi Virtanen.

Liitteet

Laatupistetaulukko, khall 18.3.2024.pdf (pdf, 249 kt)

Kuuntele Laatupistetaulukko, khall 18.3.2024.pdf

Muutoksenhaku

Oikaisuohje ja valitusosoitus (Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat)

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkina-oikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 25 §:n mukaisen kynnysarvon.

Kansallisen kynnysarvon suuruus on 1.1.2017 lähtien:

60.000 € tavarat– ja palvelut
400.000 € terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut
300.000 € muut erityiset palvelut
150.000 € rakennus- ja käyttöoikeusurakat
500.000 € käyttöoikeussopimukset

I Oikaisuohje

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132–135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saadun tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisun sisältö

Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa.

Toimitusosoite

Hankintaoikaisu toimitetaan hankintayksikölle.

Hankintayksikön yhteystiedot:
Tuusulan kunta
(päätöksen tehnyt toimielin tai viranhaltija)
PL 60, 04301 Tuusula
Kotorannankuja 10
kirjaamo@tuusula.fi

Hankintaoikaisun käsittelee päätöksentekijä.

Hankintaoikaisun vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Hankintalain 146 §:n mukaan markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua
sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla
sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia

Hankintalain 146 §:n mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Lupa on myönnettävä, jos: asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen hankintalain 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saadun tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. Itse tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan.

Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.

Valituskielto
Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle
Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot
Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
puh. 029 564 3300
fax 029 564 3314
markkinaoikeus@oikeus.fi