Perustelut
Hallintosäännön 117 §:n mukaan toimielimen jäsenten ja esittelijän lisäksi toimielimen kokouksessa on läsnäolo- ja puheoikeus
-
Pormestarilla, apulaispormestareilla ja kansliapäälliköllä muiden toimielinten kokouksessa, ei kuitenkaan tarkastuslautakunnan eikä valtuuston tilapäisen valiokunnan kokouksessa eikä vaalilaissa säädettyjen vaalitoimielinten kokouksissa.
-
Nuorisovaltuusto voi nimetä lautakuntien kokouksiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus. Nuorisovaltuuston edustajalla ei kuitenkaan ole läsnäolo-oikeutta lautakuntien erikseen rajaamissa asioissa
- Toimielimen esittelijä tai puheenjohtaja voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntijaa voidaan kuulla myös etäyhteyden avulla. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asian käsittelyn ja päätöksenteon ajan.
Toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta.
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta on kokouksessaan 20.11.2024 §84 päättänyt vuoden 2025 kokouksien osalta, että
- viranhaltijoista ja työntekijöistä kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kokouksiin vakituisesti osallistuvat esittelijänä toimivan sivistysjohtajan lisäksi vapaa-aikapalveluiden päällikkö, kulttuuri- ja museotoimenjohtaja, kehittämispäällikkö ja pöytäkirjanpitäjänä toimiva hallintoasiantuntija/ toimialuesihteeri.
- nuorisovaltuuston edustajilla on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus, nuorisovaltuuston edustajalla ei kuitenkaan ole läsnäolo-oikeutta lautakuntien erikseen rajaamissa asioissa.
- esittelijällä ja kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan puheenjohtajalla on oikeus kutsua kokouksiin asiantuntijoita yksittäisessä asiassa.
Kokouskutsun toimittaminen
Hallintosäännön 112 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnalle ehdotetaan, että kokouskutsu toimitetaan edelleen sähköisenä kokousta edeltävällä viikolla. Kokouskutsu, joka sisältää kokouksessa käsiteltävien asioiden esityslistan, lähetetään sähköisesti ja toimitetaan vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta. Samalla julkiset asiat julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti aina lähikokouksena. Mikäli jäsen ei pääse osallistumaan kokoukseen, kutsutaan varajäsen paikalle. Mikäli etäkokous pidetään, se pidetään vain etäkokouksena. Hybridikokouksia ei pidetä. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti avoimena (pl. avustuskokoukset)
Pöytäkirjan tarkastaminen
Hallintosäännön 132 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta.
Hallintosäännön 133 §:n mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan pöytäkirjantarkastajiksi on valittu kaksi jäsentä ensisijaisesti aakkosjärjestyksessä. Puheenjohtajaa ei ole valittu pöytäkirjantarkastajaksi. Pöytäkirja allekirjoitetaan ja tarkastetaan sähköisesti.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Marianne Liimatainen, sivistysjohtaja, marianne.liimatainen@tuusula.fi
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää
- myöntää toimikaudekseen läsnäolo- ja puheoikeuden sivistyksen toimialueen vapaa-aikapalveluiden päällikölle, kulttuuri- ja museotoimenjohtajalle, kehittämispäällikölle, talouspäällikölle ja pöytäkirjanpitäjänä toimiva hallintoasiantuntijalle
- nuorisovaltuuston edustajilla (kaksi edustajaa) on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus, nuorisovaltuuston edustajilla ei kuitenkaan ole läsnäolo-oikeutta lautakuntien erikseen rajaamissa asioissa
- myöntää toimikaudekseen läsnäolo- ja puheoikeuden tarkastuslautakunnan edustajalle (yksi edustaja)
- että kokouskutsu, joka sisältää kokouksessa käsiteltävien asioiden esityslistan, lähetetään sähköisesti ja toimitetaan vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta.
- että kokoukset pidetään pääsääntöisesti aina lähikokouksena. Mikäli jäsen ei pääse osallistumaan kokoukseen, kutsutaan varajäsen paikalle. Mikäli etäkokous pidetään, se pidetään vain etäkokouksena. Hybridikokouksia ei pidetä.
- että kokoukset pidetään pääsääntöisesti avoimena (pl. avustuskokoukset)
- että kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan kaksi jäsentä vuorollaan ensisijaisesti aakkosjärjestyksessä. Puheenjohtajaa ei valita pöytäkirjantarkastajaksi.