TUUDno-2024-507
Hallintosäännön toimivaltataulukon 1: Talousasiat mukaan palvelualueen päällikkö voi päättää enintään 150 000 euron hankinnasta. Hallintojohtaja toimii hallintopalvelut-palvelualueen päällikkönä, jonne asianhallintajärjestelmäkokonaisuus kuuluu.
Asianhallintajärjestelmä on kilpailutettu syksyn 2024 aikana ja kunnanhallitus on kokouksessaan 18.11.2024 § 401 valinnut asianhallintajärjestelmän toimittajaksi Innofactor Sofware Oy:n. Asianhallintajärjestelmän käyttöönottoprojektin yhteydessä on tunnistettu tarve hankkia asianhallintajärjestelmä Dynastyn Asiointipalvelu (Asiointi-moduuli), joka ei ollut mukana alkuperäisessä kilpailutuksessa. Alun perin tarkoituksena oli siirtää nykyisen asianhallintajärjestelmän asiointi kunnan yleiseen digialustaan ja integroida se uuteen asianhallintajärjestelmään. Käyttöönottoprojektin aikana on kuitenkin todettu, että tuo ei tule onnistumaan tarvittavassa aikataulussa ja nykyinen asiointi on muutoinkin selkeämpää siirtää uuden asianhallintajärjestelmän Dynastyn Asiointipalveluun. Dynasty Asiointipalvelulla voidaan toteuttaa organisaation niin sisäiset- kuin ulkoisetkin sähköiset asiointipalvelut. Asiointipalvelu on nykyaikainen, responsiivinen ja päätelaiteriippumaton palvelu. Lisäksi asiointipalvelu täyttää saavutettavuusdirektiivin vaatimukset. Käyttäjän tunnistautumisessa voidaan käyttää vahvaa tunnistautumista (esim. suomi.fi). Tuusulassa sähköistä asiointia tullaan käyttämään erilaisiin kuntalaisille suunnattuihin lomakkeisiin kuten esim. kaavoitukseen liittyvät palautteet tai avustushakemukset. Samalla turvataan asioiden käsittelyssä viranomaisvelvoitteet sekä asioiden kirjautuminen oikein asianhallintajärjestelmässä. Lisäksi saapuneiden asiakirjojen käsittely voidaan toteuttaa täysin sähköisenä. Hankintalain 30 §:n 1 momentin kohdan 2 mukaan hankinnan ennakoidun arvon laskentaperusteena on käytettävä toistaiseksi tai määrittelemättömän ajan voimassa olevan sopimuksen ennakoitua kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Palvelun käytön ennakoitu arvo on näin ollen noin 57 100 euroa (alv 0%). Lisäksi käyttöönottoprojektin kustannus on noin 5 600 euroa (alv 0%). Näin ollen hankinnan ennakoitu arvo on yhteensä noin 63 000 euroa (alv 0%). Sopimuskausi on yhtenevä asianhallintajärjestelmähankinnan kanssa. Hankintalain 136 §:n 2 momentin kohdan 2 mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Edelleen hankintalain 136 §:n 3 momentin mukainen lisäehto täyttyy tämän hankinnan yhteydessä eli nyt tehtävän hankinnan arvo ei ole enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvo. Alkuperäisen hankinnan arvo on 397 358 euroa (alv 0%).
Päätän hankkia Dynasty Asiointipalvelun Innofactor Software Oy:ltä osana Dynasty 10-asianhallintajärjestelmän käyttöönottoa. Hankinnan ennakoitu arvo on 63 000 euroa (alv 0%). Hankinta toteutetaan hankintalain 136 §:n 2 momentin kohdan 2 mukaisena hankintana.