Valmistelija
Niina Puikkonen, vs. hallintojohtaja, niina.puikkonen@tuusula.fi
Perustelut
Hankinnan kohde ja hankintamenettely
Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan asian- ja asiakirjahallinnan järjestelmä, joka on suunniteltu organisoimaan, hallinnoimaan ja säilyttämään asiakirjoja ja niihin liittyviä tietoja koko niiden elinkaaren ajan.
Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Lähtökohtana on pilvipohjaisen valmisohjelmiston hankinta, joka on sovitettavissa Asiakkaan tarpeisiin. Hankittava asianhallintajärjestelmä palvelee Tilaajan päätöksentekoa ja sen valmistelua kaikissa kunnan viranhaltija- ja toimielinpäätöksissä. Järjestelmä hyödyntää tiedonohjaussuunnitelmaa ja sisältää toiminnallisuudet kokousaineistojen laatimiseen ja hallintaan, sähköisen kokouksen, yhteystieto/kontaktirekisterin sekä sopimushallinnan toiminnallisuudet. Hankittava palvelu kattaa järjestelmän ylläpidon, tuen, järjestelmän kehittämisen, täydentävät asiantuntijapalvelut sekä järjestelmän käyttöönottoprojektin, sisältäen nyt käytössä olevan asianhallintajärjestelmän tietojen siirron.
Järjestelmä tulee mahdollistamaan
- esityslistojen, pöytäkirjojen, viranhaltijapäätösten laatimisen ja hallinnan sekä julkaisun,
- sähköisen allekirjoituspalvelun,
- kokousaineistojen laatimisen ja hallinnan
- sähköisen kokoustamisen
- kokousaineiston ja päätösten julkaisun,
- tiedonohjaussuunnitelman (TOS) ylläpidon
- sopimushallinnan,
- yhteystieto/kontaktirekisterin,
- sähköisen arkistoinnin sekä
- haku- ja raportointityökalut
Sähköisen arkistoinnin osalta Tuusulassa ei ole kokonaisratkaisua. Sähköisen arkistoinnin järjestelmälle on tunnistettu tarve ja se on kilpailutettu tämän hankinnan puitteissa optiona, jolloin sähköisen arkistoinnin käyttöönotto valitulta toimittajalta on mahdollista sopimuksen mukaan ilman erillistä kilpailutusta.
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016).
Hankinnan arvioitu arvo sopimuskaudelta on noin 339 258 euroa ilman arvonlisäveroa (hankintalain mukainen ennakoituarvo 4 vuodelle) Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU-kynnysarvon.
Hankintaa ei ole jaettu osiin.
Hankintasopimus on voimassa toistaiseksi.
Hankintamenettely ja tarjouspyyntö
Hankintamenettelynä oli avoin menettely. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouskilpailua koskeva EU-hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin 18.9.2024 ilmoituskanavissa Hankintailmoitukset.fi tunnisteella 2024-014157 ja sekä TED-tietokannassa tunnisteella 564038-2024. Julkaistu tarjouspyyntö on päätöksen oheismateriaalina 1.
Hankinnasta julkaistiin markkinakartoitusta varten ennakkoilmoitus Hankintailmoitukset.fi kanavalla 8.3.2024 tunnisteella 2024-143464.
Tarjousten käsittely
Tarjousten avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten käsittely ennen vertailua on kolmivaiheinen, ensin avataan saapuneet tarjoukset ja tämän jälkeen tarkistetaan tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuusehtojen täyttyminen. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään ja vaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousten avaus, tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuus.
Tarjouksia saatiin määräaikaan 21.10.2024 klo 12:00. mennessä neljä (4) kappaletta. Tarjoukset avattiin suljetussa tilaisuudessa 21.10.2024 klo 13.20 hankintayksikön tiloissa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei ollut.
Avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä kohdassa Muut ehdot pyydetyt kelpoisuusehdot.
Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä. Määräaikaan 7.10.2024 kello 16.00 mennessä esitettyihin kysymyksiin vastattiin 11.10.2024.
Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa vertailuperusteena käytetään parasta hinta/laatu -suhdetta tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti.
HINTA, painoarvo 35 %
Vertailukriteerinä on tarjoajan Liitteeseen 5 Hintalomake antamien yksikköhintojen perusteella automaattisesti laskettu Vertailuhinta. Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa vertailuun 35 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 35.
LAATU
V2 ja V3 pisteet, painoarvo 30 %
Vertailukriteerinä ovat tarjoajan Liitteen 4, Vaatimuslomake välilehtiin 1-7 antamat vastaukset V2- ja V3 -vaatimuksiin vaatimusliitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti.
V2 (Tärkeä) tarkoittaa, että tarjouksen ei ole pakollista täyttää esitettyä vaatimusta (tavoitetta), mutta se on tavoiteltavaa. V2 pisteytetään sen mukaisesti vastaako tarjoaja siihen Kyllä, Osittain tai Ei.
V3 (Toivottava) tarkoittaa, että tarjouksen ei ole pakollista täyttää esitettyä vaatimusta (tavoitetta), mutta vaatimuksen täyttyminen olisi toivottavaa. V3-vaatimukset pisteytetään sen mukaisesti vastaako tarjoaja siihen Kyllä, Osittain tai Ei.
Tämän vertailukriteerin vertailussa lasketaan Tarjoajan saamat pisteet V2- ja V3 -vaatimuksista yhteen, josta muodostuu tarjouksen vaatimuspisteet. Raakapisteiden maksimi on 494 pistettä.
Vaatimuspisteet muunnetaan vertailukriteeripisteiksi kaavalla V2 ja V3- vaatimuspisteet /maksimipisteet (494) x 30 (painotus).
Käytettävyysarviointi, painoarvo 35 %
Vertailukriteerinä on liitteessä 6.1 tarkemmin kuvattu käytettävyysarviointi ko. liitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti.
Käytettävyyden vertailukriteeripisteet muodostetaan arviointikohteille annettujen arviointipisteiden summasta. Kustakin arviointikohteesta on mahdollista saada 1-4 pistettä per käyttötapaus. Arviointikohteita on 3kpl, jonka lisäksi arvioidaan yleistä käytettävyyttä. Näin ollen arviointipisteiden maksimi voi olla 76 pistettä.
- Käyttötapaus 1. Viranhaltijapäätöksen laadinta
- Käyttötapaus 2. Toimielimen esityslistan laadinta
- Käyttötapaus 3. Kunnanhallituksen sähköinen kokous
Käytettävyyden vertailupisteet lasketaan kaavalla käytettävyyden arviointipisteet/käytettävyysarvioinnin maksimipisteet (76) x 35 (painotus).
Tarjoajien lopulliset pisteet ja sijoittuminen
Tarjoajan yllämainitut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen.
Hankinnassa valitaan toimittajaksi eniten pisteitä saanut tarjoaja ja varatoimittajaksi toiseksi eniten pisteitä saanut tarjoaja.
Hinta- ja laatuperusteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 4 Vaatimuslomake, liitteessä 6 Tarjousohjeet ja vertailuperusteet, liitteessä 6.1. Käyttötapauskuvaukset ja liitteessä 6.3. Käytettävyyden arviointilomake.
Alla taulukko, jossa kunkin tarjoajan vertailuhinta, laatuvertailussa saadut pisteet sekä pisteiden perusteella sijoutus.
Pisteytystaulukko
| |
Fujitsu Finland Oy |
Triplan Oy |
Innofactor Software Oy |
Twoday Oy |
| Tarjoajan vertailuhinta, euroa |
821 700 |
356 084 |
397 358 |
534 600 |
| Hinnan vertailukriteeripisteet |
15,17 |
35,00 |
31,36 |
23,31 |
| V2 ja V3 -vaatimuspisteet |
472 |
434 |
484 |
446 |
| V2- ja V3 -vaatimusten vertailukriteeripisteet |
28,66 |
26,36 |
29,39 |
27,09 |
| Käytettävyyden arviointipisteet |
57 |
44 |
61 |
34 |
| Käytettävyyden vertailukriteeripisteet |
26,25 |
20,26 |
28,09 |
15,66 |
| Kokonaisarvosana |
70,08 |
81,62 |
88,85 |
66,06 |
| Sijoitus |
3. |
2. |
1. |
4. |
Tämän päätöksen liitteenä on julkinen käytettävyysarvioinnin sanalliset perusteet ja pisteytys. Kullekin tarjoajalle liitteenä on myös tarkempi selvitys pistetyksen perusteluista.