Kunnanhallitus, kokous 18.11.2024

§ 401 Asianhallintajärjestelmä, hankintapäätös

TUUDno-2024-507

Valmistelija

  • Niina Puikkonen, vs. hallintojohtaja, niina.puikkonen@tuusula.fi

Perustelut

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan asian- ja asiakirjahallinnan järjestelmä, joka on suunniteltu organisoimaan, hallinnoimaan ja säilyttämään asiakirjoja ja niihin liittyviä tietoja koko niiden elinkaaren ajan.

Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Lähtökohtana on pilvipohjaisen valmisohjelmiston hankinta, joka on sovitettavissa Asiakkaan tarpeisiin. Hankittava asianhallintajärjestelmä palvelee Tilaajan päätöksentekoa ja sen valmistelua kaikissa kunnan viranhaltija- ja toimielinpäätöksissä. Järjestelmä hyödyntää tiedonohjaussuunnitelmaa ja sisältää toiminnallisuudet kokousaineistojen laatimiseen ja hallintaan, sähköisen kokouksen, yhteystieto/kontaktirekisterin sekä sopimushallinnan toiminnallisuudet. Hankittava palvelu kattaa järjestelmän ylläpidon, tuen, järjestelmän kehittämisen, täydentävät asiantuntijapalvelut sekä järjestelmän käyttöönottoprojektin, sisältäen nyt käytössä olevan asianhallintajärjestelmän tietojen siirron.

Järjestelmä tulee mahdollistamaan

  • esityslistojen, pöytäkirjojen, viranhaltijapäätösten laatimisen ja hallinnan sekä julkaisun,
  • sähköisen allekirjoituspalvelun,
  • kokousaineistojen laatimisen ja hallinnan
  • sähköisen kokoustamisen
  • kokousaineiston ja päätösten julkaisun,
  • tiedonohjaussuunnitelman (TOS) ylläpidon
  • sopimushallinnan,
  • yhteystieto/kontaktirekisterin,
  • sähköisen arkistoinnin sekä
  • haku- ja raportointityökalut

 

Sähköisen arkistoinnin osalta Tuusulassa ei ole kokonaisratkaisua. Sähköisen arkistoinnin järjestelmälle on tunnistettu tarve ja se on kilpailutettu tämän hankinnan puitteissa optiona, jolloin sähköisen arkistoinnin käyttöönotto valitulta toimittajalta on mahdollista sopimuksen mukaan ilman erillistä kilpailutusta.

Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016).

Hankinnan arvioitu arvo sopimuskaudelta on noin 339 258 euroa ilman arvonlisäveroa (hankintalain mukainen ennakoituarvo 4 vuodelle) Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:ssä ilmoitetun EU-kynnysarvon.

Hankintaa ei ole jaettu osiin.

Hankintasopimus on voimassa toistaiseksi.

Hankintamenettely ja tarjouspyyntö

Hankintamenettelynä oli avoin menettely. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouskilpailua koskeva EU-hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistiin 18.9.2024 ilmoituskanavissa Hankintailmoitukset.fi tunnisteella 2024-014157 ja sekä TED-tietokannassa tunnisteella 564038-2024. Julkaistu tarjouspyyntö on päätöksen oheismateriaalina 1.

Hankinnasta julkaistiin markkinakartoitusta varten ennakkoilmoitus Hankintailmoitukset.fi kanavalla 8.3.2024 tunnisteella 2024-143464.

Tarjousten käsittely

Tarjousten avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten käsittely ennen vertailua on kolmivaiheinen, ensin avataan saapuneet tarjoukset ja tämän jälkeen tarkistetaan tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuusehtojen täyttyminen. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään ja vaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousten avaus, tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien kelpoisuus.

Tarjouksia saatiin määräaikaan 21.10.2024 klo 12:00. mennessä neljä (4) kappaletta. Tarjoukset avattiin suljetussa tilaisuudessa 21.10.2024 klo 13.20 hankintayksikön tiloissa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei ollut.

Avaamisen jälkeen suoritettiin määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä kohdassa Muut ehdot pyydetyt kelpoisuusehdot.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä. Määräaikaan 7.10.2024 kello 16.00 mennessä esitettyihin kysymyksiin vastattiin 11.10.2024.

Tarjousten vertailu

Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa vertailuperusteena käytetään parasta hinta/laatu -suhdetta tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti.

HINTA, painoarvo 35 %

Vertailukriteerinä on tarjoajan Liitteeseen 5 Hintalomake antamien yksikköhintojen perusteella automaattisesti laskettu Vertailuhinta. Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa vertailuun 35 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 35.

LAATU

V2 ja V3 pisteet, painoarvo 30 %

Vertailukriteerinä ovat tarjoajan Liitteen 4, Vaatimuslomake välilehtiin 1-7 antamat vastaukset V2- ja V3 -vaatimuksiin vaatimusliitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti.

V2 (Tärkeä) tarkoittaa, että tarjouksen ei ole pakollista täyttää esitettyä vaatimusta (tavoitetta), mutta se on tavoiteltavaa. V2 pisteytetään sen mukaisesti vastaako tarjoaja siihen Kyllä, Osittain tai Ei.

V3 (Toivottava) tarkoittaa, että tarjouksen ei ole pakollista täyttää esitettyä vaatimusta (tavoitetta), mutta vaatimuksen täyttyminen olisi toivottavaa. V3-vaatimukset pisteytetään sen mukaisesti vastaako tarjoaja siihen Kyllä, Osittain tai Ei.

Tämän vertailukriteerin vertailussa lasketaan Tarjoajan saamat pisteet V2- ja V3 -vaatimuksista yhteen, josta muodostuu tarjouksen vaatimuspisteet. Raakapisteiden maksimi on 494 pistettä. 

Vaatimuspisteet muunnetaan vertailukriteeripisteiksi kaavalla V2 ja V3- vaatimuspisteet /maksimipisteet (494) x 30 (painotus).

Käytettävyysarviointi, painoarvo 35 %

Vertailukriteerinä on liitteessä 6.1 tarkemmin kuvattu käytettävyysarviointi ko. liitteessä kuvatun pisteytysmallin mukaisesti.

Käytettävyyden vertailukriteeripisteet muodostetaan arviointikohteille annettujen arviointipisteiden summasta. Kustakin arviointikohteesta on mahdollista saada 1-4 pistettä per käyttötapaus. Arviointikohteita on 3kpl, jonka lisäksi arvioidaan yleistä käytettävyyttä. Näin ollen arviointipisteiden maksimi voi olla 76 pistettä.

  • Käyttötapaus 1. Viranhaltijapäätöksen laadinta
  • Käyttötapaus 2. Toimielimen esityslistan laadinta
  • Käyttötapaus 3. Kunnanhallituksen sähköinen kokous

 

Käytettävyyden vertailupisteet lasketaan kaavalla käytettävyyden arviointipisteet/käytettävyysarvioinnin maksimipisteet (76) x 35 (painotus).

Tarjoajien lopulliset pisteet ja sijoittuminen

Tarjoajan yllämainitut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen.

Hankinnassa valitaan toimittajaksi eniten pisteitä saanut tarjoaja ja varatoimittajaksi toiseksi eniten pisteitä saanut tarjoaja.

Hinta- ja laatuperusteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 4 Vaatimuslomake, liitteessä 6 Tarjousohjeet ja vertailuperusteet, liitteessä 6.1. Käyttötapauskuvaukset ja liitteessä 6.3. Käytettävyyden arviointilomake.

Alla taulukko, jossa kunkin tarjoajan vertailuhinta, laatuvertailussa saadut pisteet sekä pisteiden perusteella sijoutus.

Pisteytystaulukko

  Fujitsu Finland Oy Triplan       Oy Innofactor Software Oy Twoday   Oy 
Tarjoajan vertailuhinta, euroa 821 700 356 084 397 358 534 600
Hinnan vertailukriteeripisteet 15,17 35,00 31,36 23,31
V2 ja V3 -vaatimuspisteet 472 434 484 446
V2- ja V3 -vaatimusten vertailukriteeripisteet 28,66 26,36 29,39 27,09
Käytettävyyden arviointipisteet 57 44 61 34
Käytettävyyden vertailukriteeripisteet 26,25 20,26 28,09 15,66
Kokonaisarvosana 70,08 81,62 88,85 66,06
Sijoitus 3. 2. 1. 4.

 

Tämän päätöksen liitteenä on julkinen käytettävyysarvioinnin sanalliset perusteet ja pisteytys. Kullekin tarjoajalle liitteenä on myös tarkempi selvitys pistetyksen perusteluista.

Ehdotus

Esittelijä

  • Kalle Ikkelä, pormestari, kalle.ikkela@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää

  • valita tarjouskilpailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Innofactor Software Oy:n hankinnan toimittajaksi sekä Triplan Oy:n hankinnan varatoimittajaksi.
  • tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta heti kokouksessa.
  • valtuuttaa hallintosäännön mukaisen viranhaltijan allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja tekemään siihen tarvittavat teknisluontoiset korjaukset ja täydennykset.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin. 

Tiedoksi

Tarjoajat, asianhallintapäällikkö, tietohallintopäällikkö, hankintapäällikkö, kirjaamot

Liitteet

Avauspöytäkirja 523111, khall 18.11.2024.pdf (pdf, 203 kt)
Kuuntele Avauspöytäkirja 523111, khall 18.11.2024.pdf
 Käytettävyysarvioinnin perustelumuistio, khall 18.11.2024
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24
 SALAINEN Käytettävyyden arvioinnin perustelumuistio Twoday Oy
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24
 SALAINEN Käytettävyyden arvioinnin perustelumuistio Triplan Oy
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24
 SALAINEN Käytettävyyden arvioinnin perustelumuistio Innofactor Software Oy
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24
 SALAINEN Käytettävyyden arvioinnin perustelumuistio Fujitsu Finland Oy
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24

Muutoksenhaku

Oikaisuohje ja valitusosoitus (Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat)

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkina-oikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 25 §:n mukaisen kynnysarvon.

Kansallisen kynnysarvon suuruus on 1.1.2017 lähtien:

  • 60.000 €  tavarat– ja palvelut
  • 400.000 € terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut
  • 300.000 € muut erityiset palvelut
  • 150.000 € rakennus- ja käyttöoikeusurakat
  • 500.000 € käyttöoikeussopimukset

I Oikaisuohje

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132–135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saadun tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisun sisältö

Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole hankintayksikön hallussa.

Toimitusosoite

Hankintaoikaisu toimitetaan hankintayksikölle.

Hankintayksikön yhteystiedot:
Tuusulan kunta
(päätöksen tehnyt toimielin tai viranhaltija)
PL 60, 04301 Tuusula
kirjaamo@tuusula.fi

Hankintaoikaisun voi toimittaa myös henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä Tuusulan kunnan asiakaspalvelupiste TuusInfoon os. Autoasemankatu 1, 04300 Tuusula. 

Hankintaoikaisun käsittelee päätöksentekijä.

Hankintaoikaisun vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Hankintalain 146 §:n mukaan markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

  1. yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua
  2. sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla
  3. sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia

Hankintalain 146 §:n mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Lupa on myönnettävä, jos: asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen hankintalain 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saadun tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. Itse tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan.

Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.

Valituskielto
Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle
Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot
Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
puh. 029 564 3300
fax 029 564 3314
markkinaoikeus@oikeus.fi