Kuvaus
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunta on tehnyt hankintapäätöksen palvelukeskukseen suunniteltujen tilojen rakennuttamisesta 14.6.2021 ja tähän liittyvä vuokrasopimus on hyväksytty kunnanhallituksessa 19.12.2022. Hanke on edennyt toteutusvaiheeseen.
Kunnan tilojen suunnittelu on tarkentunut toteutusvaiheessa. Suunnittelun aikana on todettu tarvetta hankkia palveluna lisää hankinta-, kalustesuunnittelutukea ja kalustamis- ja käyttöönottovaiheen tehtäviä.
Rakennuksen pääsuunnittelijana toimii Olla arkkitehdit (ent. Parviainen arkkitehdit). Olla arkkitehtien kanssa on jo aiemmin sovittu kalustehankintaa avustavien ja kalustesuunnittelutehtävistä. Nyt tarvittavien lisätehtävien käynnistämisestä neuvoteltiin Olla arkkitehdit oy:n kanssa. Olla arkkitehdit jätti sähköpostitse työmäärä- ja kustannusarvion, joka on alla.
Toteutusvaiheen aikaiset tarkennukset
Hankinnantuki yht. 300 h
Hankintaan liittyvien työmäärien jakautuminen eri vuosille
2024 / 170 h
2025 / 130 h
- Kunnankiintokalusteet: kiintokalusteiden toteutuskuvat ja hankinnan apu (työmääräarvio 2024, 40 h)
- 1.kerros penkki ja kiintopöytä, 3.–5.kerros aulojen rimaseinäkkeet ja 5.kerros työkahvilan ikkunan edustan pöytä
- Kunnostettavat kalusteet: Kunnostettavien kalusteiden kunnostuksen tuki. kunnostusohjeet, määrät ja yhteydenpito (Työmääräarvio 20 h)
- Irtokalustehankinnat: Markkinavuoropuhelu, toimittajien kyselyihin vastaaminen ja asiakirjojen tarkistus, värimaailman mallit kilpailutukselle (työmäärä arvio 2024 80 h)
- Irtokalustehankinnat: Laatuarviointi ja toimittajavalinnat (työmääräarvio 2025 100 h)
- ICT-hankinnat: tuki ja taustamateriaalien tuottaminen (työmääräarvio 2024, 30 h ja 2025, 30 h)
Suunnitelma muutokset ja tarkennukset yht. 150 h
Hankintaan liittyvien työmäärien sijoittuu vuodelle 2024
- 2 krs tilatarkennukset ja aulatilan suljettavuus, aulan vartiointiin liittyvät tarkennukset (työmäärä arvio 50 h)
- Kokouskeskuksen keittiön cateringin tarvitsemat muutokset (työmäärä arvio 40 h)
- Yhteisölainaamon toimintaan liittyvät suunnitelmien kehitystarpeet (työmäärä arvio 60 h)
Toimintatapojen muutosten jalkautus yht. 180 h
Hankintaan liittyvien työmäärien jakautuminen eri vuosille
2025 / 90 h
2026 / 90 h
- Tilaetiketin jalkauttaminen henkilöstölle: Tilaetiketin esittelyvideoiden sarja, yleiset toimintatavat ja muutoksen kulmakivet, asiakaspalveluympäristön toiminta, kokouskeskuksen toimintatavat ja yhteiskäyttöisyys, työympäristön yhteiskäyttö ja yhteiset toimintatavat (työmäärä arvio 25 h 2024, 65 h 2025)
- Yhteisen työympäristön käyttöön ottamisen tuki: ”Muutosagenttien” koulutus ja tilojen käyttöön ottamisen tuki (työmäärä arvio 90 h / vuosi 2026)
Työmaavalvonta kunnan hankintojen osalta yht. 80 h
2026 80 h
Työmäärät yhteensä 710 h / 77 705€
Vuosi 2024 320 h / 33 520 € (alv 0%), skol 1 80 h, skol 3 240 h
Vuosi 2025 220 h / 24 335 € (alv 0%), skol 1 80 h, skol 3 135 h
Vuosi 2026 170 h / 19 850 € (alv 0%), skol 1 90 h, skol 3 80 h
Hankinnan perusteet
Kyseessä on aiemman hankintasopimuksen muutos, ei suorahankinta. Kunnanhallitus on tehnyt palvelukeskuksen rakennuttamisen hankintapäätöksen 14.6.2021 § 230. Lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 136 §:n mukaan hankintasopimusta ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä.
Tähän on kuitenkin mahdollistettu poikkeuksia. Hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä mm. jos ”alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.”
On perusteltua muuttaa tehtyä hankintasopimusta ilman uutta hankintamenettelyä, koska on perusteltua käyttää tiloja suunnittelevaa toimistoa myös kalustesuunnittelutehtävissä ilmeisten ajan- ja siten suunnittelukustannusten säästöhyödyn johdosta. Uuden suunnittelutoimiston hankkiminen suunnittelemaan tilan kalustamista toisen toimiston suunniteltaessa tilaa muilta osin toisi kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä aineistoon perehtymisen, sen ylläpidon ja tiedonvälityksen kautta. Lisäksi on huomattava, että toimittaessa yhden sopimuskumppanin kanssa ei synny kahden eri suunnittelutoimiston välisiä tiedonvälitykseen liittyviä riskejä.
Hankintapäätös, sopimus ja muutosilmoitus
Yllä kuvatut työt tilataan Olla arkkitehdit oy:ltä heidän tarjouksensa mukaisesti kuitenkin niin, että työmääräarviot ja -kustannukset ovat kattohintana ja töitä voidaan sopia tehtäväksi eri työmäärin toisinkin. Kattohinta ei tarkoita, että hankinta kokonaisuudessaan toteutettaisiin, vaan osa työmäärästä ja -kustannuksista voi jäädä syntymättä eikä se tällöin oikeuta tämän osalta korvauksiin tai palkkioon tekemäettömästä työstä.
Päätöksen lainvoimaisuus edellyttää sopimusmuutoksen julkaisemista hankintailmoitukset.fi ilmoituskanavalla.
Lisätiedot
kuntasuunnitteluplk Asko Honkanen, etunimi.sukunimi@tuusula.fi, 040 314 2012