TUUDno-2024-1967
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan toimialajohtaja päättää hankinnoista, joiden arvo alittaa 300 000 euroa.
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunta on vuonna 2017 ottanut käyttöön Fujitsun toimittaman asianhallintajärjestelmä CaseM:n. Tätä ennen Tuusulan kunnassa on käytetty asianhallintajärjestelmänä Triplan Oy:n Kuntatoimisto-asianhallintajärjestelmää. Vanhojen tietoaineistojen siirtäminen eli migraatio Kuntatoimistosta nykyiseen asianhallintajärjestelmään on kuitenkin jätetty vuonna 2017 tekemättä ja Kuntatoimisto on päätetty pitää Tuusulan kunnalla niin sanotussa katselukäytössä. Kuntatoimisto-ohjelma ja sen tekninen alusta ovat kuitenkin nykystandardein tarkasteltuna vanhentuneita.
Tietoaineiston eheyden, saavutettavuuden ja tietoturvallisen käytön näkökulmasta on tärkeää saada tietoaineisto migroitua. Teknisen toimintaympäristön alati muuttuessa tietoaineistojen siirrot muuttuvat aina haastavimmiksi mitä kauemmin niitä lykätään edellisen järjestelmän käyttöönoton päättämisestä. Selvitysten perusteella datamigraatio on kannattavaa tehdä ennen suunniteltua nykyisen asianhallintajärjestelmän vaihtamista.
Nykyistä asianhallintajärjestelmää edeltävä Kuntatoimisto sisältää esimerkiksi kunnan diaaritiedot elokuusta 1992 vuoden 2017 toukokuulle. Järjestelmä sisältää myös muun muassa toimielinpäätökset vuodesta 1993 alkaen. Useat kunnan lakisääteiset tehtävät vaativat ennen toukokuuta 2017 aineiston syntyneen tietoaineiston tehokasta saavutettavuutta.
Triplan Oy:ltä tilatun aineiston siirtopaketin jälkeen Tuusulan kunnan ja Fujitsun asiantuntijat ovat tehneet metatietomäärittelytyötä, jonka pohjalta migraatio CaseM asianhallintajärjestelmään mahdollista toteuttaa. Tästä toteutustyöstä on saatu tarjous Tieralta. Toteutustyö testauksineen on Tieran arvion mukaan 25 htp. Työmääräarvioon pohjautuva hinta-arvio noin 31 211 euroa. Kyseessä on hankintalain mukainen sidosyksikköhankinta, jonka kustannukset katetaan yhteisten palveluiden toimialueen käyttötaloudesta.
Lisätiedot
Kehittämis- ja digijohtaja, yhteisten palveluiden toimialuejohtajan sijainen Timo von Behr, timo.vonbehr@tuusula.fi, 040 314 4000
Päätän hankkia Kuntatoimisto-ohjelmiston datamigraation Tiera Oy:ltä. Hankinnan arvioidut kokonaiskustannukset sopimuskaudelta ovat 31 211 euroa (alv 0%).