Perustelut
Esittely ja hankinnan kohde
Tuusulan kunta on hankkinut hallinnon Microsoft-lisenssit alun perin vuonna 2009 tehdyllä EA-vakiointisopimuksella (Enterprise Agreement). Vuonna 2012 päätettiin käyttää EA-sopimuksen jatko-optio, jolla hankitut lisenssit siirtyivät SA-ylläpitoon (Software Assurance). Vuonna 2015 päätettiin edelleen jatkaa SA-ylläpitoa. Vuonna 2018 EA-sopimuksen uusinnan yhteydessä siirryttiin omistuspohjaisten työasemalisenssien ylläpidosta käyttäjäkohtaisiin M365-vuokralisensseihin, palvelinlisenssien osalta omistuspohjaisten lisenssien SA-ylläpitoa jatkettiin. Vuonna 2021 EA-sopimus uusittiin, mutta palvelinlisenssien käyttöjärjestelmälisenssien ylläpidosta luovuttiin. Vuonna 2021 tehty EA-sopimus päättyy 31.7.2024.
Tuusulan nykyisen EA-vakiointisopimuksen piiriin kuuluvat M365 E3-lisenssillä työasemien Windows-käyttöjärjestelmä, Office-työasemaohjelmistot sekä Office 365 -pilvipalvelut. Lisäksi vakiointisopimus mahdollistaa työasemien keskitetyn hallinnan ja ylläpidon sekä erinäisiä tietoturvaominaisuuksia kuten mobiililaitehallinnan sekä virustorjunnan. Edellä mainitut EA-sopimuksen lisenssit koskevat kaikkia hallintoverkon työasemia ja käyttäjiä, pois lukien ne työasemat ja käyttäjät, jotka kuuluvat sivistyksen EES-vakiointisopimuksen piiriin (koulut, päiväkodit, kirjastot, nuorisotilat ja kaikki sivistyksen työntekijät museon henkilöstöä lukuun ottamatta). Hallintoverkon O365-palveluiden (sähköposti, Teams, intranet) käyttöön on sivistyksen työntekijöille hankittu erilliset lisenssit erillisellä CSP-sopimusmallilla.
Nykyisen EA-sopimuksen päättyessä käyttöoikeus käyttäjäkohtaisiin ohjelmistoihin ja palveluihin päättyy. Hankittujen M365 E3-lisenssien määrä on nykyisen EA-sopimuksen päättyessä noin 470 kpl. EA-vakiointisopimukseen liittyy optio, jolla nykyisten lisenssien käyttöä ja ylläpitoa voidaan haluttaessa edelleen jatkaa 36 kk:n ajaksi uudella vakiointisopimuksella.
Hansel Oy on viimeksi vuonna 2020 kilpailuttanut Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynnin ja niihin liittyvät palvelut ja toimittajaksi valittiin Crayon Oy. Tuusula on vuonna 2020 liittynyt Hanselin 13.12.2024 saakka voimassaolevaan puitesopimukseen, jolloin lisenssien hinnat määräytyvät tämän puitesopimuksen mukaisesti eikä kunnan tarvitse erikseen itse kilpailuttaa hankintaa. Hansel Oy:ltä saadun tiedon mukaan Hansel Oy kilpailuttaa Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynnin suunniteltua aikaisemmin ja uusi puitesopimus tulee todennäköisesti voimaan jo ennen 13.12.2024. Tämän johdosta on mahdollista, että puitesopimustoimittajakin vaihtuu, mutta tällä ei ole käytännössä vaikutusta Tuusulan maksamiin lisenssihintoihin.
Tietohallinto on pyytänyt Crayonilta budjetääristä tarjousta EA-sopimuksen uusimisesta nykyisillä lisenssimäärillä ja kolmella eri lisenssitasolla: E3, E3+E5 Security ja E5. Jatkaminen nykyisellä E3-lisenssitasolla on edullisin vaihtoehto, mutta E3-lisenssit eivät sisällä kehittyneempiä tietoturvaominaisuuksia. Microsoftin hinnankorotusten johdosta kustannukset nousevat E3-tasollakin noin 28 000 eur/v verrattuna nyt voimassa olevaan EA-sopimukseen. E5 Security- ja M365 E5-lisensseistä on tällä hetkellä Microsoftin promo-kampanjan hinnoittelu, mutta se päättyy 30.6.2024. Microsoftilta saadun tiedon mukaan on kuitenkin mahdollista hyödyntää tämänhetkistä Promo-hinnoittelua myös Tuusulan seuraavalle EA-sopimuskaudelle, mikäli uusi EA-sopimus allekirjoitetaan 30.6.2024 mennessä.
LISENSSITASO EA-VUOSIHINTA (EA+CSP -VUOSIHINTA)
M365 E3: 153 633,60 €/v (190 548,00 €/v)
M365 E3+ E5 Security: 194 580,00 €/v (288 360,00 €/v)
M365 E5: 195 820,80 €/v (354 940,80 €/v)
E5 Security - tai E5-lisenssien hankkiminen EA-sopimukselle edellyttää käytännössä myös CSP-lisenssisopimuksella hankittujen lisenssien päivittämistä samalle tasolle. Yllä olevassa taulukossa oikeanpuoleisimmassa sarakkeessa näkyy EA- ja CSP-sopimusten kokonaiskustannus.
Tietohallinto teetti alkuvuonna 2014 kaksi ulkopuolista selvitystä, joissa arvioitiin M365-lisenssitasojen vaikutusta kunnan tietoverkon tietoturvan tasoon. Molemmissa selvityksissä suositeltiin lisenssitason nostoa niin, että vähintään E5 Security-lisenssit hankitaan nykyisten E3-lisenssien lisäksi. E5 Security -lisenssit mahdollistavat useiden tärkeiden tietoturvaominaisuuksien hyödyntämisen ja sopimusuusinnan yhteydessä päädyttiin esittämään E5 Security-lisenssien lisäämistä uudelle EA-sopimukselle kaikille työntekijöille. Erilaiset kyberriskit ovat viimeisten parin vuoden aikana kasvaneet merkittävästi ja sen johdosta E5 Security -lisäominaisuuksien käyttöönoton arvioidaan pienentävän riskiä erilaisille kyberuhille merkittävästi. Kattavimmalle E5-lisenssille ei vielä tässä vaiheessa nähty tarvetta, huomioiden sen, että se toisi vielä merkittävästi suuremman lisäkustannuksen.
Tietohallinnon neuvotteleman uuden Enterprise Agreement -sopimuksen arvo E3-lisenssitasolla ja E5 Security -lisensseillä on kolmen vuoden sopimuskaudella noin 585 000 euroa, vuosikustannuksen ollessa noin 195 000 euroa (ALV0). E5 Security -lisenssien hankinta nostaa EA-sopimuksen vuosikustannuksia noin 38 000 €/v.
Myös CSP-sopimuksella hankitut A1-lisenssit korotetaan 1.8.2024 alkaen A3-tasolle ja kaikille sivistyksen työntekijöille hankitaan lisäksi A5 Security-lisenssit. CSP-lisenssien vuosikustannukset nousevat noin 60 000 €/v ja ovat muutoksen jälkeen noin 94 000 €/v (ALV0).
EA-sopimukseen sisältyy mahdollisuus tarkistaa käyttöoikeuksien määrää vuosittain (tarkistuspäivä on 31.7.) alaspäin, mikäli lisenssitarve muuttuu sopimuskauden aikana. Lisäkäyttöoikeuksia voidaan hankkia kesken EA-sopimuskauden tarpeen mukaan minä hetkenä tahansa.
Toimivalta
Tuusulan kunnanvaltuuston 5.6.2023 § 237 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan lautakunta/kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo ylittää 200.000 euroa.
Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.