§ 3 Asianhallintajärjestelmän kilpailutuksen tukipalvelun hankinta

Lataa  Kuuntele 

TUUDno-2024-1001

Päätöspäivämäärä

7.5.2024

Päätöksen tekijä

Hallintojohtaja

Päätöksen peruste

Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan palvelualueen päällikkö päättää hankinnoista, joiden arvo alittaa 60 000 euroa.

Kuvaus

Tuusulan kunnalla on valmistelussa asianhallintajärjestelmän uudistaminen ja siihen liittyvä järjestelmähankinta. Asianhallintajärjestelmä mahdollistaa dokumenttien, viranomaispäätösten, asiakirjojen ja muiden hallinnollisten prosessien systemaattisen käsittelyn ja arkistoinnin. Vastaavaa hankintaa ei ole kunnassa aiemmin toteutettu, ja koko kuntapuolella on ainoastaan joitain kilpailutuksia tehty asianhallintajärjestelmien osalta.

Tuusulan kunta on kartoittanut kumppania asianhallintajärjestelmän hankintaan liittyvän kilpailutuksen läpiviemiseksi. Neuvotteluja on käyty kahden ehdokkaan välillä. 

Kyseessä on pienhankinta, jonka arvo alittaa 1397/2016 määritellyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tuusulan kunnan pienhankintaohjetta.

Kilpailutusprosessin tukemisen tavoitteena on:

  • kunnassa tehtyjen asianhallintajärjestelmän vaatimusmäärittelyiden vertailuperusteiden, pisteytyksen ja painotusten määrittäminen​ sekä hinnoittelumallien ja käyttötestauksen suunnittelu
  • julkaista tarjouspyyntö
  • arvioida ja vertailla saadut tarjoukset
  • tehdä kokonaisarvioinnin perusteella hankintapäätös

Hankinta totetutettiin käymällä keskustelut joissa kuvattiin kilpailutusprojektin tavoitetta, tilannetta, aikataulua sekä projektin tukitarpeita mahdollisimman laadukkaan kilpailutuksen totetuttamiseksi Futurice Oy.n sekä Sofigate Oy:n kanssa. Keskusteluiden pohjalta toteuttajat laativat ehdotukset asianhallintajärjestelmän hankinnan kilpailutusprosessin tukemiseksi. Hankinta toteutettiin arvioimalla keskusteluja ja toteuttajien näiden pohjalta laatimia tarjouksia. 

Tarjousvertailu

Tarjoukset  laitettiin paremmuusjärjestykseen seuraavien valintaperusteiden perusteella:

1. Kokonaishinta sisältäen kaikki kustannukset

2. Toteuttajan kokemus ja asiantuntemus vastaavista kilpailutuksista julkiselle sektorille

3. Työsuunnitelman sisällön selkeys ja vastaavuus hankinnan tavoitteisiin

4. Työhön käytettävä tuntimäärä

Vertailussa tarjoukset arvioitiin kunkin kriteerin osalta. Vertailun perusteella Sofigate Oy:n asiantuntemus, kokemus ja työsuunnitelman sisältö arvioitiin parhaaksi hankinnan tavoitteisiin nähden.

Näin ollen Tuusulan kunta hankkii Sofigate Oy:ltä konsultointia asianhallintajärjestelmän kilpailutusprosessin tueksi. Hankinnan arvo on noin 55 200 euroa (alv 0 %). Palvelu laskutetaan toteuman mukaan kuukausittain. Nykyisen asianhallintajärjestelmän kokonaiskulut ovat noin 110 000 euroa vuodessa, joten myös tähän kokonaissummaan suhteutettuna on perusteltua hankkia konsulttipalvelua hankinnan valmistelun ja sen onnistumisen tueksi. 

Sopimuksen voimaantulo

Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Erillinen hankintasopimus tehdään valitun palveluntarjoajan kanssa. 

Lisätiedot

asianhallintapäällikkö Henri Palmroth, henri.palmroth@tuusula.fi, puh  040 314 3016

Päätös

Päätän valita konsulttituen toteuttajaksi Sofigate Oy:n, jonka asiantuntemus, kokemus ja työsuunnitelman sisältö arvioitiin parhaaksi hankinnan tavoitteisiin nähden. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin 55 200 euroa (alv 0 %).

 

Allekirjoitus

Antti-Pekka Röntynen, hallintojohtaja

Organisaatiotieto

Yhteiset palvelut