Kuvaus
Tuusulan kunnalla on valmistelussa asianhallintajärjestelmän uudistaminen ja siihen liittyvä järjestelmähankinta. Asianhallintajärjestelmä mahdollistaa dokumenttien, viranomaispäätösten, asiakirjojen ja muiden hallinnollisten prosessien systemaattisen käsittelyn ja arkistoinnin. Vastaavaa hankintaa ei ole kunnassa aiemmin toteutettu, ja koko kuntapuolella on ainoastaan joitain kilpailutuksia tehty asianhallintajärjestelmien osalta.
Tuusulan kunta on kartoittanut kumppania asianhallintajärjestelmän hankintaan liittyvän kilpailutuksen läpiviemiseksi. Neuvotteluja on käyty kahden ehdokkaan välillä.
Kyseessä on pienhankinta, jonka arvo alittaa 1397/2016 määritellyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tuusulan kunnan pienhankintaohjetta.
Kilpailutusprosessin tukemisen tavoitteena on:
- kunnassa tehtyjen asianhallintajärjestelmän vaatimusmäärittelyiden vertailuperusteiden, pisteytyksen ja painotusten määrittäminen sekä hinnoittelumallien ja käyttötestauksen suunnittelu
- julkaista tarjouspyyntö
- arvioida ja vertailla saadut tarjoukset
- tehdä kokonaisarvioinnin perusteella hankintapäätös
Hankinta totetutettiin käymällä keskustelut joissa kuvattiin kilpailutusprojektin tavoitetta, tilannetta, aikataulua sekä projektin tukitarpeita mahdollisimman laadukkaan kilpailutuksen totetuttamiseksi Futurice Oy.n sekä Sofigate Oy:n kanssa. Keskusteluiden pohjalta toteuttajat laativat ehdotukset asianhallintajärjestelmän hankinnan kilpailutusprosessin tukemiseksi. Hankinta toteutettiin arvioimalla keskusteluja ja toteuttajien näiden pohjalta laatimia tarjouksia.
Tarjousvertailu
Tarjoukset laitettiin paremmuusjärjestykseen seuraavien valintaperusteiden perusteella:
1. Kokonaishinta sisältäen kaikki kustannukset
2. Toteuttajan kokemus ja asiantuntemus vastaavista kilpailutuksista julkiselle sektorille
3. Työsuunnitelman sisällön selkeys ja vastaavuus hankinnan tavoitteisiin
4. Työhön käytettävä tuntimäärä
Vertailussa tarjoukset arvioitiin kunkin kriteerin osalta. Vertailun perusteella Sofigate Oy:n asiantuntemus, kokemus ja työsuunnitelman sisältö arvioitiin parhaaksi hankinnan tavoitteisiin nähden.
Näin ollen Tuusulan kunta hankkii Sofigate Oy:ltä konsultointia asianhallintajärjestelmän kilpailutusprosessin tueksi. Hankinnan arvo on noin 55 200 euroa (alv 0 %). Palvelu laskutetaan toteuman mukaan kuukausittain. Nykyisen asianhallintajärjestelmän kokonaiskulut ovat noin 110 000 euroa vuodessa, joten myös tähän kokonaissummaan suhteutettuna on perusteltua hankkia konsulttipalvelua hankinnan valmistelun ja sen onnistumisen tueksi.
Sopimuksen voimaantulo
Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Erillinen hankintasopimus tehdään valitun palveluntarjoajan kanssa.
Lisätiedot
asianhallintapäällikkö Henri Palmroth, henri.palmroth@tuusula.fi, puh 040 314 3016