Kuvaus
Tuusulan kunta on vaihtamassa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden palveluntarjoajaa 1.4.2024 alkaen. Samassa yhteydessä uudistetaan kunnan keskeiset HR- ja talouden järjestelmät. Yhtenä kokonaisuutena ollaan ottamassa käyttöön Monetra Oulu Oy:n Aico-järjestelmää.
Järjestelmän tarvetta sekä saavutettavaa hyötyä on arvioitu talous- ja henkilöstöpalveluissa. Vaihtoehtoinen manuaalinen maksumääräys sähköpostin välityksellä ei tuo samanlaisia etuja tietoturvassa eikä työvaiheiden vähentämisessä, jolloin sen kustannus on kunnalle korkeampi. Maksumääräyksiä on ollut n. 1300 kpl vuositasolla.
Kunnanhallitus on kokouksessaan 26.6.2023 § 281 päättänyt hyväksyä Tuusulan kunnan ja Monetra Oulu Oy:n välisen palvelusopimuksen. Aico-järjestelmän osalta käyttöönottoprojektin hinta-arvio kokonaishintana ko. projektille on 8300–9500 €. Jatkuvien palveluiden osalta kustannus on: sähköinen maksumääräys 4,50 €/kpl (yksi henkilö/yksi tili) (alv 0 %)
Hinta-arvion sisällöstä
Laskutus toteutuneen työmäärän mukaan
Sähköiset maksumääräykset (Aico Request) sisältäen integraation maksuliikenneohjelmistoon, seuraavat lomakkeet manuaalimaksun luontia varten:
- Maksumääräys SEPA
- Maksumääräys SEPA pääpankki
- Pikamaksu
- Ulkomaanmaksu
- Valuuttamaksu IBAN –tilinumerolla
- Maksumääräys massamaksu
- Muiden mahdollisesti tarvittavien uusien lomakkeiden määrittely järjestelmään hinnoitellaan erikseen
Muistiotositteen luonti maksusta (Aico Journals) sisältäen integraation Intime-ohjelmistoon
Loppukäyttäjäkoulutus
Tarjous sisältää järjestelmätoimittajien ja Monetra Oulu Oy:n järjestelmäasiantuntijan käyttöönottotyöt
Optio: Ostolaskujen jaksottaminen (Aico Accruals, edellyttää liittymän ostolaskujärjestelmästä)
Hyödyt Monetra Oulu Oy:n Aico-järjestelmän käyttöönotosta
- Sähköinen maksumääräys voidaan tehdä asiakkaan itsensä toimesta aikaa säästäen ja tietoturvallisella tavalla.
- Tietoja ei käsitellä usean henkilön toimesta eikä tietoja lähetetä mihinkään esim. sähköpostilla.
- Käytetään esim. palkkakorjausten tai avustusten maksamiseen
Käsittely voidaan todentaa ja rajata halutulla tavalla
- Maksut ohjataan hyväksyttäväksi määritetyille käyttäjille tai käyttäjäryhmälle
- Maksuja voidaan tehdä yksittäisenä tai massana
- Maksu voidaan kohdistaa suoraan halutulle menotilille
- Todentaminen tapahtuu sähköisesti (SSO-kirjautuminen)
Maksumääräys saadaan maksuun saman päivän aikana (heti hyväksynnän jälkeen)
- Maksumääräyksen tekeminen on kannattavaa
- Vaihtoehtoinen manuaalinen maksumääräys sähköpostin välityksellä ei tuo samanlaisia etuja tietoturvassa eikä työvaiheiden vähentämisessä, jolloin sen kustannus on asiakkaalle korkeampi
Muut käyttötarkoitukset ja hyödyt
- Dokumenttien hyväksyntätoiminto jäljitettävissä olevalla tavalla (esim. palkkojen tai myyntilaskujen liikamaksujen palautusten hyväksyminen maksuun)
- Kirjanpitoviennin muodostaminen maksun perusteella, joka viedään suoraan kirjanpitoon
- Automaattinen ALV-laskenta.
Kasvavista järjestelmäkuluista huolimatta säästyneen työajan kautta Aico on kokonaistaloudellisesti edullisempi kuin vaihtoehtoinen manuaalinen maksumääräys.
Monetra Oulu Oy on Tuusulan kunnan hankintalain 25 §:n mukainen sidosyksikkö. Näin ollen hankintalakia ei sovelleta tähän hankintaan, eikä erillistä kilpailutusta järjestelmästä ole järjestetty lain perusteella.
Tarjous on liitteenä.