Kunnanhallitus, kokous 30.5.2022

§ 208 Luottamushenkilöiden IT-päätelaitteet

TUUDno-2021-1285

Aikaisempi käsittely

Kunnanhallitus, 24.5.2021

Valmistelija

Niko Kinnunen, tietohallintopäällikkö, niko.kinnunen@tuusula.fi

Perustelut

Tuusulassa on siirrytty sähköiseen kokouskäytäntöön valtuustokaudella 2017–2021. Luottamushenkilöt käyttävät tällä hetkellä pääsääntöisesti omia henkilökohtaisia päätelaitteitaan ja saavat siitä kunnalta käyttökorvauksen. Kunnan päätelaitteita on tarjottu lähinnä vain niille luottamushenkilöille, joilla ei ole omaa käyttötarpeeseen soveltuvaa laitetta käytössään.

Nykyinen käytäntö synnyttää tiettyjä tietoturvariskejä, kun luottamushenkilöiden päätelaitteet eivät ole kunnan tietohallinnon ylläpidossa ja valvonnassa. Olennaisin riski liittyy luottamuksellisten ja salaisten kokousmateriaalien liitteiden käsittelyyn. Omilla päätelaitteilla toimittaessa on suurempi riski sille, että edellä mainittuja tietoja päätyy ulkopuolisten saataville kuin toimittaessa kunnan ylläpidossa ja valvonnassa olevilla kunnan laitteilla. Kunnan käyttämää asianhallinta- ja kokousjärjestelmää ollaan kehittämässä tietoturvan osalta ja sekin osaltaan edellyttää kunnan hallinnassa oleviin päätelaitteisiin siirtymistä. Lisäksi on katsottu, että sähköisten työvälineiden käytön lisääntyessä luottamushenkilöilläkin, yhtenäinen laitekanta helpottaisi käyttäjien ohjeiden tekemisessä sekä kouluttamisessa.

Esitetään, että Tuusula hankkii luottamushenkilöille valtuustokaudelle 2021–2025 sähköiseen työskentelyyn tarvittavat IT-päätelaitteet ja niihin tarvittavat ohjelmistolisenssit sekä järjestää tarvittavat ylläpito- ja tukipalvelut laitteille. Henkilökohtaiset IT-päätelaitteet hankitaan valtuutuille ja muille varsinaisten toimielinten jäsenille (ei apu- eikä vaikuttamistoimielinten jäsenille). Tämänhetkisillä tiedoilla laitetarve henkilökohtaisille laitteille on noin 120 kappaletta. Lisäksi varajäsenille hankitaan yhteiskäyttöisiä lainalaitteita tarvittava määrä.
 

Ehdotus

Esittelijä

Arto Lindberg, valtuuston puheenjohtaja, arto.lindberg@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää

  • hyväksyä periaatepäätöksen IT-päätelaitteiden hankkimisesta perusteluosassa mainituille luottamushenkilöille valtuustokaudelle 2021–2025. Varsinaiset hankintapäätökset asiassa tehdään kunnan normaalien hankintaohjeiden mukaisesti.
     

Puheenjohtajan avattua asiasta keskustelun hän totesi käydyn keskustelun perusteella, että asia palautetaan uudelleen valmisteltavaksi.

Päätös

Kunnanhallitus päätti

  • palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi.
Kunnanhallitus, 23.8.2021

Valmistelija

Niko Kinnunen, tietohallintopäällikkö, niko.kinnunen@tuusula.fi

Perustelut

Asian jatkovalmistelussa on todettu, että luottamushenkilöiden tarpeita on kartoitettu kohdennetuin haastatteluin vuoden 2021 aikana. Kunnassa on tietosuojasyistä ja käyttötuen varmistamiseksi nopealla aikataululla tarpeen hankkia uuden valtuustokauden alussa luottamushenkilöiden käyttöön yhdenmukaiset työvälineet (it-päätelaitteet) ja käytön tuki.   

Ehdotus

Esittelijä

Kalle Ikkelä, pormestari, kalle.ikkela@tuusula.fi

Ehdotus

Kunnanhallitus päättää

  • hyväksyä periaatepäätöksen IT-​päätelaitteiden hankkimisesta perusteluosassa mainituille luottamushenkilöille valtuustokaudelle 2021–2025. Varsinaiset hankintapäätökset asiassa tehdään kunnan normaalien hankintaohjeiden mukaisesti.
     

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Tietohallintopäällikkö Niko Kinnunen selosti asiaa kokouksessa.

Kunnanhallitus, 20.9.2021

Valmistelija

Niko Kinnunen, tietohallintopäällikkö, niko.kinnunen@tuusula.fi

Perustelut

Kunnanhallitus päätti 23.8.2021 hyväksyä periaatepäätöksen IT-päätelaitteiden hankkimisesta luottamushenkilöille valtuustokaudelle 2021–2025. Hyväksytyssä päätösesityksessä linjattiin, että henkilökohtaiset IT-päätelaitteet hankitaan valtuutetuille ja muille varsinaisten toimielinten jäsenille (ei apu- eikä vaikuttamistoimielinten jäsenille). Lisäksi varajäsenille hankitaan yhteiskäyttöisiä lainalaitteita tarvittava määrä.

Tietohallinto on selvittänyt saatavilla olevan ja käyttöön soveltuvan kannettavan tietokoneen mallin ja hinnan puitesopimustoimittajalta (Dustin Finland Oy). Tietokoneen hankintahinta on noin 900 €/kpl (ALV 0 %). Lisäksi on selvitetty tarpeisiin soveltuva ja riittävä Microsoft-lisenssi puitesopimustoimittajalta (Crayon Oy) ja lisenssiksi valikoitui Microsoft 365 Business Premium. Lisenssin hinta on
13,26 €/kk/kpl (ALV 0 %).

Yhdessä hallintopalvelujen kanssa selvitettiin tarvittava laitemäärä. Valtuutettuja ja varsinaisten toimielinten jäseniä (ei apu- eikä vaikuttamistoimielinten jäseniä) on yhteensä 105 kappaletta. Lisäksi arvioitiin lainalaitteiden tarpeeksi noin 15 kpl ja päädyttiin tilaamaan yhteensä 120 kannettavaa tietokonetta. Microsoft 365 Business Premium -lisenssit tarvitaan sekä varsinaisille että toimielinten varajäsenille, jolloin lisenssitarpeen kokonaismäärä on noin 200 kpl. Tällöin kaikilla luottamushenkilöillä, niin varsinaisilla kuin varajäsenillä on käytettävissään samat palvelut ja ohjelmistot, kuten työasemaversio Office-ohjelmista (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

Valmistelun perusteella esitetään, että ICT-palvelut hankkii 120 kannettavaa Windows-tietokonetta luottamushenkilöiden käyttöön Dustin Finland Oy:ltä. Lisäksi kaikille luottamushenkilöille hankitaan tarvittavat Microsoft-lisenssit edellä esitetysti. Tietokoneiden hankinnassa hyödynnetään kunnan nykyistä vuokraleasingsopimusta 3StepIT:n kanssa. Hankintoja ei tarvitse erikseen kilpailuttaa, koska kunnalla on voimassa olevat kilpailutetut KL- ja Hansel-puitesopimukset tietokoneista, Microsoft-lisensseistä sekä vuokraleasingpalveluista. Hankintojen kokonaiskustannus on noin 235 000 € (ALV 0 %) ja vuosikustannus noin 59 000 euroa (ALV 0 %) vuosina 2022–2025. Kustannukset katetaan käyttötalousmenoista ja kustannuspaikalta Valtuusto.

Ehdotus

Esittelijä

Kalle Ikkelä, pormestari, kalle.ikkela@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää 

  • hankkia 120 kannettavaa tietokonetta Dustin Finland Oy:ltä vuokraleasingillä
  • hankkia noin 200 Microsoft 365 Business Premium-käyttöoikeutta
  • että hankintojen kustannukset katetaan valtuuston käyttötalousmenoista vuosina 2022–2025.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Niko Kinnunen, tietohallintopäällikkö, niko.kinnunen@tuusula.fi

Perustelut

Kunnanhallitus päätti 23.8.2021 IT-päätelaitteiden hankkimisesta luottamushenkilöille valtuustokaudelle 2021–2025. Henkilökohtaiset IT-päätelaitteet on päätöksen perusteella hankittu valtuutetuille ja muille varsinaisten toimielinten jäsenille (ei apu- eikä vaikuttamistoimielinten jäsenille).

IT-päätelaitteita on jaettu luottamushenkilöille kevään 2022 aikana. Kaikilla on tähän mennessä ollut mahdollisuus ottaa käyttöönsä kunnan tarjoama laite.

Kunnanhalltitus on kokouksessaan 20.3.2017 § 108 päättänyt, että luottamushenkilöille, jotka käyttävät omia henkilökohtaisia kannettavia tai tablettietokoneitaan, maksetaan kuukausittainen käyttökorvaus 20 euroa. Maksulle ei enää ole perustetta, kun kunnanhallitus on linjannut, että luottamushenkilöille hankitaan kunnan toimesta henkilökohtaiset IT-päätelaitteet ja laitteet ovat käytettävissä. Päätelaitteiden hankkiminen kunnan toimesta oli välttämätöntä tietoturvan ja käyttötuen näkökulmista.     

Ehdotus

Esittelijä

  • Kalle Ikkelä, pormestari, kalle.ikkela@tuusula.fi

Kunnanhallitus päättää, että

  • luottamushenkilöille ei enää makseta 20 euron kuukausittaista käyttökorvausta omien tietokoneiden käyttämisestä siitä lukien, kun he ovat saaneet käyttöönsä kunnan toimittaman IT-päätelaitteen. Maksaminen päättyy kuitenkin viimeistään 1.6.2022 lukien. 

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin. 

Tiedoksi

ICT-palvelut, toimielimet

Liitteet

Kunnanhallitus 20.3.2017 § 108, khall 30.5.2022.pdf (pdf, 10 kt)
Kuuntele Kunnanhallitus 20.3.2017 § 108, khall 30.5.2022.pdf

Muutoksenhaku

Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Tiedoksisaanti
Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, 7 päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, 3 päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.
Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi yleiseen tietoverkkoon, ei lueta määräaikaan.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan
- muutoksenhakijan nimi ja kotikunta
- postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset muutoksenhakijalle voidaan toimittaa.
Jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä, kirjelmässä on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Asiamiehen, ellei tämä ole asianajaja tai julkinen oikeusavustaja, on liitettävä oikaisuvaatimuskirjelmään valtakirja.
Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset oikaisuvaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa.
Oikaisuvaatimuksen tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava oikaisuvaatimuskirjelmä. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Oikaisuvaatimuksen toimittaminen

Oikaisuvaatimus on toimitettava Tuusulan kunnalle virka-aikana ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä käyttäen alla olevia yhteystietoja:
Tuusulan kunta, Kunnanhallitus
osoite: Kotorannankuja 10, Pl 60, 04301 Tuusula
sähköposti: kirjaamo@tuusula.fi
puh. vaihde: 09 87 181

Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa myös henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä Tuusulan kunnan asiakaspalvelupisteeseen os. Autoasemankatu 2, 04300 Tuusula. Avoinna ma-to klo 8.00-15.00 ja pe klo 8.00-12.00.