Perustelut
Sarastia Oy tulee kilpailuttamaan kevään/kesän 2021 aikana liikunta- ja leikkivälineet sekä soittimet, sisältäen alustavasti mm. leikkivälineet sisä- ja ulkoleikkeihin, urheiluvälineet sisä- ja ulkolajeihin sekä erilaiset musiikkivälineet. Hankintaan on suunniteltu sisällytettävän myös huoltopalvelu.
Hankintatapana on avoin menettely. Suunniteltu sopimusaika on 4 vuotta. Asiakaskohtainen irtisanomisaika on 6kk. Sopimustoimittajien määrä tarkentuu prosessin edetessä Kilpailutuksen vertailuperusteet ovat kokonaistaloudellisen edullisuuden painotukset. Hankinnan laadussa painotetaan tuotteiden myrkyttömyyttä, valikoiman laajuutta, takuu- ja toimitusaikaa sekä laatustandardeja. Hinnoittelumekanismina on tuotekohtainen hinnasto, alennusprosentit tarjouspyynnöllä esitetyn tuoteluettelon ulkopuolisille tuotteille.
Uusi sopimus on tarkoitus saada voimaan syksyllä 2021.
Sarastia Oy:n asiakkaille ei aseteta määräostovelvoitetta. Sarastia Oy ei veloita asiakkaitaan palveluistaan, vaan kattaa kulunsa toimittajalta perittävällä palvelumaksulla. Sarastia Oy perii valitulta sopimustoimittajalta kaikista sopimuksenalaisista myynneistä komissiomaksun, joka on keskimäärin 1 %.
Tuusulan kunnalla on tarve liikunta- ja leikkivälineiden sekä soittimien hankintasopimukseen. Tilaajaa sitomaton arvio hankinnan arvosta on noin 100 000€ vuodessa. Kunta varaa oikeuden tilata (varsinkin soittimia) myös muualta. Tuusulan kunnan kaikki toimialat voivat hyödyntää sopimusta.
Yhteishankintayksikkö
Sarastia Oy tuottaa palveluja omistajilleen. Omistajina voivat olla kunnat, kaupungit, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Omistajuuden kautta asiakkaat voivat ostaa palveluja ilman kilpailutusta. Sarastia Oy on yhteishankintayksikkö, jolta kunta-asiakkaat voivat tietyin edellytyksin hankkia kilpailuttamia tavaroita ja palveluja järjestämättä omaa tarjouskilpailua.
Hankintalain 4 §:n mukaan yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan lain 5 §:ssä tarkoitettua hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille,joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö toimii edellä mainittujen tehtävien hoitamiseksi, ja että se on nimenomaisesti perustettu hoitamaan näitä tehtäviä,taikka näiden tehtävien hoitaminen on säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.
Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-,palvelu-ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta,laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Hankintayksikön katsotaan täyttäneen hankintalain mukaiset velvoitteensa, kun se hankkii tavaroita tai palveluja yhteishankintayksiköltä taikka hankkii tavaroita, palveluja taikka rakennusurakoita käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, laissa tarkoitettua puitejärjestelyä taikka laissa tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää.
Tuusulan kunta on omistajaosakkaana Sarastia Oy:ssä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja. Näin ollen Tuusulan kunta voi halutessaan liittyä Sarastia Oy:n kilpailuttamiin sopimuksiin.
Hyödyt Tuusulan kunnalle
Liittymällä Sarastia Oy:n hankintasopimukseen säästetään kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu. Tuusulan kunnalle ei ole saatavissa lisäetua omalla kilpailutuksella. Lisäksi sitoutumalla hankintaan jo sen valmisteluvaiheessa, Tuusulan kunta pääsee vaikuttamaan tarjouspyynnön ja sopimuksen sisältöön sekä nimeämään edustuksen tarjousten vertailuun ja laadun arvioimiseen.
Ehdotus
Esittelijä
-
Virpi Lehmusvaara, sivistysjohtaja, virpi.lehmusvaara@tuusula.fi
Kasvatus- ja sivistyslautakunta päättää
-
että Tuusulan kunta liittyy Sarastia Oy:n Liikunta- ja leikkivälineet sekä soittimet 2021-2025-kilpailutukseen ja sen tuloksena syntyviin hankintasopimuksiin koko sopimuskaudeksi
-
valtuuttaa sivistysjohtajan allekirjoittamaan Sarastia Oy:lle toimitettavan sitoumuksen yhteishankintaan liittymisestä koskien Liikunta- ja leikkivälineet sekä soittimet 2021-2025-hankintaa