TUUDno-2023-2103
Tuusulan kunnan hallintosääntö, toimivalta hankinta-asioissa.
Kunnanhallitus on kokouksessaan 25.9.2023 § 369 päättänyt siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen järjestelmähankintoja ja -tilauksia Monetra Oulu Oy:ltä koskevan toimivallan yhteisten palvelujen toimialuejohtajalle 31.12.2024 saakka.
Tuusulan kunta on vaihtamassa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden palveluntarjoajaa 1.4.2024 alkaen. Samassa yhteydessä uudistetaan kunnan keskeiset HR-järjestelmät. Yhtenä kokonaisuutena ollaan ottamassa käyttöön uutta työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmää. Tällä hetkellä Tuusulan kunnassa on käytössä useita eri järjestelmiä ja käyttöliittymiä (Titania, Timecon, Regweb sekä Worktime) työajanhallintaan ja työvuorosuunnitteluun liittyen. Työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmä Neptonin hankinnan ja 1.4.2024 käyttöönottoprojektin jälkeen kunnassa on käytössä yksi järjestelmä. Edelleen aiemmin mainituista järjestelmistä Timecon jää osittain käyttöön kulunvalvonnan osalta.
Työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmä Neptonin hankinta perustuu vaihtoehtojen laajaan vertailuun. Järjestelmä vastaa nykyisiä järjestelmiä paremmin Tuusulan kunnan tarpeita, sillä se mahdollistaa tietojen integroinnin tehokkaasti eri järjestelmien välillä. Järjestelmä on käyttöjärjestelmäriippumaton pilvipalvelu, joka toimii kaikilla laitteilla selainpohjaisesti ja myös mobiilikäyttö on selkeää ja sujuvaa. Kertakirjautuminen voidaan rakentaa järjestelmään osana kunnan käyttäjähallintaa, minkä lisäksi käyttöoikeuksia voidaan rajata erilaisilla rooleilla (työntekijä, esimies, henkilöstöhallinto, ylläpitäjä). Työvuorosuunnittelu on oma erillinen moduulinsa, joka tekee resursoinnista helpompaa. Suunnittelussa voidaan huomioida poissaolot, lomat ja vuorotoiveet sekä kunkin työntekijän osaaminen. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa työaikakirjausten kohdentamisen tarvittaessa eri projekteihin.
Kunnanhallitus on kokouksessaan 26.6.2023 § 281 päättänyt hyväksyä Tuusulan kunnan ja Monetra Oulu Oy:n välisen palvelusopimuksen. Työajanhallinta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmän hankinta on ollut optiona palvelusopimuksessa. Käyttöönottoprojektin hinta-arvio on saatu 29.8.2023 ja kokonaishintana ko. projektille on 32 875 euroa (alv 0%). Jatkuvien palveluiden osalta kustannus on 9 487,80 euroa (alv 0%) kuukaudessa. Jatkuvat palvelut sisältävät pääkäyttäjäpalvelun. Hinta tarkistetaan puolen vuoden kuluttua käyttöönotosta. Laskutusperusteen osana oleva käyttäjien määrä tarkistetaan neljännesvuosittain. Käyttöönoton sekä jatkuvan palvelun kustannukset on otettu huomioon vuoden 2024 talousarvioesityksessä. Hankintalain 17 §:n mukaan ennakoitu arvo lasketaan kertomalla kuukausiarvo 48:lla. Näin ollen arvioidut kustannukset ovat yhteensä 488 289 euroa. Kasvavista järjestelmäkuluista huolimatta säästyneen työajan kautta Nepton on kokonaistaloudellisesti edullisempi kuin nykyinen ohjelmisto yhdistelmä (Titania ja Timecon).
Monetra Oulu Oy on Tuusulan kunnan hankintalain 25 §:n mukainen sidosyksikkö. Näin ollen hankintalakia ei sovelleta tähän hankintaan, eikä erillistä kilpailutusta järjestelmästä ole järjestetty lain perusteella.
Päätän hankkia osana Monetra-siirtymäprojektia työajanseuranta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmä Neptonin saadun tarjouksen perusteella sidosyksikköhankintana Monetra Oulu Oy:ltä.
Arvioidut kustannukset neljän vuoden ajalta ovat noin 488 289 euroa (alv 0%).