TUUDno-2025-1722
Hallintosäännön hankintoja koskevan toimivaltataulukon mukaan toimialajohtaja päättää hankinnoista, joiden arvo alittaa 300 000 euroa.
Tuusulan kunta on vaihtanut talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden palveluntarjoajaa 1.4.2024 alkaen. Samassa yhteydessä uudistettiin kunnan keskeiset HR-järjestelmät. Yhtenä kokonaisuutena ollaan nyt ottamassa käyttöön uutta osaamisen hallintajärjestelmää. Tällä hetkellä Tuusulan kunnassa on käytössä Visma Aquila Oy:n toimittama eTaika osaamisen hallintajärjestelmä. Nykyisen eTaika-ohjelmiston elinkaari ja käyttö tulevat päättymään 31.12.2025. Tämän myötä ohjelmiston tuki ja päivitykset sekä siihen mahdollisesti liittyvä SaaS-palvelu lakkautetaan. Tämän takia henkilöstöpalveluiden on hankittava uusi järjestelmä organisaatioon ensi vuoden alusta alkaen. Jos organisaatiossa ei ole toiminnassa olevaa osaamisen hallintajärjestelmää, niin tällä on isoja vaikutuksia koulutusten hallintaan ja osaamisen kehittämiseen sekä henkilöstöpalveluiden operatiiviseen toimintaan.
Uuden järjestelmän hankinta perustuu eri vaihtoehtojen vertailuun. Personec F OSS osaamisen hallintajärjestelmä vastaa nykyistä järjestelmää paremmin Tuusulan kunnan tarpeita. Lisäksi Personec F OSS osaamisen hallintajärjestelmä integroituu myös helposti Personec F palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmään, joka on organisaatiossa käytössä. Tämänkaltainen sujuva integraatio helpottaa henkilöstöhallinnon työtä ja säästää aikaa/kustannuksia sekä parantaa henkilöstöpalveluiden työn tehokkuutta.
Kertakirjautuminen voidaan rakentaa järjestelmään osana kunnan käyttäjähallintaa, minkä lisäksi käyttöoikeuksia voidaan rajata erilaisilla rooleilla (työntekijä, esihenkilö, koulutuskoordinaattori, ylläpitäjä/vastuukäyttäjä). Järjestelmä koostuu viidestä eri moduulista: osaaminen, keskustelut, tavoitteet, koulutukset sekä taidot ja pätevyydet.
Uuden järjestelmän toiminnot ja hyödynnettävyys ovat selkeästi paremmalla tasolla vanhaan verrattuna. Viiden eri moduulin avulla hallitaan ja kehitetään organisaation HRD-toimintoja. Tämänkaltainen osaamisen hallintajärjestelmän avulla henkilöstöpalvelut pystyy toteuttamaan organisaation strategian mukaista toimintaa sekä hoitamaan tehokkaasti myös operatiivisen toimintansa. Järjestelmässä esimerkiksi käydään kehityskeskustelut, tulo- ja lähtökeskustelut, hallitaan koulutuksia sekä perehdytystä. Lisäksi järjestelmään kirjataan myös henkilöstön osaamistiedot sekä taidot ja pätevyydet. Kunnanhallitus on kokouksessaan 26.6.2023 § 281 päättänyt hyväksyä Tuusulan kunnan ja Monetra Oulu Oy:n välisen palvelusopimuksen. OSS osaamisen hallintajärjestelmän hankinta on ollut optiona palvelusopimuksessa. Käyttöönottoprojektin hinta-arvio on saatu 1.4.2025 ja kokonaishintana ko. projektille on 20 000–25 000 euroa (alv 0%). Jatkuvien palveluiden osalta kustannus on arviolta 5 560 euroa (alv 0%) kuukaudessa. Tarkka hinta määräytyy organisaation henkilöstömäärän/käyttäjämäärän mukaan. Jatkuvat palvelut sisältävät pääkäyttäjäpalvelun. Jatkuvan palvelun hinnat päivitetään vuosittain hinnaston mukaisesti
Käyttöönoton sekä jatkuvan palvelun kustannukset on otettu huomioon vuoden 2026 talousarvioesityksessä. Hankintalain 17 §:n mukaan ennakoitu arvo lasketaan kertomalla kuukausiarvo 48:lla. Näin ollen arvioidut kustannukset ovat yhteensä 266 880 euroa. Kasvavista järjestelmäkuluista huolimatta uusi järjestelmä säästää henkilöstöpalveluiden sekä toimialueiden työaikaa.
Monetra Oulu Oy on Tuusulan kunnan hankintalain 25 §:n mukainen sidosyksikkö. Näin ollen hankintalakia ei sovelleta tähän hankintaan, eikä erillistä kilpailutusta järjestelmästä ole järjestetty lain perusteella.
Päätän hankkia Personec F OSS osaamisen hallintajärjestelmän saadun tarjouksen perusteella sidosyksikköhankintana Monetra Oulu Oy:ltä.
Arvioidut kustannukset neljän vuoden ajalta ovat noin 266 880 euroa (alv 0%).