Valtuusto, kokous 5.10.2020

Perustelut

Päätösten vaikutusten ennakkoarvioinnin mallin (EVA) käyttöönotto Tuusulassa 

Kunnassa tehtävät päätökset ovat usein mittavia ja laajoja, ja ne vaikuttavat syvästi kuntalaisiin, heidän hyvinvointiin ja terveyteen, sekä kunnan talouteen. Kuntien päätösten ennakkoarviointimenettely, eli EVA –menettely, on lakisääteinen velvoite arvioida ennalta valmisteltavien päätöksen vaikutuksia. Mukaan päätöksentekoon tarvitaan useita erilaisia päätösvaihtoehtoja, joista luottamushenkilöt voivat valita kuntalaisten näkökulmasta parhaan. 

Kuntia EVAukseen kannustaa päätösten kestävyyden ja vaikuttavuuden vahvistamisen tarve, kuntalaisten osallisuus-ja vaikuttamismahdollisuuksien vahvistaminen, laaja-alainen hyvinvoinnin edistäminen, tietoon perustuva päätöksenteko, päätöksistä viestiminen sekä niukkenevat resurssit.

Vaikutusten ennakkoarvioinnin hyödyt

Vaikutusten ennakkoarvioinnilla tarkoitetaan päätösesitysten vaikutusten arviointia etukäteen ja samanaikaisesti useasta eri näkökulmasta, ja se tulee kytkeä osaksi kunnan talouden ja toiminnan suunnittelun ja toteutuksen arviointiin. EVA lisää toiminnan suunnittelun ja päätöksenteon avoimuutta kunnissa.  

Vaikutusten ennakkoarviointi on tapa arvioida etukäteen, miten valmistelussa oleva päätös vaikuttaisi erilaisten ihmisryhmien elämään.  Vaikutusten ennakkoarvioinnissa yhdistetään eri näkökulmia samaan arviointityöhön. Käsiteltävä asia vaikuttaa siihen, kuinka laajasti vaikutuksia tarkastellaan ja mitä osatekijöitä on syytä ottaa huomioon. 

Ennakkoarvioinnin tavoitteena on jäsentää ja selventää valmistelu- ja päätöksentekotilannetta. Se tukee moniarvoista ja läpinäkyvää päätöksentekokulttuuria kunnissa ja on osa hyvää hallintoa. Ennakkoarviointi auttaa parhaan ratkaisun valinnassa ja mahdollistaa ristiriitaisten tavoitteiden ja näkökulmien käsittelyn. Se tuo esille lyhyen ja pitkän aikavälin vaikutukset ja lisää valmistelun ja päätöksenteon laatua. Vaikutusten ennakkoarviointi kokoaa yhteistyötahoja ja tiivistää yhteistyötä jo päätöksenteon valmisteluvaiheessa. 

Vaikutusten ennakkoarviointi osana kuntien ja Tuusulan kunnan valmistelua ja päätöksentekoa 

Kuntaliitto on antanut suosituksensa ennakkovaikutusten arvioinnin käyttöönotosta kunnille jo vuonna 2011. Kuntaliiton suosituksen tarkoituksena on vahvistaa päätösvaihtoehtojen vaikutusten arviointia kokonaisvaltaisesti ja samanaikaisesti sekä lyhyellä että pitkällä aikajänteellä. Erilaisten vaihtoehtojen käsittely ja vaikutusten jäsentäminen auttaa tulevaisuuden hahmottamisessa ja pitkäjänteisten vaikuttavien päätösten teossa ja aikaansaa usein myös säästöjä.  

Kesäkuussa 2018 Etelä-Suomen aluehallintovirasto lähestyi kuntia ohjauskirjeellä kuntien lakisääteistä hyvinvoinnin ja terveyden edistämistä ja etenkin päätösten ennakkoarviointimenettelyä eli EVA-menettelyä koskien. Kirjeen viestinä oli, että kuntien päätösten ennakkoarviointimenettelyssä on parannettavaa. 

Kunnan oman EVA-mallin luominen ja mallin käyttöönotto on ollut kunnan tavoitteena jo useamman vuoden. Mallin varsinainen valmistelu käynnistyi vuonna 2019 ja sitä käsiteltiin kunnanhallituksen seminaareissa 2/2019 ja 2/2020. Kuntatasoisen EVA-mallin valmistelua on tehty poikkihallinnollisessa valmistelutyöryhmässä ja toimialueiden johtoryhmiä valmisteluun osallistaen. Mallin viimeistely ja hyväksyminen on lykkääntynyt korona-epidemiasta johtuen. Mallin hyväksynnän jälkeen valmistelijat ja luottamushenkilöt koulutetaan EVA-mallin ja käyttöön otettavien työkalujen käyttöön syksyn aikana. EVA-malli luo pohjan evausten laadinnalle ja mallin käyttöönotto käynnistyy syksyn 2020 aikana. Käyttöönotettavaa mallia kehitetään edelleen kokemusten karttuessa.

Tuusulan malli päätösten vaikutusten ennakkoarviointiin

Vaikutusten ennakkoarviointi on osa asioiden/päätösten valmisteluprosessia. Se ei ole erillinen prosessi tai mitään päälle liimattua. Päätös EVAuksesta tehdään samalla, kun asian/päätöksen valmistelusta tehdään päätös ja/tai valmistelu käynnistetään. EVAus voidaan myös tehdä asialle/päätökselle, jonka valmistelu on käynnistynyt ennen kunnan EVA-mallin käyttöönottoa. Päätös EVAuksen laadinnasta voidaan tehdä myös asialle, jonka valmistelussa on edetty. Evauksen laadinnan aikataulu tulee huomioida asian/päätöksen valmistelun aikataulussa ja prosessissa. Hyvin suunniteltuna ja aikataulutettuna valmisteluaika ei juuri pitene evauksen takia. 

Tuusulassa EVAuksia tehdään mm. jos valmisteltavalla asialla on merkittäviä vaikutuksia tietylle ihmisryhmälle tai alueelle sekä silloin kun päätetään palvelua ja alueita koskevasta merkittävästä linjauksesta tai suunnitelmasta. EVAusta ei tehdä, jos kyseessä on yksilöä koskeva asia, oikaisuvaatimus, viran tai toimen täyttäminen, tiedoksi merkittävä asia, jo aiemmin evattu asia (jos olennaisia muutoksia, tehdään uusi evaus), lainsäädännöllinen/normiohjauksen muutos, selvä epäkohta poistuu ja palvelu laajenee tai paranee, on toimeenpanoa koskeva asia tai kyseessä on kriisi/poikkeustilanne.

Tuusulan EVA-malli rakentuu viiden tarkasteltavan näkökulman ympärille. Arvioitavat näkökulmat ovat kuntalainen, ympäristö, organisaatio ja henkilöstö, talous ja strategia. Tehtävien evausten laajuus ratkaistaan valmistelun käynnistyessä kokonaisvaltaisen arvioinnin kautta. Arvioinnissa näkökulmia tarkastellaan samanaikaisesti sekä lyhyellä ja pitkällä aikajänteellä.

Tuusulan EVA-malli määrittää myös eri toimijoiden roolit EVAusten laadinnassa. Valmistellut asiat etenevät päätöksenteossa hallintosäännön ja toimivaltasäännösten mukaisesti eikä käyttöönotettava EVA-malli tuo niihin muutoksia.

Hallintosäännön mukaan hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunta vastaa kuntatasoisesta hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen ja yhteistyön ohjauksesta, kunnan päätöksenteon vaikutusten ennakkoarviointimenettelyn (EVA) ohjauksesta ja ohjeistuksesta hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen näkökulmista sekä kuntalaisvaikuttamisen ohjauksesta. HYTE-lautakunta käsittelee kunnassa laadittavat laajat evaukset kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen näkökulmasta sekä seuraa ja arvioi kunnan EVA-mallin toteutumista säännöllisesti.

Tehdyt ennakkoarvioinnit eli EVA:t kootaan kunnassa vuosittain yhteen tarkastuslautakunnan laatimaan arviointikertomukseen kunnan muun arviointitiedon kanssa, jossa arvioidaan sitä, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tämä on osa kunnan tilinpäätöksen tarkastusta, ja se perustuu kuntalain 71 §:ään.

Kuntalaisten osallistuminen vaikutusten ennakkoarviointiin

Ennakkovaikutusten arvioinneissa on tärkeää huolehtia kuntalaisten osallistumis-ja vaikuttamismahdollisuuksien toteutumisesta. Tuusulassa kuntalaisten/asukkaiden/asiakkaiden osallistumisen mahdollisuuksia halutaan vahvistaa, lisätä ja kehittää kunnan osallisuusmallin ja strategian mukaisesti.

Kuntalaisvaikutusten näkökulma on yksi EVAuksen viidestä näkökulmasta. Aiheesta, jo olemassa olevasta tiedosta ja evauksen laajudesta riippuen, kaikissa evauksissa ei kuitenkaan ole tarvetta kuulla kuntalaisia erikseen, vaan moninäkökulmainen viranhaltija/asiantuntija-arvio riittää. EVAus on osa normaalia valmistelua eikä kaikessa valmistelussa kuulla suoraan kuntalaisten mielipidettä. Joskus vuorovaikutteinen työ esim. valtuuston kanssa voi riittää tuomaan kuntalaisnäkökulman riittävästi esille. Etenkin laajoissa EVAuksissa, ristiriitoja esiin nostavissa evauksissa sekä kuntalaisvaikutuksiltaan laajoissa evauksissa on tärkeää ottaa kuntalaiset mukaan EVAuksen laadintaan. EVAus-prosessia suunnitellessa tulee aina laatia osallisuus- ja viestintäsuunnitelma.

Jos asukkaat otetaan mukaan ja heitä kuullaan valmistelun aikana on tärkeää että aihe kiinnostaa kuntalaisia, vastauksilla on vaikutusta (kokemus kuulluksi tulemisesta), kuulemisprosessi suhteutetaan resursseihin ja tuloksista viestitään osallistuneille ja yleisesti. Myös vaikuttamistoimielimet, eli kunnan neuvostot ja nuorisovaltuusto, sekä alueelliset kehittämisverkostot ja erilaiset yhteisöt on mahdollista ottaa mukaan evauksiin. Asukkaat ja yhteisöt on mahdollista ottaa mukaan esim. tilaisuuksissa, tapahtumissa ja kyselyin. Kunnan verkkosivuilla tullaan syksystä alkaen viestimään ”kuulutuksin” tulevista ja käynnissä olevista evauksista ja osallistumisen mahdollisuuksista.

Evattavasta asiasta riippuen osallistumisen laajuudesta on hyvä keskustella yhdessä valmistelijan/oiden, valmistelutyöryhmän, esittelijän ja/tai asian kannalta keskeisten johtoryhmien (poikkihallinnollinen johtoryhmä, toimialueen johtoryhmä, kunnan johtoryhmä, poliittinen johtoryhmä) kanssa. Etenkin laajoissa evauksissa lähetekeskustelua kannattaa myös käydä luottamushenkilöiden kanssa esim. asianosaisen lautakunnan, puheenjohtajiston tai poliittisen johtoryhmän kanssa.

Perustelut

Ennnakkovaikutusten arvioinnin kehittäminen on ollut kunnassa tärkeä tavoite osana johtamisen ja johtamisjärjestelmän kehittämistä.  Evauksella varmistetaan osaltaan valmistelun ja päätöksenteon hyvä laatu.  Viime kädessä kukin päätöksentekijä ja luottamushenkilötoimielin kuitenkin arvioivat aina päätettävänään olevassa asiassa sen, että asia on valmisteltu riittävän monipuolisesti ja ennakoivasti. Valmistelun ja päätöksenteon laadun tueksi tarvitaan nyt esillä oleva yhteinen evaus-malli.

Hallintosäännön 9 §:n mukaan hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunta vastaa kuntatasoisesta hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen ja yhteistyön ohjauksesta, kunnan päätöksenteon vaikutusten ennakkoarviointimenettelyn ohjauksesta ja ohjeistuksesta hyvinvoinin ja terveyden edistämisen näkökulmista. Kunnanhallitus vastaa kokonaisuutena kunnassa toteutettavan valmistelun ohjauksesta valtuuston mahdollisesti antamien ohjeiden puitteissa. Sen vuoksi ennakkovaikutusten arvioinnin mallin sisällössä ja toteutuksessa tulee selkeyttää se, että hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunta ei käsittele yksittäisiä evauksia osana päätöksenteon valmistelua. Lautakunnan rooli on seurata ja arvioida evausmallin toteutusta hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen näkökulmista sekä tarpeen mukaan tästä näkökulmasta käsitellä mallin sisältöä ja toteutusta.

Ennakkovaikutusten arvioinnin mallin käyttöön ottaminen tarkoittaa monin osin hyvinkin suurta toimintatapojen ja toimintakulttuurinkin muuutosta.  Muutos koskee sekä valmistelijoita että päätöksentekijöitä. Sen vuoksi täytäntöönpanoon on varattava huomiota ja aikaa sekä tarvittaessa edettävä täytäntöönpanossa asteittain.