Tekninen lautakunta, kokous 21.11.2017

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 141 Hankintaoikaisuvaatimukset, kiinteistöjen talvikunnossapidon tarjouskilpailussa

TUUDno-2017-775

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Atso Vesa, kiinteistönhoitopäällikkö, atso.vesa@tuusula.fi

Perustelut

Esittely ja tarjouspyynnön sisältö

Tarjouspyyntö koskien kiinteistöjen talvikunnossapitotöitä Tuusulan alueella julkaistiin Cloudia kilpailutusjärjestelmän kautta 13.7.2017 Tarjouspalvelu.fi –verkkopalvelussa, Hilmassa ja TED-tietokannassa. Kyseessä oli avoimena menettelynä toteutettu  EU-kynnysarvon ylittävä kilpailutus.

Saapuneet tarjoukset ja tarjousten käsittely

Tarjoajille järjestettiin Tuusulan kunnan tilakeskuksessa infotilaisuus 17.8.2017 klo 09.00 -11.00, jossa käytiin läpi tarjoamiseen ja tarjouspyyntöön liittyviä asioita. Tarjouspyynnössä annettiin mahdollisuus esittää kyseiseen hankintaan liittyviä kysymyksiä 17.8.2017 kello 17.00 asti. Määräaikaan mennessä ei kysymyksiä saapunut. Tarjousten jättämisen määräaikaan 28.8.2017 klo 10.00 mennessä saapui yhteensä kahdeksan (8) tarjousta. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja otettiin mukaan vertailuun. Tarjouspyyntö oli jaettu osa-alueisiin ja tarjoajilla oli mahdollisuus tarjota yhtä tai useampaa osa-aluetta.

Tarjoajien kelpoisuus ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus

Tarjousten avaamisen jälkeen suoritettiin saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut kelpoisuusvaatimukset ja kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä vaaditut ehdot.

Tarjousvertailu

Tarjouksen valintaperuste oli kokonaistaloudellinen edullisuus (halvin hinta). Tarjoukset arvioitiin seuraavasti; Kolmen eri työtunnin (koneauraustyöt, hiekoitustyöt ja käsilumi-työntekijä) tarjottu sopimushinta painotettuna tarjouspyynnössä annetuilla tuntimäärillä. Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous sai 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin seuraavasti; edullisimman tarjouksen tarjoushinta jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla ja kerrottuna 100 pisteellä.

Tarjousvertailun perusteella osa-alueittain tuli valituksi seuraavat toimittajat:

  • Alue 1 Talvikunnossapitotyöt, Hyrylä, etelä; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 2 Talvikunnossapitotyöt, Hyrylä, keskusta; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 3 Talvikunnossapitotyöt, Hyrylä, länsi; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 4 Talvikunnossapitotyöt, Hyrylä, pohjoinen; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 5 Talvikunnossapitotyöt, Hyrylä; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 6 Talvikunnossapitotyöt, Hyrylä; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 7 Talvikunnossapitotyöt, Hyrylä, Etelä-Tuusula; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 8 Talvikunnossapitotyöt, Jokela; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 9 Talvikunnossapitotyöt, Jokela; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€
  • Alue 10 Talvikunnossapitotyöt, Kellokoski; Lassila Tikanoja Oyj, tarjoushinta 6 420€

Hankintapäätös ja sopimus

Lassila & Tikanoja Oyj:n tarjous oli kokonaistaloudellisesti halvin kaikilla kymmenellä osa-alueella.

Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä.  Palveluntoimittajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Toimivalta

Tuusulan kunnanvaltuuston 7.12.2016 § 116 hyväksymän hallintosäännön toimivaltasäännösten mukaan lautakunta/kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo ylittää 200.000 euroa.

Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut päätöksen valitusosoituksineen tiedoksi.

Ehdotus

Esittelijä

Ritva Lappalainen, tilakeskuksen päällikkö, ritva.lappalainen@tuusula.fi

Tekninen lautakunta päättää

  • valita tarjouskilpailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Lassila & Tikanoja Oyj

  • oikeuttaa tilakeskuksen päällikön allekirjoittamaan hankintasopimus.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Esteellisyys

Lassi Lemmelä

Valmistelija

  • Atso Vesa, kiinteistönhoitopäällikkö, atso.vesa@tuusula.fi

Perustelut

Asiaselostus

Tuusulan kunnan tilakeskus on kilpailuttanut talvikunnossapidon Tuusulan kiinteistöjen alueille ajalle 1.10.2017 – 30.4.2020 sekä yhdelle optiovuodelle. Hankintailmoitus tarjouskilpailusta on julkaistu 13.7.2017 Hilmassa, tarjouspalvelu.fi:ssä ja TED-tietokannassa. Tuusulan tekninen lautakunta on valinnut 20.9.2017 § 118 päätöksellä Lassila & Tikanoja Oyj:n kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen talvikunnossapitoalueiden 1-10 toimittajaksi.

Kiinteistöjen talvikunnossapitoa koskevaan tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoajat Esa Heikkilä sekä Lemmelän Koneet Oy ovat vaatineet oikaisua aurausalueiden 1-10 urakoitsijavalintaan hankintaoikaisuvaatimuksella. Heikkilän vaatimus on saapunut Tuusulan kunnan kuntakehityksen ja tekniikan kirjaamoon 10.10.2017. Lemmelän Koneet Oy:n oikaisuvaatimus on päivätty vastaanotetuksi kuntakehityksen ja tekniikan kirjaamossa 12.10.2017.

Hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) 132-135 §:n mukaan hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa. Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Kiinteistöjen talvikunnossapitoa koskeva hankintapäätös on annettu tiedoksi 25.9.2017 klo 08.38 kaikille tarjoajille. Sähköisestä tiedoksiannosta on kuitenkin puuttunut tarjousten vertailutaulukko. Tämän vuoksi hankintapäätös on annettu tiedoksi vielä kaikille tarjoajille uudelleen postin kautta erillisellä kirjeellä, jossa on ollut vertailutaulukko mukana. Siten määräaika hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle on laskettava hankintapäätöksen lähettämisestä postitse. Hallintolain 59 §; n mukaan kirjeitse tapahtuvassa tiedoksiannossa vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Hankintapäätös liitteineen on postitettu 25.9.2017, joten tiedoksiannon on katsottava tapahtuneen 2.10.2017 ja valitusajan alkaneen 3.10.2017 ja päättyneen 16.10.2017. Hankintaoikaisuvaatimukset ovat siten saapuneet muutoksenhakuajalle säädetyn määräajan kuluessa.

Hankintaoikaisuvaatimukset

Esa Heikkilä on vaatinut urakoitsijavalinnan uudelleen tekemistä 1-10 alueille ja kokonaiskustannusten huomioon ottamista tarjouskilpailussa. Perusteena Heikkilä on esittänyt mm. valitun toimittajan käyttämän manipuloinnin tarjouskilpailussa siten, että hiekoitustyössä käytetty sepeli on voittaneissa tarjouksissa ylihinnoiteltu. Tarkemmat perustelut selviävät liitteenä olevasta oikaisuvaatimuksesta.

Lemmelän Koneet Oy on vaatinut tarjouspyynnössä lisätöihin kuuluvan sepelin poistamista hankinnassa ja asian palauttamista teknisen lautakunnan käsittelyyn. Perusteluina oikaisuvaatimuksen tehnyt on mm. esittänyt, että tarjouskilpailussa ei toteudu halvin hinta. Tarkemmat tiedot ovat liitteenä olevassa oikaisuvaatimuksessa.

Käytännössä edellä mainittuihin vaatimuksiin suostuminen tarkoittaa kiinteistön talvikunnossapidon tarjouskilpailun keskeyttämistä, sillä tarjousvertailua ei voida toteuttaa tarjouspyynnöstä poikkeavalla tavalla muuttamatta tarjouspyyntöä.

Hallintolain mukainen kuuleminen

Hallintolain (434/2003) 34 §:n mukaan asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiassa sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.

Hankintayksikkö on kuullut tarjouskilpailussa valittua toimittajaa Lassila Tikanoja Oyj:tä hallintolain mukaisesti varaamalla mahdollisuuden kirjallisen vastineen antamiseen 13.10.2017 ja 20.10.2017 mennessä.

Kuultava on toimittanut asiassa vastineen 13.10.2017 sekä 20.10.2017. Vastineissa kuultava on ottanut kantaa oikaisuvaatimuksessa esitettyihin väitteisiin ja vastustaa hankinnan keskeyttämistä. Kuultava myös tuo esille, että ei ole manipuloinut ilmoitettuja tarjoushintoja. Hinnat ovat noudattaneet normaaleja yrityksen tarjouslaskentakäytäntöjä, esim. toisessa tarjouskilpailussa yhtiö on tarjonnut täysin samat hinnat vastaavista hankinnan kohteista. Lisäksi kuultava yritys on tuonut esille, että Lemmelän koneet Oy on tehnyt oikaisuvaatimuksen kaikkiin aurauksen osa-alueisiin vaikka tarjouksen yritys on tehnyt vain osa-alueisiin 1-7. Samoin Esa Heikkilä on tarjonnut kiinteistönhoitopalveluita vain yhteen osa-alueeseen ja vaatinut oikaisua silti koko kilpailutuksen osalta. Kuultava katsoo, että hankintaoikaisuvaatimuksen tekijöillä ei näin ollen ole asianosaisasemaa niiden alueiden osalta, johon he eivät ole tarjousta antaneet. Tarkemmat tiedot ovat oheisissa vastineissa.

Johtopäätökset

Hankintalain 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Kiinteistöjen talvikunnossapitoa koskeva tarjouspyyntö on valmisteltu edellisten vuosien tapaan. Myös aiemmin on tarjousvertailun ulkopuolelle jäänyt konehiekoitustyössä käytetty hiekoitushiekka. Aiemmin ongelmia tarjouskilpailua järjestettäessä ei ole tullut. Tarjousvertailun ulkopuolelle on jäänyt nyt 13.7.2017 julkaistussa tarjouspyynnössä myös muita lisätöitä esim. lumenkuormaustyö, lumenajo ja imulakaisukoneen käyttö. Näiden merkitys ei kuitenkaan korostu yhtä suurena kuin hiekoitushiekan käyttö. Tarjouspyynnön mukaan tarjousvertailussa on ollut mukana koneauraustyöt 60 %:n painoarvolla, hiekoitustyö 25 %:n painoarvolla ja käsilumityöt 15 %:n painoarvolla. Tarjouspyyntöön liittyvässä palvelunkuvauksessa kerrotaan työn sisältävän koneellisen auraustyön ja hiekoituksen sekä käsilumityöt ja käsihiekoituksen. Tarjoukset ovat olleet keskenään vertailukelpoisia, sillä kukaan tarjoajista ei ole ilmoittanut tarjouksessa tarjouspyynnöstä poikkeavasti hiekoituksen sisältyvän konehiekoitukseen, eli tarjoukset on tehty vain pelkästä työstä. Myöskään kysymyksiä tarjouspyynnöstä ei esitetty, joten tarjouspyyntöä ei pidetty tältä osin epäselvänä.

Mikäli tarjouskilpailu nyt keskeytettäisiin ja oikaisuvaatimukset hyväksyttäisiin. Tarkoittaisi tämä sitä, että uutta kilpailutusta ei ehditä enää talvelle 2017-2018 järjestää vaan hankintayksikön olisi solmittava väliaikainen sopimus tulevan talven ajalle ja kilpailutettava kiinteistöjen talvikunnossapitotyöt ajalle syksy 2018-2021 kevät ja lisänä yhden vuoden optio. Tämä tarkoittaisi väliaikaisen sopimuksen solmimista tulevalle talvelle. Väliaikainen sopimus olisi välttämätöntä tehdä, koska hankintaa ei voida jättää talvikauden jo alettua tekemättä ja kiinteistöjä hoitamatta.

Kyseessä olisi tällöin suorahankintasopimus hankintapäätöksellä 20.9.2017 § 118 valitun toimittajan kanssa. Hankintalaki mahdollistaa sopimuksen solmimisen sangen vapaasti joko aiempien toimittajien tai uuden toimittajan kanssa hankintayksikön harkinnan mukaan. Aiempien toimittajien kanssa sopimukset ovat kuitenkin jo päättyneet, joten järkevää on solmia väliaikainen sopimus valitun toimittajan kanssa tulevalle talvelle. Tällöin sopimus on tarjouspyynnön liitteenä ollut sopimus tarjouskilpailussa annetuilla ehdoilla. Talven tultua tänä vuonna aikaisin oli väliaikainen sopimus jo solmittava teknisen toimialajohtajan päätöksellä. Sopimus tehtiin kuitenkin vain ajalle 1.11.-31.12.2017, jotta varsinainen hankintasopimus on mahdollista solmia 1.1.2018 alkaen.

Mikäli hankinta keskeytetään, on kaikilla tarjouksen tehneillä mahdollisuus hakea päätökseen muutosta markkinaoikeudelta sekä tehdä hankintaoikaisuvaatimus 14 päivän määräajassa keskeytyspäätöksen tiedoksiannosta. Markkinaoikeuden päätökseen on vielä mahdollista hakea muutosta KHO:lta. Edessä saattaa olla vuosien valitusprosessi. Lisäksi markkinaoikeus sekä etenkin suorahankintoja valvomaan perustettu Kilpailu- ja kuluttajavirasto suhtautuu suorahankintana tehtyihin sopimuksiin tiukasti. Hankintapäätöksestä 20.9.2017 § 118 ei ole tehty valituksia markkinaoikeuteen.

Edellä mainitun vuoksi hankintayksikkö katsoo, että hankintapäätöksessä 20.9.2017 § 118 esitetty lopputulos on oikea eikä tarjousvertailun muuttamiseen ja hankintapäätöksen kumoamiseen ole tarvetta.  Tämän osoittaa myös liitteenä oleva taulukko, johon on laskettu valitun toimittajan Lassila Tikanoja Oyj:n ja oikaisuvaatimuksen tehneiden tarjoajien tarjoushintojen sekä erillishintojen vaikutus aikaisempien talvien keskimääräisten työtuntien perusteella. Taulukko osoittaa, että hiekoitushiekan menekillä ei kuitenkaan ole sellaista vaikutusta jonka vuoksi oikaisuvaatimukset tulisi hyväksyä. Siten esitetään, että Lemmelän Koneet Oy; n ja Esa Heikkilän hankintaoikaisuvaatimukset hylätään.

Aikaisempien talvien kunnossapitotöihin perustunut hintavertailu    
1-7 Alueet Yksikköä Lemmelän Koneet  L&T  
                   
Lumenauras vuodessa 330h  / 1-7 alueilla 330 h/v 80,00 € 26 400,00 € 69,00 € 22 770,00 € Kilpailutuk- sessa olleet osiot
Hiekoitunnit vuodessa 528h / 1-7 alueilla 528 h/v 80,00 € 42 240,00 € 69,00 € 36 432,00 €
Käsilumityöt vuodessa 28kpl 1:n tunnin käyntiä 50 kohteessa 1400 h/v 80,00 € 112 000,00 € 37,00 € 51 800,00 €
Kilpailutuksessa olleet osiot             180 640,00 €   111 002,00 €
                         
Hiekoitushiekan määrä 2 tn / hiekoitustunti 1056 tn/v 25,00 € 26 400,00 € 75,65 € 79 200,00 € Erillishinnat
Hiekoitushiekan poisto, imulakaisukone 2h/kohde 100 h/v 90,00 € 9 000,00 € 79,00 € 7 900,00 €
Lumenkuormaus  100 h/v 70,00 € 7 000,00 € 80,00 € 8 000,00 €
Lumenajotyö 100 h/v 70,00 € 7 000,00 € 70,60 € 7 060,00 €
Aurausviitoituksen asennustyö 30 h/v 50,00 € 1 500,00 € 30,00 € 900,00 €
Hiekoitushiekkalatikon täyttötyö 30 h/v 70,00 € 2 100,00 € 70,60 € 2 118,00 €
Erillishinnat               53 000,00 €  
105 178,00 €

                      

Aikaisempien talvien kunnossapitotöihin perustunut hintavertailu    
10 alue Yksikköä Esa Heikkilä L&T  
         
Lumenauras vuodessa 77h  / alue 10 / vuosi 77 h/v 82,30 € 6 337,10 € 69,00 € 5 313,00 € Kilpailutuk-sessa olleet osiot
Hiekoitunnit vuodessa 100h / alue 10 / vuosi 100 h/v 85,00 € 8 500,00 € 69,00 € 6 900,00 €
Käsilumityöt vuodessa 28kpl 1:n tunnin käyntiä 12 kohteessa 336 h/v 46,00 € 15 456,00 € 37,00 € 12 432,00 €
Kilpailutuksessa olleet osiot             30 293,10 €   24 645,00 €
                         
Hiekoitushiekan määrä 2 tn / hiekoitustunti 200 tn/v 28,00 € 5 600,00 € 75,65 € 15 130,00 € Erillishinnat
Hiekoitushiekan poisto, imulakaisukone 2h/kohde 24 h/v 90,00 € 2 160,00 € 79,00 € 1 896,00 €
Lumenkuormaus  40 h/v 70,00 € 2 800,00 € 80,00 € 3 200,00 €
Lumenajotyö 40 h/v 70,00 € 2 800,00 € 70,60 € 2 824,00 €
Aurausviitoituksen asennustyö 12 h/v 50,00 € 600,00 € 30,00 € 360,00 €
Hiekoitushiekkalaatikon täyttötyö 10 h/v 70,00 € 700,00 € 70,60 € 706,00 €
Erillishinnat               14 660,00 €   24 116,00 €

Tuusulan kunnan johtoryhmän päätöksen mukaan hankintaoikaisun käsittelee hankintapäätöksen tehnyt toimielin tai viranhaltija talousarvion toimivaltasäännösten mukaan. Oikaisuvaatimusten hylkäämisestä päättää tässä tapauksessa siten tekninen lautakunta, joka on tehnyt hankintapäätöksen.

Liitteet

  • Hankintaoikaisuvaatimus Esa Heikkilä

  • Hankintaoikaisuvaatimus Lemmelän koneet Oy

  • Lassila Tikanoja Oyj:n vastineet hankintaoikaisuvaatimukseen 13.10.2017 ja 20.10.2017

Lisätiedot

Kiinteistönhoitopäällikkö Atso Vesa 040-314 2246 atso.vesa@tuusula.fi, lakimies Mia Kontio-Kaskikallio, 040-314 3608, mia.kontio-kaskikallio@tuusula.fi

Ehdotus

Esittelijä

  • Ritva Lappalainen, tilakeskuksen päällikkö, ritva.lappalainen@tuusula.fi

Tekninen lautakunta päättää

  • hylätä Esa Heikkilän ja Lemmelän Koneet Oy:n hankintaoikaisuvaatimukset, jolloin hankintapäätös 20.9.2017 § 118 pysyy voimassa 
  • hyväksyä kuntakehitysjohtajan allekirjoittaman väliaikaisen sopimuksen kiinteistöjen talvikunnossapidosta ajalle 1.11. - 31.12.2017
  • valtuuttaa tilakeskuksen päällikön allekirjoittamaan talvikunnossapitoa koskevan varsinaisen hankintasopimuksen ajalle 1.1.2018 – 30.4.2020

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Lemmelän Koneet Oy, Esa Heikkilä, Lassila & Tikanoja Oyj, Atso Vesa, Mia Kontio-Kaskikallio

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei saa tehdä kuntalain 136 §:n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.