Perustelut
Asia
Vastaus koskien 25.4.2024 saapunutta Nomaji Maisema-arkkitehdit Oy:n ja 26.4. 2024 saapunutta Helsingin Maisema-arkkitehtitoimisto HELMA Oy:n hankintaoikaisuvaatimusta Hyrylän keskustan maisema-arkkitehtuurikilpailun hankintapäätökseen koskien Hilmassa 14.3.2024 julkaistua hankintailmoitusta 2024-143742.
Hankintaoikaisuvaatimuksen kohteena oleva hankintapäätös
Tuusulan kunnan kuntakehitysjohtajan 16.4.2024 hankintapäätös § 49 otsikolla Maisema-arkkitehtuurin suunnittelukilpailuun valinta.
Vastaus hankintaoikaisuvaatimukseen
Nomaji Maisema-arkkitehdit Oy:n ja Helsingin Maisema-arkkitehtitoimistoo HELMA Oy:n hankintaoikaisuvaatimukset eivät anna aihetta muuttaa tehtyä hankintapäätöstä.
Hankinnan valmistelu- ja ilmoittautumisvaihe
Tuusulan kunta on valmistellut maisema-arkkitehtiliiton kanssa maisema-arkkitehtuurikilpailun Hyrylän keskustan yleisten alueiden yleissuunnitelmien laatimiseksi. Tarjouspyyntö eli kilpailuohjelma oli liitteenä.
Kilpailuohjelma julkaistiin 14.3.2024 hankintailmoituksetfi (HILMA) portaalissa numerolla 2024-143742.. Kilpailuohjelman mukaan hankinnassa edetään kaksivaiheisesti: ensin ilmoittautumisvaihe ja tämän jälkeen kilpailuvaihe. Kilpailuvaiheeseen valitaan ilmoittautuneiden, vähimmäisvaatimukset täyttävien työryhmien joukosta neljä työryhmää.
Ilmoittautumisvaiheen aikana oli mahdollista jättää kysymyksiä Tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta 18.3.2024 mennessä, mikäli tarjouspyyntöasiakirjoihin liittyen on ollut tarkennettavaa. Kysymykset ja annetut vastaukset olivat:
- Mitä ohjeissa tarkoitetaan vapaamuotoisella referenssien esitystavalla? Vaikuttaako arvosteluun vain pyydetty referenssin A4-sivu vai huomioidaanko mahdollinen lisäaineisto? - Tuleeko työryhmän jäsenet numeroida/luokitella pyydettyyn kolmeen arvosteltavaan henkilöön vai arvioidaanko koko ehdotettu suunnitteluryhmä kokonaisuutena vaikka siinä olisi yli kolme jäsentä?
Vastaus: Referenssit voi esitellä A4-sivua laajemminkin vapaamuotoisessa aineistossa, kunhan A4-sivulla esittää kilpailuohjelmassa esitetyt tiedot. Koko toimitettu aineisto otetaan huomioon. Pääsuunnittelijan (maisema-arkkitehti) ja kunnallisteknisen suunnittelijan lisäksi työryhmään kuuluvat kaikki henkilöt arvioidaan eli työryhmän osaaminen arvioidaan kokonaisuutena.
- Soveltuvuusvaatimus: "Maisema-arkkitehdilla tulee olla vähintään 5 vuoden työkokemus alan töistä ja kokemusta kilpailutyötä vastaavien julkisten urbaanien ulkotilojen suunnitelmien projektinjohtotehtävistä. Kahden referensseistä tulee olla jo valmistuneista kohteista tai valmistumassa olevista kohteista, joissa hän on toiminut merkittävässä roolissa, kuten vastuusuunnittelijana, pääsuunnittelijana tai projektipäällikkönä." Riittääkö merkittäväksi rooliksi projektimaisema-arkkitehdin työ, joka on sisällöltään vastannut pitkälti vastuusuunnittelijan / pääsuunnittelijan / projektipäällikön työtä, mutta ei ole ollut nimettynä vastuusuunnittelijana?
Vastaus: Riittää.
Kilpailumenestyksen ilmoittamiseen liittyviä tarkentavia kysymyksiä ei esitetty
Tarjousten sisäänjättö ja hankintapäätös
Tarjouksia jätettiin ilmoittautumisaikana yhdeksän. Kaikki tarjoukset täyttivät vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimusten täyttymisen selvittämisen jälkeen suoritettiin tarjousten arviointi. Tarjousten arviointiin osallistuivat kuntasuunnittelupäällikkö, Rykmentinpuiston ohjelmapäällikkö ja kaavasuunnittelija.
Arvioinnin perusteella tehtiin hankintapäätös. Hankintapäätöksellä valittiin neljä työryhmää kilpailuvaiheeseen. Hankintapäätös on lainvoimainen: koska markkinaoikeuteen ei tullut hankinnasta valituksia.
Asian tausta
Hankintapäätöksen jälkeen saatiin kaksi oikaisuvaatimusta määräaikaan mennessä. Hankintapäätöksen muutoksenhakuaikana ei valitettu markkinaoikeuteen.
Hankintalain (2016/1397) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Lisäksi § 93 todetaan, että hankintayksikkö voi asettaa hinta-laatusuhteen vertailuperusteita, jotka liittyvät laadullisiin, yhteiskunnallisiin, ympäristö- tai sosiaalisiin näkökohtiin tai innovatiivisiin ominaisuuksiin. Vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen 94 §:n mukaisesti, ne eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta ja niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus. Hankintayksikön on asetettava vertailuperusteet siten, että tarjoaja pystyy todentamaan niihin perustuvat tiedot tarjousten vertailua varten.
§ 123 velvoitetaan, että pätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, joita ovat ainakin ehdokkaan, tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet sekä keskeiset perusteet, joilla hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty.
Alla on käyty läpi oikaisuvaatimuksissa esitetyt seikat sekä näihin laaditut vastineet.
Oikaisuvaatimus A, kohta 1.
”Ilmoittautumisohjeesta ei ilmennyt, että olisi ollut hyvä luetella kaikki mahdolliset kilpailumenestykset. Ohjeesta ei myöskään ilmennyt, että missä nämä olisi pitänyt esitellä ja miten näitä tullaan pisteyttämään. Ohjeesta jäi myös epäselväksi tarkoitettiinko yrityksen kilpailumenestystä vai työryhmän henkilökohtaista kilpailumenestystä. ”
Vastine: Kilpailuohjelman eli tarjouspyynnön sivulla seitsemän kerrotaan, että vertailtavaksi kriteeriksi luetaan mm. ”aiempi julkisiin ulkotiloihin liittyvä kilpailumenestys Suomessa ja Pohjoismaissa (1., 2. ja 3. palkintosija). Eri kilpailujen eri tavoitteista ja taustoista johtuen ei laadullista vertailua ole mahdollista tai tasapuolista tehdä, joten kilpailujen lukumäärä on tässä pisteytyksen perusteena.
Kilpailuohjelman sivulla 6 kohdassa ”työkokemus ja referenssit”, kerrotaan, että ” Referenssien tulee olla henkilöreferenssejä.”
Oikaisuvaatimus A, kohta 2.
”Miten ja mistä kilpailumenestys ja Nomajin 7 kpl kilpailua on laskettu? Esitetyllä pääsuunnittelijalla on todellisuudessa on 19 kpl kilpailureferenssejä, joita ei oltu tuotu esiin hakemuksessa, koska niitä ei oltu pyydetty.”
Vastine: Asia tarkistettiin referensseistä ja saatiin poimittua edelleen seitsemän kilpailumainintaa palkintosijoista: Sipoonlahden koulun ympäristö, Makasiininrannan suunnittelukilpailu, Itäkeskuksen kehittämishankkeet, Junatien alueen maisemasuunnittelu, Puotilan ala-aste, Tikkurilankosken puistoalueet, Åvik.
Tarjouksia arvioitaessa voimme käyttää vain toimitettua aineistoa. Emme saa käyttää esim. verkkosivuillanne olevia kilpailutöiden tietoja tms.
Oikaisuvaatimus A, kohta 3.
”Ilmoittautumislomakkeeseen pyydettiin nimeämään työryhmän jäsenet; sarakkeita oli 4 kohtaan muut työryhmän jäsenet, josta sai sen kuvan, että ei ole tarkoituksenmukaista ilmoittaa tässä vaiheessa mahdollisimman montaa eri alan osaajaa. Ilmoittautumislomakkeessa pyydettiin lisäksi vapaamuotoinen kuvaus työryhmän monialaisesta osaamisesta. Tässä kohtaa ei erikseen pyydetty esimerkiksi osoittamaan kilpailumenestystä.”
Vastine: Toisaalta kilpailuohjelmassa kerrotaan nimenomaan, että koulutuksen erityisansioiksi luetaan ”työryhmän monialainen osaaminen, kuten jäsenten osoitettu asiantuntijuus eri aloilta” ja koska tarjousten arviointi tehdään yksinomaan tarjousdokumenttien pohjalta, on mielestämme toimittu oikein monialaisuuden arvioinnin osalta. Kilpailumenestystä on arvioitu eri osatekijänä, josta kerrottu yllä.
Oikaisuvaatimus A, kohta 4.
”Ilmoittautumisohjeesta ei käynyt selvästi ilmi pisteytys tai sen tapa. Ohje oli osin epämääräinen ja/tai monitulkintainen, ja herää kysymys, onko tilaaja tarkoituksella jättänyt pisteytysperusteet avoimiksi hakuvaiheessa.”
Vastine: Toimimme ehdottoman puolueettomasti ja tasapuolisesti sekä yhdenvertaisesti tarjouksia arvioitaessa. Lukumääräisen edellä kuvatun pisteytyksen ohella tätä todentaa myös se, että arvioidut osatekijät painotettiin samanarvoiseksi. Kilpailuohjelma on laadittu yhteistyössä maisema-arkkitehtiliiton kanssa.
Oikaisuvaatimus B, kohta 1.
"Kilpailuohjelmassa on kirjattu valintatavoista seuraavaa: 'Kilpailun osallistujat valitaan kahdella tavalla: 1) Kolme (3) kilpailuryhmää valitaan vähimmäisvaatimukset täyttävien sekä erityisansioita koulutuksessaan ja referensseissään osoittaneiden työryhmien joukosta. Koulutuksen erityisansioiksi luetaan: työryhmän monialainen osaaminen, kuten jäsenten osoitettu asiantuntijuus eri aloilta. Erityisansioiksi luetaan muutoin: sijoittuminen arvoympäristöihin, kuten RKY-alueelle; vastaavien kohteiden toteutuneisuus; uniikit, toiminnalliset ja leikkiin kannustavat ympäristöt, aiempi julkisiin ulkotiloihin liittyvä kilpailumenestys Suomessa ja Pohjoismaissa (1., 2. ja 3. palkintosija).' Kilpailutuksen päätöksestä käy ilmi, että referenssityöt, kilpailumenestys ja työryhmän monialaisuus arvioitiin lukumääräi-
senä. Päätöksestä todettiin, että referenssejä oli lopulta mahdotonta vertailla määrällisesti, joten kaikille työryhmille päädyttiin antamaan tästä osuudesta samat pisteet. Sen sijaan ”Uniikit, toiminnalliset ja leikkiin kannustavat ympäristöt” päätettiin arvioida erikseen liitteenä olleen asiakirjan mukaan ”kouluarvosanoin”. Viranhaltijapäätöksen 4.kriteerin arvioinnissa työryhmäämme koskevassa sanallisessa perustelussa on kirjattu: ”Konsulteilla on kullakin kokemusta julkisten ja urbaanien ulkotilojen suunnittelusta. Erityisesti viite- ja yleissuunnittelun tasolta. Toteutettuja ja jo rakentuneita esimerkkejä on vähän.” Toimitetussa aineistossa pääsuunnittelijan / maisema-arkkitehdin henkilökohtaisista referensseistä 5/6 kpl on valmistuneita / rakenteilla olevia kohteita, arkkitehdin referensseistä 1/3 kpl ja kunnallisteknisen / geo-suunnittelun referensseistä 3/3 kpl. Toimitettu aineisto siis osoittaa, että toteutettuja ja rakennettuja esimerkkejä on. Referenssien lukumäärä oli rajattu tämän työn kannalta olennaisimpiin, koska ei ollut tiedossa, että referenssejä arvioidaan lukumääräisesti. "
Vastine: Toteutuneisuuden osalta kaikille tarjoajille annettiin samat pisteet, koska lopulta ei ole ollut mahdollista tarjousasiakirjojen pohjalta selvittää, mitkä kohteet ovat toteutuneet tai ovat toteutumattomia referenssinä esiteyn suunnitelman ratkaisuista vai muista syistä johtuen. Toimitetuissa tarjousasiakirjoissa ei käy ilmi, mitkä kohteet ovat toteutuneet. Tarjouksia arvioitaessa voimme käyttää vain toimitettua aineistoa. Emme saa käyttää esim. verkkosivuillanne olevia kilpailutöiden tietoja tms.
Oikaisuvaatimus B, kohta 2.
"Työryhmän vähimmäisvaatimuksissa työkokemuksista ja referensseistä on kirjattu: ”Jokaiselta työryhmään kuuluvalta henkilöltä tulee olla referenssinä vähintään 3 (kolme) suunnittelukohdetta viimeisin 10 vuoden ajalta. Referenssien tulee olla henkilöreferenssejä. Referenssien tulee olla vastaavista urbaaneista julkisen ulkotilan suunnittelukohteista”. Minimivaatimus ”Kyllä” vaaditaan. Tarjouspyynnössä vaatimus on esitetty ”Kyllä”/”ei” vaihtoehtoina. Ei ole esitetty, että referenssejä arvioidaankin määrällisesti. Tarjouspyynnössä ei kerrottu painotus- tai pisteytystapaa, jolla referenssit tai työryhmä tultaisiin arvioimaan. Päätöksen mukana toimitettu pisteytystaulukko ei ollut tiedossa tarjousvaiheessa. Tarjouspyynnössä ei kerrottu, että osa referensseistä sekä työryhmä tullaan arvioimaan määrällisesti. Tämän vuoksi kilpailutus ei ollut tasapuolinen ja vaadimme uutta kilpailutusta hankinnasta. Hankintapyynnössä tulee esittää selvästi arviointiperusteet ja kriteerit sekä referenssien että työryhmän pisteytykselle. Hankintamenettelyn tulee olla tasapuolinen ja yhdenvertainen kaikille hakijoille."
Vastine: Toimimme ehdottoman puolueettomasti ja tasapuolisesti sekä yhdenvertaisesti tarjouksia arvioitaessa. Lukumääräisen edellä kuvatun pisteytyksen ohella tätä todentaa myös se, että arvioidut osatekijät painotettiin samanarvoiseksi. Kilpailuohjelma on laadittu yhteistyössä maisema-arkkitehtiliiton kanssa.