Perustelut
Hyvinkään, Järvenpään, Mäntsälän, Nurmijärven, Pornaisten ja Tuusulan lakisääteisten sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden järjestämisvastuu siirtyi 1.1.2018 Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymälle. Vuoden 2019 alusta myös palvelujen tuotantovastuu siirtyi Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymälle.
Sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyvän tuotantovastuun siirryttyä kuntayhtymälle on ilmennyt tarve sopia henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpidosta Tuusulan kunnan ja Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän kesken. Tuusulan kunta on yhteistyössä Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän kanssa luonnostellut liitteenä olevan sopimusluonnoksen. Sopimuksella osapuolet sopivat kunnan ja kuntayhtymän kesken EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) perustuvista rekisterinpitoon sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä vastuista ja velvoitteista sekä arkistoinnin järjestämisestä muun muassa sosiaalihuollon asiakasrekisterin ja terveydenhuollon potilasrekisterin (sisältäen suun terveydenhuollon ja työterveyshuollon tiedot) osalta.
Sopimuksen lähtökohtana on sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), jonka 22 §:n mukaan potilasasiakirjojen ja hoitoon liittyvän muun materiaalin säilyttämisestä vastaa se terveydenhuollon toimintayksikkö tai itsenäisesti ammattiaan harjoittava terveydenhuollon ammattihenkilö, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet, jollei sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetusta laista muuta johdu. Lisäksi sopimuksen lähtökohtana on sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annettu laki (254/2015), jossa on säännöksiä mm. rekisterinpitäjästä, palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan henkilötietojen käsittelyä koskevista vastuista, rekistereistä, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin kirjattavista tiedoista ja sosiaalihuollon asiakastietojen säilyttämisajoista. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain 24 §:n mukaan sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä on rekisterinpitäjä. Palvelunjärjestäjä on rekisterinpitäjä siitä riippumatta, tuottaako se sosiaalihuollon palvelut itse vai tuottaako palvelut joku muu sosiaalihuollon palvelunantaja rekisterinpitäjän kanssa tehdyn sopimuksen perusteella.
Tuusulan kunnan ja Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän kanssa laaditun sopimusluonnoksen mukaan kuntayhtymälle on siirtynyt 1.1.2018 järjestämisvastuun siirtymisen myötä rekisterinpitovastuu sosiaalihuollon asiakasrekisteristä sopimuksessa tarkemmin määritellyin tavoin.
Maahanmuuttaja- ja työllisyyspalveluiden rekisteritiedoista ja arkistoista vastaa kunta rekisterinpitäjänä. Potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä toimii kuntayhtymä. Kuntayhtymä toimii rekisterinpitäjänä myös ennen 1.1.2019 muodostuneista potilastiedoista mukaan lukien suun terveydenhuollon rekisteritiedot.
Työterveyshuollon potilastietojen osalta kuntayhtymä toimii työterveyshuollon potilastietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjä 1.1.2018 alkaen kirjattujen työterveyshuollon potilastietojen osalta on Keski-Uudenmaan Työterveys Oy.
Oppilashuollon rekisteritietojen osalta rekisterinpitäjänä on kunta. Tämä koskee sekä koulupsykologien että koulukuraattorien tekemiä oppilashuollon kirjauksia riippumatta siitä, mihin tietojärjestelmiin tietoja on kirjattu.
Sopimusluonnoksen mukaan henkilötietojen käsittelijä ja rekisterinpitäjä sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) säädettyjä vastuita ja velvoitteita ja toimimaan henkilötietoja käsitellessään huolellisesti. Lisäksi sopimusosapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan organisaatioidensa omia sisäisiä ohjeita henkilötietojen käsittelystä.
Sopimusluonnos on liitteenä.