Kunnanhallitus, kokous 18.3.2024

Perustelut

Hankintaoikaisuvaatimuksen kohteena oleva hankintapäätös

Tuusulan kunnanhallitus on päättänyt kokouksessaan 12.2.2024 § 62 verkkopalvelukokonaisuuden uudistamisen ja ylläpidon hankinnasta. Kunnanhallitus päätti valita tarjouskilpailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Poutapilvi Web Design Oy:n verkkopalvelukokonaisuuden uudistamisen ja ylläpidon toimittajaksi.

Hankintaoikaisu

Tarjoaja Red & Blue Oy on jättänyt 16.2.2024 hankintaoikaisuvaatimuksen kunnanhallituksen päätöksestä. Oikaisuvaatimuksessa haetaan muutosta päätökseen siten, että hankintaoikaisuvaatimuksen liitteenä oleva toimitussuunnitelmalomake-dokumentti otetaan mukaan tarjousten vertailuun ja huomioidaan Red & Blue Oy:n tarjouksen pisteytyksessä. Red & Blue Oy vaatii, että hankintayksikön ratkaisu olla pisteyttämättä Red & Blue Oy:n tarjouksen toimitussuunnitelmalomaketta hylätään.

Red & Blue Oy vetoaa hankintaoikaisuvaatimuksen perusteluissaan siihen, että Red & Blue Oy osallistuu julkisiin hankintoihin aktiivisesti ja tarjousmenettelyissä on tyypillistä, että tilaaja pyytää tarvittaessa kirjallisesti lisätietoa ja täsmennystä tarjouksiin liittyen, mikäli inhimillisiä helposti korjattavia virheitä huomataan.  Red & Blue Oy vetoaa myös siihen, että hankintalaissa viitataan tarjouskäsittelyn tasapuolisuuteen, ja että tarjousten täsmennyksillä pyritään varmistamaan, että mahdollisimman moni toimittaja voi osallistua tasavertaisesti kilpailutuksiin.

Red & Blue Oy on liittänyt hankintaoikaisuunsa aikaleimalla vahvistetun korjatun suunnittelulomakkeen ja vetoaa, että korjatun aineiston toimittaminen osaksi tarjousten käsittelyä ei anna tarjoajalle epäreilua etua verrattuna muihin kilpailutukseen osallistuviin tarjoajiin nähden.

Asian tausta

Hankintayksikön tarjouspyynnössä on kerrottu, että tarjoukset vertaillaan ja pisteytetään toimitussuunnitelman osalta 20 %:n painoarvolla hinnan ollessa 35 % ja ratkaisukuvauksen ollessa 45 %. Suurin mahdollinen kokonaispistemäärä on 100 %. Red & Blue Oy:n kokonaispisteet ovat ollet 72,03 % ja toimitussuunnitelma on saanut 0 (nolla) pistettä. Perusteluna hankintayksikön tarjousten vertailumuistiossa on todettu, että Red & Blue Oy on vastannut toimitussuunnitelmaa koskien väärällä, toiselle organisaatiolle ja projektille kohdistetulla vastauslomakkeella. Toimittajan vastaukset arvioitiin täten koko toimitussuunnitelman osalta heikoiksi, eikä toimittaja saanut lainkaan pisteitä toimitussuunnitelmastaan.

Perustelut

Hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaan jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita eli hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hallituksen esityksessä hankintalaiksi (HE 108/2016 vp) todetaan, että tarjousten täsmentäminen ja täydentäminen on sallittua, jos kysymys olisi epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä. Sallittua on esimerkiksi pyytää tarjoajaa korjaamaan tarjouksessa oleva muotovirhe, kuten puuttuva allekirjoitus taikka täydentämään puuttuva tarjouksen voimassaoloa koskeva tieto. Sallittua on lisäksi pyytää tarjoajaa täsmentämään hinnoittelua koskeva virhe, kuten väärä valuutta taikka hinnoitteluyksikkö taikka ilmeinen hinnan suuruusluokkaa koskeva virhe kuten pilkkuvirhe, joka on esimerkiksi pääteltävissä muusta tarjouksesta. Samaten hankintayksikkö voi antaa tarjoajan täydentää tarjoustaan sellaisten puuttuvien hintojen osalta, jotka eivät ole kokonaisuuden kannalta olennaisia. Tällaisia ovat esimerkiksi hinnat, joita ei käytetä tarjousten vertailussa taikka osahinnat, joiden merkitys hintavertailussa on hyvin pieni. Tarjoajaa voidaan pyytää myös täsmentämään tarjoustaan sellaisten tarjouspyynnön vastaisuuksien vuoksi, jotka eivät ole olennaisia. Tällainen voi olla esimerkiksi tarjouspyynnöstä poikkeava maksuehto. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa myös toimittamaan tarjouksesta puuttuvan liitteen, jota ei käytetä tarjousten vertailussa ja jolla ei ole olennaista merkitystä, mutta joka on tarpeen esimerkiksi hankintasopimuksen tekemistä varten.

Hallituksen esityksessä edelleen todetaan, että hankintayksikön ei kuitenkaan tule sallia osallistumishakemusten taikka tarjousten olennaista muuttamista. Sallittua ei ole pyytää täsmennyksiä, korjauksia ja täydennyksiä siten, että menettelyllä on olennainen vaikutus ehdokkaan tai tarjoajan asemaan. Siten hankintayksikön ei ole sallittua pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousta tarjousajan päättymisen jälkeen esimerkiksi pyytämällä tarjoajaa vaihtamaan tarjotun tarjouspyynnön vastaisen tuotteen taikka toimittamaan tarjousten vertailussa käytettävän merkityksellisen hinta- tai puuttuvan laatutiedon. Hankintayksikkö ei voi myöskään pyytää tarjoajaa toimittamaan kokonaan puuttuvaa olennaista asiakirjaa, joka olisi tullut liittää tarjoukseen. 

Esitöiden mukaan hankintamenettelyn asiakirjojen täsmentämisessä ja täydentämisessä tulee noudattaa ehdokkaiden ja tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta, jonka mukaisesti täsmentämis- ja täydentämismahdollisuus tulee antaa samalla tavalla kaikille samassa asemassa oleville ehdokkaille tai tarjoajille.

Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä ja tarjouksia arvioidaan ainoastaan niistä ilmenevien tietojen perusteella. Tarjouksia on lähtökohtaisesti arvioitava sellaisina kuin ne ovat saapuneet hankintayksikölle tarjousten jättämiselle varatun määräajan kuluessa. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus edellyttää, että hankintayksikkö soveltaa tarjousten vertailussa etukäteen ilmoittamiaan vertailuperusteita tarjouksiin tasapuolisesti ja syrjimättä.

Kunnanhallitus katsoo, että tarjousten vertailussa käytettävän liitteen vaihtaminen kokonaan toiseen ei ole hankintalain perusteella sallittua. Toimitussuunnitelman vaihtaminen korjattuun toimitussuunnitelmaan olisi omiaan rikkomaan hankintalain 74 §:ssä sekä 3 §:ssä säädettyjä periaatteita. 

Ehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus päättää

• hylätä Red & Blue Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen ja toteaa, ettei tehty hankintaoikaisuvaatimus anna aihetta muuttaa kunnanhallituksen kokouksessaan 12.2.2024 § 62 tekemää hankintapäätöstä
• tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta heti kokouksessa.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.